Saisie des lignes Saisie des lignes
Vous rejoignez la rubrique " JJ " pour donner la date de première écriture de la session de saisie. Cette rubrique est par ailleurs une zone " stratégique " puisqu’elle permet aussi :
De sortir de la saisie lorsque le folio est équilibré.
D’obtenir avec <F5> ou <*> des écritures automatiques de solde si un compte de contrepartie est associé au journal.
D’obtenir avec <Ctrl + F5> une écriture automatique de " Gain/Perte " de conversion qui équilibre un lot de saisies enregistrées dans l’autre monnaie que la monnaie de tenue de dossier.
<Ctrl + W> pour le masquage et l'affichage des lignes de Tiers et d'analytique.
<F11> permet de changer le solde du compte de contrepartie.
<Ctrl + Backspace> retour en début de ligne (la ligne est vidée).
Si le dossier gère la déclaration de TVA aux encaissements avec la méthode 1(Cf. "Paramétrage, Gestion de dossier", onglet "Déclaration de TVA"), <Alt + F2> permet de :
Afficher le numéro de ligne de folio à la place du compte de contrepartie,
Saisir un taux de TVA à la place d'un code de TVA.
Les rubriques générales
Des raccourcis clavier sont à disposition pour une plus grande rapidité de saisie.
JJ :
Saisissez le jour sur 2 chiffres (le mois est donné par la " période ")
Sur les lignes suivantes, il s’agit du jour de la ligne précédente.
Un code couleur s'affiche (ces informations restent visibles jusqu'à la fermeture du journal) :
vert pour une ligne modifiée
rose pour une ligne insérée
Compte :
Pour une sélection directe, tapez le numéro complet (hormis les zéros de droite) ou la clé alpha précédée du type de compte.
Vous pouvez aussi sélectionner le compte sur la liste affichée par <F4>, l’appeler par son code, le rechercher en tapant seulement le début du numéro ou de la clé alpha ou encore le créer s’il n’existe pas.
Si le compte gère une devise, le code de la devise apparaît en rouge dans la colonne "Débit" ou "Crédit". Pour plus d'informations sur la gestion des devises reportez vous à la page "Suivi des devises" (Chapitre "Paramétrages, Autres paramètres"). Pour éditer un bordereau dans une devise, saisissez toutes les écritures concernées (et seulement les écritures concernées) sur un folio séparé.
La 1ère écriture d'un lot est proposée dans la devise rattachée à un compte
Toutes les écritures qui suivent sont proposées dans la devise de la 1ère écriture quelle que soit la devise rattachée aux comptes.
Si le compte est associé à une devise, la saisie dans la devis est proposée et le code de la devise s'affiche en colonne "Débit" ou "Crédit". Il est possible de changer la monnaie de saisie avec les raccourcis claviers <Ctrl+F2> et <Ctrl+F3> :
<Ctrl+F2> pour alterner la saisie dans la monnaie de tenue du dossier et la saisie en devise
<Ctrl+F3> pour alterner la saisie en euro et la monnaie initiale.
En bas de l’écran, les caractéristiques du compte sont affichées : Clé alpha, numéro et intitulé, 1ère ligne d’adresse et ville (pour un compte de tiers), Cumuls débit et crédit et solde.
En saisie du numéro de compte, <F2> permet d'afficher la liste des codes de ventilation.
Lorsque le compte est renseigné :
Ouvrir la fiche de compte en modification par <Alt + F8>.
Ouvrir la révision des comptes sur le compte correspondant par <F2>. Pour revenir à la saisie, il suffira alors d’utiliser la touche <F11>.
Informations complémentaires sur la sélection d’un compte
Utilisation des codes ventilations
Si vous avez défini une ventilation comptable pour appeler le compte sur le journal, tapez " V " suivi du code ventilation sur 1 caractère ou sélectionnez-le sur la liste affichée par <F2>. Préférez le point " . " au caractère " V " si vos codes sont des chiffres que vous frappez au clavier numérique.
