Paramètres et impression

Paramètres

Code : Sur 3 caractères (numériques ou alphabétiques en majuscule) ou sélectionnez dans la liste affichée par <F4>.

Libellé : Sur 30 caractères libres. Il s'agit du descriptif du journal qui est sur les impressions et lors des sélections.

type de journal : Il conditionne le mode de saisie des écritures, particulièrement l’orientation du montant en Débit ou Crédit. Tapez le caractère correspondant ou choisissez-le sur la liste affichée par <F4> :

• Sur un journal de type "O" ou "T", le sens que vous choisissez à la saisie de la première ligne vous est reproposé sur les lignes suivantes.

• Sur un journal de type "V", l’écriture est orientée au débit à l’imputation d’un client et au crédit à l’imputation d’un compte général.

• Sur un journal de type "A", l’écriture est orientée au crédit à l’imputation d’un fournisseur et au débit à l’imputation d’un compte général.

• Le journal de type "N" est particulier parce qu’il ne comporte pas de notion de période : sous la période "0000" sont regroupées toutes les écritures d’A Nouveau, qui peuvent conserver leur date d’origine. La création d’un journal d’A Nouveau est obligatoire pour procéder à la clôture d’un exercice.

Clé d’accès (VIDE ou "******") :

• L'application permet de protéger l’accès au journal par une clé.

• Vous devrez saisir les 6 caractères de la clé.

• A l’affichage de la grille, la mention "(VIDE)" pour l’ancienne clé d’accès signifie que la clé n’a encore jamais été renseignée. Vous pouvez renseigner la nouvelle clé d’accès.

• La mention "******" pour l’ancienne clé d’accès indique que la clé existe déjà. Vous devez d’abord la ressaisir avant de pouvoir en changer la valeur. La saisie s’effectue "en aveugle" (dans l’ancienne clé d’accès) c’est-à-dire que les caractères frappés au clavier ne s’affichent pas à l’écran. Si la clé est correcte, elle est affichée en ancienne et nouvelle clé et vous pouvez la modifier (Nouvelle clé d’accès).

Contrepartie :

La contrepartie est obligatoire pour les journaux de trésorerie. Elle permet de passer les écritures de soldes sur les comptes 512 ou 530.

• Indiquez un compte pour faciliter l’enregistrement des écritures de solde. Vous pourrez utiliser la fonction "Solde par contrepartie" à la saisie du journal.

• Si vous spécifiez un compte qui n’existe pas encore, vous pourrez le créer .

Options

Gestion de folio :

La gestion multi-folio permet de distinguer différents lots de saisies sur la même période. Elle est utile si vous enregistrez un grand nombre d’écritures. Elle est obligatoire si vous voulez éditer les bordereaux de remise en banque à partir des règlements enregistrés sur un journal de trésorerie.

Type bordereau : concerne les journaux de types "V" et "A". La saisie de "Type bordereau" est adaptée à la reprise de journaux manuscrits.

• Il permet d’enregistrer consécutivement tous les montants TTC des factures sur les comptes de tiers, puis de saisir des montants centralisés sur les comptes de charges ou de produits et de TVA.

• Il s’oppose à la saisie "sur pièce" qui permet d’obtenir l’équilibre à chaque facture après l’enregistrement du montant TTC puis des montants HT et de TVA.

Montant négatif :

Cochez cette option pour autoriser la saisie de montants négatifs (si vous voulez par exemple passer les avoirs en négatif, au débit des comptes clients).

Equilibre automatique : pour tous les journaux de type OD,  dans Equilibre Automatique, il est mentionné "2- A la  journée".

Cela a pour conséquences l’impossibilité de saisir dans une même écriture deux dates différentes.

Lors de l’utilisation de l’outil de décentralisation, ces journaux seront contrôlés.

Centre analytique :

Cette sélection peut être exploitée dans le cas d'une gestion analytique simple.
En saisie des écritures, ce centre analytique associé au journal est prioritaire sur le centre associé au compte. C'est également le cas lors de l'utilisation de l'outil d'imputations analytiques automatiques.

Saisie contrepartie :

Le choix de cette option permet d’enregistrer le compte de contrepartie sur l’écriture.

