Saisie standard : Spécificités des journaux de VE/AC

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$image\SS.gif$ Spécificités des journaux de vente et d’achat

Spécificités des journaux de vente et d’achat

Cegid Quadra Comptabilité offre de nombreuses options de paramétrage pour faciliter l’enregistrement des factures d’achat et de vente : le type du journal permet d’orienter la saisie des montants en fonction des comptes imputés, le mode de saisie des écritures (sur pièce, sur pièce accélérée ou sur bordereau) permet d’obtenir la méthode adaptée à votre contexte de travail.

Orientation du montant

Sur les journaux de type "V" et "A", la saisie des montants est orientée en fonction du compte imputé :

Les montants TTC imputés sur les comptes de tiers sont orientés automatiquement au débit sur un journal des ventes et au crédit sur un journal d’achat.
Les montants HT et les montants de TVA imputés sur des comptes généraux sont orientés automatiquement au crédit sur un journal des ventes et au débit sur un journal d’achat.

La saisie sur pièce

La saisie "sur pièce" permet d’obtenir l’équilibre à chaque facture après l’enregistrement du montant TTC puis des montants HT et de TVA. Pour utiliser ce type de saisie, vérifiez que l’option "Type bordereau" n’est pas active sur le journal.

Le libellé automatique et le libellé libre que vous avez saisi sur la première ligne sont automatiquement repris sur les lignes suivantes.
Sur les écritures de produits ou de charges et de TVA, le compte de tiers est enregistré automatiquement comme compte de contrepartie.
Pour sélectionner rapidement les comptes de produit, de charge et de TVA, pensez à utiliser les codes ventilations automatiques.
Pour pouvoir éditer des journaux résumés qui vous donnent les cumuls des mouvements sur les comptes généraux, activez l’option "Centralisation Grand-livre" à la fois sur les journaux et sur les comptes concernés.

La saisie sur pièce accélérée

Elle est adaptée à l’enregistrement des factures pour lesquelles vous avez à saisir 3 écritures : le montant TTC, la base HT et le montant de TVA. Elle permet d’obtenir le calcul automatique de la base HT et l’écriture de solde sur le compte de TVA.

Pour utiliser ce mode de saisie, activez l’option "Saisie contrepartie" et désactivez l’option "Type bordereau" sur le journal. Vérifiez ensuite que vous réunissez toutes les conditions d’utilisation.

Déroulement de la saisie

Conditions d’utilisation

1ère ligne : Imputation TTC sur le compte de tiers

Il est possible d’obtenir automatiquement à la rubrique " Contrepartie ", le compte de charge ou de produit sur lequel imputer la base HT.
Sinon, le compte de contrepartie est à saisir.

Le compte de tiers comporte sur sa fiche, le compte de charge ou de produit qui lui est le plus couramment associé.

2ème ligne : Imputation de la base HT

l'application fournit tous les éléments de la ligne y compris le montant qui est calculé automatiquement.
Il vous reste à le valider ou le cas échéant à le modifier.

Le compte de charge ou de produit comporte sur sa fiche, l’un des codes TVA définis sur la table des TVA de la fiche dossier.

3ème ligne : La TVA

Lorsque le montant de la base HT est validé sans modification, l’écriture de solde est générée automatiquement sur le compte de TVA.Vous devez la valider si vous avez demandé " l’arrêt sur le montant TVA " en page 5 de la fiche dossier.
Dans le cas où le compte est recherché sur le dossier et où vous avez demandé à gérer plusieurs comptes par type de TVA en introduisant des caractères "jokers" dans les numéros de comptes, vous devez d’abord sélectionner le compte sur la liste affichée automatiquement.

Le compte de TVA à imputer est recherché sur la fiche du journal (à la rubrique "Contrepartie") ou sur la table de TVA renseignée en page 5 de la fiche dossier (selon l’option paramétrée également en page 5 de la fiche dossier).

La saisie sur bordereau

La saisie de "Type bordereau" est adaptée à la reprise de journaux manuscrits. Elle est fréquemment utilisée en cabinet comptable. Elle consiste à :

Enregistrer consécutivement tous les TTC sur les comptes de tiers
Saisir des montants centralisés sur les comptes de charges ou de produits et de TVA.

Pour utiliser ce mode de saisie, activez l’option correspondante sur le journal.

Informations complémentaires

Pour enregistrer un avoir, vous avez 2 possibilités : inverser le sens des écritures ou saisir des montants négatifs. Dans ce dernier cas, activez l’option "Montant négatif" sur le journal.
Pour exploiter les modules Échéancier ou Relances clients (sur date d’échéance) proposés au menu Éditions, activez l’option "Échéance" sur le libellé automatique utilisé en saisie.
Si vous disposez de Quadra Tiers et si vous avez demandé le suivi des règlements clients et/ou fournisseurs, vous avez à enregistrer les échéances de règlement à l’imputation du compte de tiers. Pour accélérer la saisie, indiquez sur le compte client ou fournisseur ses conditions habituelles de paiement (type de règlement et délai).
Si vous avez activé le "Suivi d’affaires" pour le dossier, vous avez à sélectionner une affaire à l’imputation des comptes de charge et de produit. Pour accélérer la saisie, vous pouvez affecter à chaque compte, une affaire "par défaut".
Si vous disposez du module analytique, et si vous avez activé le suivi analytique du dossier, vous avez à enregistrer la répartition analytique à l’imputation des comptes de charge et de produit. Pour accélérer la saisie, vous pouvez indiquer sur chaque compte, une répartition analytique "par défaut".

Pour les journaux de vente et d'achat, pour une saisie sur bordereau, l'édition de l'activité d'un compte (menu "Editions") permet de visualiser les montants passés sur les comptes de contrepartie (HT) d'un compte individuel client ou fournisseur (TTC).