Lettrage automatique
Le lettrage consiste à rechercher les écritures qui s’équilibrent, par exemple les factures et leur règlement, et à leur affecter une combinaison de 2 lettres identiques. Il concerne essentiellement les comptes de tiers mais aussi certains comptes généraux tels que les comptes de TVA.
Le lettrage régulier des comptes en simplifie la lecture puisque les opérations non soldées sont facilement repérables. Il optimise aussi l’utilisation des modules Relance clients, Échéancier et Balance âgée du menu Éditions.
Le lettrage est à lancer après chaque session de saisie sur un journal de trésorerie. L'application tente de rapprocher les règlements que vous venez d’enregistrer et les factures figurant sur les comptes de tiers. Vous pouvez ensuite éditer le journal de banque après lettrage, voir les écritures qui n’ont pas pu être lettrées automatiquement, appeler les comptes concernés en Révision, et le cas échéant, effectuer un lettrage manuel avec OD de régularisation.
Le module Lettrage automatique permet aussi de délettrer toutes les écritures du dossier.
Si vous avez modifié les dates de début et fin d’exercice en cours d’année, l'outil "Contrôle lettrage" (menu "Outils, Utilitaires dossier") sera utile pour rétablir la cohérence du lettrage.
Principe du Lettrage
Il s’applique aux comptes pour lesquels vous avez autorisé ce traitement.
Il porte sur toutes les écritures des comptes, quelle qu’en soit la date. Toutefois, l'application traite différemment les lots d’écritures saisies sur l’exercice et les lots d’écritures comportant au moins une écriture hors de l’exercice (si vous avez commencé le nouvel exercice avant d’avoir clôturé l’exercice courant grâce à la " Date limite de saisie " figurant sur le dossier). Les combinaisons de lettres sont constituées de :
2 majuscules pour un lot d’écritures passées sur le même exercice,
2 minuscules si une écriture au moins du lot est postérieure à la fin de l’exercice.
Cette distinction est exploitée lors du changement d’exercice :
Les écritures lettrées par majuscules sont supprimées,
Les écritures lettrées par minuscules sont délettrées pour être conservées dans le journal d’A nouveau, puis relettrées par majuscules sur le nouvel exercice.
Paramétrage
De façon standard, le lettrage par montants est géré.
Les caractéristiques du lettrage par montants et les possibilités de modification des paramètres standards sont développées à la section "Lettrage et délettrage" de la révision des comptes.
Si vous préférez un lettrage par pièce, vous pouvez modifier les paramètres standards en cliquant sur le bouton "Afficher les Paramètres" . Voici les rubriques qui conditionnent le lettrage par pièce :
Nombre de combinaisons :
Si vous maintenez le lettrage par montant, vous pouvez modifier le nombre d’écritures à traiter en combinatoire.
Pour demander le lettrage par pièce, tapez 000.
Lettrage à priori :
Cette rubrique est à renseigner uniquement en cas de lettrage par montant. Décochez l’option pour supprimer l’examen à priori des soldes nuls.
Lettrage par n° de pièce :
Cette option est accessible lorsque le nombre de combinaison maxi est à 0 (Cf option plus haut)
L'option "Convertir le n° de pièce en numérique" est à cocher dans le contexte suivant :
les écritures de règlement sont issues de relevés fournis par les banques (via le produit liaisons bancaires)
le n° de pièce affectés à ces règlements sont complétés à gauche par des zéros qui ne sont pas présents dans les n° de pièce associés aux factures enregistrées dans le journal des ventes
l'option permet de supprimer les zéros à gauche des n° fournis par les relevés.
Date début lettrage / Date fin lettrage :
Fixez les bornes de la période à prendre en compte si la totalité du compte ne doit pas être examinée.
Lettrage des montants négatifs :
Par défaut cette option est appliquée, décochez la pour ne pas lettrer les montants négatifs.
Par ailleurs, la rubrique " Écart maximum lettrage automatique " de la fiche dossier (page des éléments complémentaires) vous permet d’obtenir :
Le lettrage automatique d’écritures qui ne compensent pas exactement (dans la limite de l’écart autorisé),
Et la génération automatique des OD de différence de règlement (sur les comptes 758 et 658).
Lancement du lettrage
Sélectionnez un type de comptes (Clients, Fournisseurs, Généraux) ou choisissez l’option "Tous" qui donne la possibilité de limiter le traitement à une plage de comptes,
Si vous avez présélectionné l’option "Tous", vous obtenez les questions "Compte Début" et "Compte Fin". Spécifiez une plage de comptes si vous ne désirez pas travailler sur la totalité des comptes,
Modifiez les paramètres du lettrage si nécessaire,
Décochez l’option "Délettrage" si nécessaire,
Pendant le traitement, les renseignements suivants s’affichent :
Numéro du compte en cours de lettrage,
Nombre de combinaisons,
Nombre d’écritures lettrées et nombre d’écritures examinées,
Le numéro d’ordre du compte et le nombre total de comptes,
Un bouton "Annuler le lettrage de ce compte".
En fin de traitement, un récapitulatif rappelant les données suivantes apparaît :
Le nombre de comptes à lettrer et le nombre d’écritures à examiner, l'application affiche les résultats obtenus et la mention " Fin Ok" en bas à droite de votre écran. Tapez <Entrée> pour revenir sur la grille des menus.
Lettrage terminé avec succès ou non,
Nombre total d’écritures / comptes,
Nombre d’écritures / comptes lettré(e)s,
Nombre d’écritures déjà lettrées,
Nombre de comptes annulés,
Nombre d’écritures / comptes non lettré(e)s.
Pour sortir du " Lettrage automatique ", cliquez sur " Fermer " (Cliquer sur " OK " relancerait le lettrage).
Délettrage
Le délettrage permet de supprimer tous les lettrages existants sur les comptes sélectionnés.
Sélectionnez les comptes comme en lettrage.
Cochez l’option "Délettrage" si nécessaire.