Possibilités de recherche d’un compte existant
Si vous tapez le début du numéro ou de la clé alpha puis <F4>, vous affichez la liste des comptes à partir du compte sélectionné. La liste est numérique ou alphabétique selon la clé d’appel utilisée.
Vous pouvez aussi faire une sélection de compte.
Modification du compte sélectionné
Lorsque le compte est sélectionné, la combinaison de touches <Alt+F8>, lorsque, sur une ligne de saisie, le curseur se situe au-delà du numéro de compte, permet d’en afficher les caractéristiques et de les modifier (hormis le n° et les soldes). Rejoignez la zone qui vous intéresse avec <Tab>. Saisissez et validez la modification.
Création d'immobilisation en cours de saisie
Il est possible de créer un ensemble d'immobilisations ou une immobilisation simple.
Si une pièce jointe est liée à la facture d'achat, l'image sera transférée sur tous les composants de l'ensemble.
La numérisation s'obtient par la touche <F12> et elle doit être activée avant la saisie du montant.
Lib :
Tapez le code du libellé automatique ou sélectionnez-le sur la liste affichée par <F4>. Le texte correspondant s’affiche sur 10 caractères. A partir de la deuxième écriture, <Tab> ou <Entrée> reprend le libellé automatique de l’écriture précédente.
Sur cette rubrique, vous pouvez aussi passer en révision du compte sélectionné avec <F2>.
Libellé écriture :
Il comporte 30 caractères. Mais, à l'insertion d'une écriture, la saisie d'un libellé supérieur à 30 caractères s'effectue "au kilomètre". Le dépassement des 30 caractères est signalé par le changement de couleur du texte du libellé.
A la validation de la ligne, le libellé est automatiquement découpé en "x" lignes de 30 caractères.
Les raccourcis sont actifs quelle que soit la position du curseur.
<Maj + F1> ou <*> du pavé numérique récupère l’intitulé du compte sur le libellé de l’écriture.
<F2> ou <Entrée> reprennent le précédent libellé.
<F3> reprend le dernier libellé saisi et le propose en modification. Après la saisie des modifications, tapez <Entrée> pour valider tous les caractères affichés <Suppr> pour supprimer les caractères placés à gauche du curseur.
<F5> valide le libellé à blanc.
<F7> pour copier un libellé existant (en se positionnant dessus) et <Alt + F7> pour le coller dans la nouvelle ligne.
Contrepartie :
Le compte de contrepartie peut être saisi en ligne si vous avez défini le journal en conséquence. Les possibilités de sélection du compte sont les mêmes que celles du compte imputé (Code ventilation, recherche à partir d’une clé partielle ou d’un numéro inexistant, création du compte en cours de saisie).
Sur un journal de trésorerie, le compte associé au journal est automatiquement proposé.
A l’imputation du compte de tiers (en saisie " sur pièce " des achats ou des ventes), est proposé le compte de contrepartie que vous avez pu lui associer (Cf. Paramétrage du plan comptable). Le compte de contrepartie est automatiquement imputé sur la ligne suivante.
Débit/crédit :
La saisie du montant est orientée au débit sauf à l’imputation d’un compte fournisseur sur un journal d’achat et à l’imputation d’un compte de vente ou de TVA sur un journal de vente. En tapant <Entrée>, vous pouvez passer alternativement de débit en crédit et inversement.
Sur la première écriture d’un lot, <Ctrl+F3> permet de changer la monnaie de saisie Franc / Euro. La mention " Euros " ou " Franc " s’affiche en rouge en regard du montant s’il ne s’agit pas de la monnaie de tenue du dossier.
Les écritures d’un même lot (jusqu’à l’équilibre marqué par une ligne séparatrice) doivent nécessairement être saisies dans la même monnaie.
Lorsque la saisie de la ligne est terminée, la mention " Euros " ou " Franc " en regard du montant s’efface et le symbole " Euro " ou " Franc " s’affiche en rouge à gauche du montant.