Centralisation Grand-Livre :

Cochez cette option si vous souhaitez disposer du format "Résumé" en édition du grand-livre et du journal. Vous obtiendrez alors pour les comptes autorisant la centralisation, une ligne de cumul mensuel.

Gestion numéro de pièce :

La numérotation des pièces est facultative. Si vous choisissez l’une des options de numérotation, les numéros sont mentionnés sur les journaux. Choisissez dans la liste affichée par <F4> ou tapez :

0 = Pas de n° de pièce (option par défaut),

1 = Saisie manuelle à chaque ligne,

2 = Saisie manuelle à l’équilibre,

3 = Incrémentation automatique à l’équilibre,

4 = Incrémentation automatique à chaque ligne.

Si vous demandez la numérotation automatique des pièces (3 ou 4), vous pouvez opter pour une gestion automatique des n° de pièces spécifique au journal. Dans ce cas, cochez la rubrique suivante "Prochain n° de pièce dans le journal" et donnez le point de départ de la numérotation. La numérotation des pièces par journal sera assurée dans les modules suivants : saisie standard, saisie type achat/vente, saisie achats/ventes mode relevé, saisie sur trame.

Libellé des écritures de solde :

Cet indicateur concerne le libellé libre des écritures de solde automatique.

• Ne renseignez pas cette rubrique pour accepter les libellés créés par l'application.

• Sur un journal d’OD ou en saisie de type bordereau, c’est l’intitulé du compte de contrepartie.

• Sur un journal de banque, il s’agit de "TOTAL DÉPENSES" et "TOTAL RECETTES".

• Tapez <D> pour forcer la reprise du libellé de l’écriture précédente (dans le cas par exemple où vous saisissez une contrepartie bancaire par mouvement de trésorerie enregistré).

Famille/ Niveau de droit :

Lorsque des clés d’accès sont renseignées dans les paramètres du dossier (Onglet "Compléments"), ces deux rubriques sont celles qui permettent de déterminer si le journal peut être affiché ou non dans les éditions de la balance et de la balance âgée.

Les journaux utilisés sont ceux :

• dont la famille est identique à celle indiquée en vis à vis de la clé utilisée à l’ouverture,

• dont le niveau de droit est inférieur ou égal à celui indiqué en vis à vis de la clé utilisée à l’ouverture,

Equilibre automatique : Pour un journal de type "Trésorerie", 2 options sont possibles :

• équilibre à la ligne

• équilibre à la journée

En cas d'option "Equilibre à la ligne", il est recommandé de taper le caractère "D" à la rubrique "Libellé des écritures de solde" pour reprendre le libellé de la ligne précédente sur l'écriture de banque (et éviter d'obtenir le libellé non significatif "Total dépenses" ou "Total recettes").

• En saisie sur le journal, l'insertion de ligne n'est pas autorisée (un message d'information s'affiche en cas d'utilisation de la touche).

En saisie de journal avec équilibre automatique "à la journée", la date du jour, fixée sur la 1ère ligne, ne peut pas être modifiée sur les lignes suivantes.

• L'utilisation de la touche <F5> est inchangée (écritures "Total dépenses" et / ou "Total recettes" à la journée).

Domiciliation, RIB, Émetteur :

Ces 3 renseignements sont exploités par le module optionnel de comptabilité auxiliaire, pour envoyer à la banque sur disquette, les ordres de virement fournisseurs ou les LCR clients.

• Vous disposez de 30 caractères pour enregistrer la domiciliation de la banque.

• Le RIB peut comporter ou non des blancs séparateurs entre le code banque, le code agence, le n° de compte et clé. L'application contrôle la cohérence de la clé saisie. Le cas échéant, vous obtenez un message d’alerte.

• Le n° d’émetteur (sur 6 chiffres) vous est communiqué par votre banque lorsque vous demandez à effectuer des opérations de transfert sur disquette.

Impression

L'impression de la liste des journaux est possible.

Bornez une plage de journaux en sélectionnant un code début et code fin.

Renseignez un nombre d'exemplaires et sélectionnez une imprimante dans la liste affichée par <F4>.