En fin de saisie d’un lot, si les écritures converties dans la monnaie de tenue du dossier ne s’équilibrent pas, l’écriture de gain ou perte de conversion est créée en même temps que l’écriture de solde ou sur demande avec <Ctrl+F5> en colonne " Jour ".
En saisie "sur pièce" des achats ou des ventes, si vous répondez aux critères de "l’automate de saisie" l'application propose le montant HT à imputer sur le compte de charge ou de produit .
<F3> ou <*> permet de créer automatiquement l'écriture de solde.
<Maj + F1> permet de passer un débit en crédit et inversement.
<F5> permet de saisir un montant nul.
La fonction de numérisation directe s'active en tapant <F12>.
En cas de saisie sur pièce avec utilisation de l'automate de saisie "TTC/ HT/ TVA" la pièce numérisée sur la première écriture est liée au lot d'écritures qui s'équilibrent.
Les écritures liées à une pièce comptable sont marquées du symbole correspondant à droite de la colonne "Pièce". Lorsque l'écriture est sélectionnée, il est possible de consulter la pièce liée en tapant <F12> ou en cliquant sur l'icône symbolisant la pièce jointe au dessus du bouton <Fermer>.
La touche <+> du clavier numérique lance la calculette avec le montant de l'écriture en saisie. Vous pouvez utiliser les touches de raccourcis <Ctrl+C> pour copier, <Ctrl+V> pour coller, <Ctrl+X> pour couper.
Elle se ferme avec la touche <Fin> du clavier fléché et insère simultanément le résultat obtenu dans la colonne montant.
La combinaison de touches <Alt+F12> ouvre la fenêtre d'ajout de document qui permet de rechercher un document librement localisé sur le système ou de saisir un document RTF ou encore de numériser.
TVA :
La colonne TVA est accessible pour un journal de trésorerie si le compte relatif à l'écriture est un compte client ou fournisseur.
Si vous n’avez pas à renseigner des rubriques optionnelles, l’écriture est enregistrée à la validation du montant. Auparavant, vous pouvez revenir sur toutes les zones de la ligne en cours par <Echap> ou <Alt+Tab>.
Les rubriques optionnelles
Une fenêtre " Informations complémentaires " regroupe les rubriques optionnelles. Elle s’affiche en surimpression après la validation du montant si vous avez à renseigner l’une de ces rubriques.
Quantité :
Elle vous est demandée à l’imputation d’un compte de charge ou de produit si vous avez activé l’option " Suivi quantité " sur le compte. Vous disposez de 7 entiers et 2 décimales.
Date d’échéance :
Elle est demandée à l’imputation d’un compte de tiers si vous avez activé l’option "Suivi échéance" sur le libellé automatique de l’écriture. Renseignez-la en saisissant respectivement 2 chiffres pour le jour, le mois et l’année.
Elle est exploitée en édition des Relances clients, de l’Échéancier et de la Balance âgée proposées au menu Editions.
N° de pièce :
Selon l’option retenue sur le journal, le n° de pièce est affecté à chaque ligne ou à l’équilibre. Il est à saisir manuellement (sur 8 caractères maximum) ou attribué automatiquement.
En tapant <Alt+F2>, vous pouvez en demander l’affichage (à la place du compte de contrepartie).
Le n° de pièce peut être exploité comme critère de lettrage des écritures .
Code affaire (Centre Analytique) :
Il vous est demandé à l’imputation d’un compte de charge ou de produit si vous avez activé l’option "Suivi d’affaire" sur le dossier. Vous pouvez le sélectionner sur la liste des affaires affichée par <Maj+F1>.
Si vous avez attaché une affaire particulière au compte, elle est proposée.
Si aucune affaire n’est concernée, tapez <Entrée> sur le code proposé à blanc ou remettez-le à blanc par <F9>.
Une fenêtre de saisie de la périodicité s’affiche à l’imputation d’un compte de classe 6 et 7 que vous avez paramétré avec l’indicateur "Périodicité" sur sa fiche. C’est un outil d’aide à la révision du dossier pour l’enregistrement des régularisations des charges et produits sur l’exercice.
Périodicité :
Cochez l’option pour confirmer la saisie de la période.
Date début / Date Fin :
Si oui, indiquez les dates de début et fin de la période concernée.
Les écritures de solde
En vertu du principe d’égalité " Débit/Crédit ", la saisie d’une écriture implique d’enregistrer au moins une écriture de contrepartie. Pour saisir plus facilement l’écriture de solde, l'application offre les possibilités suivantes :
Si un compte de contrepartie est associé au journal, tapez <F5> sur la rubrique " JJ " (ou encore le caractère <*> disponible au clavier numérique) pour obtenir automatiquement l’écriture de solde.
En saisie d’OD (ou en saisie de factures sur bordereau), le libellé de l’écriture reprend l’intitulé du compte.
En saisie sur pièce des achats et des ventes, il s’agit du libellé de la ligne précédente.
Sur un journal de trésorerie comportant à la fois des recettes et des dépenses, 2 écritures de contrepartie sont créées, l’une au débit avec le libellé " TOTAL RECETTES " et l’autre au crédit avec le libellé " TOTAL DEPENSES ". Si vous saisissez une contrepartie bancaire par mouvement, vous pouvez demander la reprise du libellé de l’écriture précédente en paramétrant le journal en conséquence.
Si vous sélectionnez vous-même le compte de contrepartie, <F3> permet de solder logiquement un journal créditeur par une écriture de débit et un journal débiteur par une écriture de crédit, que vous soyez positionné en débit ou en crédit. A noter que le caractère <*> disponible au clavier numérique réagit comme la touche <F3>.
Vous pouvez aussi forcer le sens de l’écriture de solde, en choisissant de vous positionner au débit ou au crédit et en tapant <F4>. Dans ce cas le montant peut être négatif si l’option " Montant négatif " est active sur le journal.
En cas de saisie d’un lot d’écritures dans l’autre monnaie que la monnaie de tenue du dossier (Franc ou Euro), il est nécessaire d’enregistrer une écriture de gain ou de perte de conversion lorsque les écritures converties dans la monnaie de tenue ne s’équilibrent pas.
Si vous demandez le calcul automatique de l’écriture de solde, elle est créée en même temps.
Sinon, il suffit de revenir sur le jour de saisie et de taper <Ctrl+F5>.
Pointage / Lettrage
Il s'active en tapant le caractère "/" en colonnes "Débit" et "Crédit" et affiche les écritures non lettrées du compte avec le n° de pièce.
Le pointage s'obtient par <+> et le dépointage par <->. Le cumul "Pointée s'actualise au fur et à mesure du pointage.
Le bouton <Valider> ramène sur la grille de saisie standard (pour renoncer au pointage, tapez <Annuler>.)
A la validation, le montant de l'écriture reprend automatiquement le montant du cumul "Pointé". L'écriture saisie et les écritures pointées du compte sont lettrées.
En cas de pointage déséquilibré, il est possible d'obtenir l'OD de différence de lettrage à condition que les paramètres des écarts de lettrage soient renseignés pour le dossier (CF Lettrage automatique, bouton <Afficher le paramétrage> puis bouton <Ecarts de lettrage>). Si ce n'est pas le cas, le bouton <Valider> ne peut pas être activé, sortie du pointage.
Sortie de la saisie
A la validation de l’écriture de solde, un trait séparateur isole les lignes qui s’équilibrent. Vous rejoignez la zone " JJ ". Vous pouvez saisir de nouvelles lignes ou sortir de la saisie en tapant <Echap> puis :
En tapant <Tab> qui vous amène sur le bouton <Fermer>,
En cliquez dans la zone de sélection que vous voulez rejoindre.