Relances clients

Ce module vous permet d’imprimer les courriers de relances, les relevés lorsque les clients sont débiteurs et la liste des clients à relancer.

• Toutes ces possibilités impliquent nécessairement le lettrage régulier des comptes.

• Si vous souhaitez relancer les clients en fonction de la date d’échéance des factures, vous devez l’avoir renseignée en saisie. Pour cela, le libellé automatique de l’écriture doit être paramétré en conséquence.

• Si vous souhaitez relancer les clients en fonction du niveau de relance, il est impératif de renseigner dans le plan comptable le niveau auquel chaque compte sera soumis.

• La liste des modèles utilisés pour les relances en fonction du niveau de gravité de la relance doit être paramétrée préalablement dans la fiche dossier (Onglet "Compléments").
  Les agios peuvent être pris en compte dans le cumul des relances uniquement dans le modèle "QCREAGIO.Txt".

Type

• Choisissez d’éditer les courriers de relances ou les relevés.

• Quel que soit le type d’édition, vous pouvez choisir de changer la monnaie d’édition. Selon que le dossier est tenu en Francs ou en Euros, vous obtenez la question "Editer en EUROS" ou "Editer en FRANCS".

Tri

• Choisissez de trier l’édition dans l’ordre numérique ou alphabétique des comptes.

• En cochant l’option "Tri par sous-collectif", vous pouvez aussi obtenir un premier niveau de tri des clients par leur compte collectif. A l’intérieur d’un même collectif, les comptes seront classés par numéro ou clé alphabétique selon l’ordre d’édition présélectionné.

• Si le tri par collectif est actif, vous pouvez restreindre l'édition à un seul compte collectif en précisant le numéro du collectif qui vous intéresse.

• Vous pouvez également effectuer un tri par affectation client dans le cadre "Suivi clients" avec l'option "un code par page" permettent d'obtenir une rupture par code.

Sélection des clients

Vous pouvez combiner les différents critères de sélection proposés.

• La possibilité de renseigner les bornes des comptes collectifs n’est pas disponible si vous avez présélectionné un collectif à la rubrique de tri.

• Les bornes des comptes individuels clients sont à renseigner selon l’option d’édition, numérique ou alphabétique, retenue à la rubrique de tri.

• Le "niveau de relance" est une indication facultative et manuelle saisie sur les comptes. Vous pouvez gérer 5 niveaux de relance codifiés entre 0 (faible) et 4 (fort). A chaque modification de la valeur saisie dans le niveau de relance, le modèle correspondant au niveau choisi s'affiche automatiquement dans la rubrique correspondante du cadre "Format".
  Une option vous permet d'éditer les niveaux de relance supérieurs si vous cochez l'option correspondante. Sinon, l'édition se fait uniquement sur les relances du niveau indiqué.

• Le "Montant minimum exigible" est le montant à partir duquel vous estimez la relance nécessaire. Laissez le montant à zéro pour envoyer une relance, quel que soit le montant dû.

• Le "Montant maximum exigible" est le montant au delà duquel vous estimez que la relance n'a plus lieu d'être réalisée. Laissez le montant à zéro pour ne pas tenir compte de cette rubrique.

• Si le dossier est suivi en devises, cochez l'option "Devise" pour gérer la relance d'écritures et sélectionnez ensuite la devise.

Sélection des écritures

• Vous pouvez sélectionner les écritures sur le double critère de leur date de saisie et de leur date d’échéance et de leur mode de règlement (<F4> affiche la liste des modes de règlement existants). La rubrique "Sauf" permet d'exclure des modes de règlement. Les codes sont à renseigner consécutivement séparés par un point virgule.

• Saisissez les bornes "Début/Fin" en respectant le format JJMMAA.
  Dans le cas d'une relance en mode relevé avec indication d'une date de fin, les écritures lettrées avec des écritures postérieures à la date limite sont éditées.
  Si la date de début de recherche est renseignée, il est possible de demander l'édition du solde antérieur.

• Dans le cas d'une sélection des écritures sur une date d'échéance, possibilité de ne pas éditer les échéances pointées, de ne pas éditer les échéances en litige. Pour cela, cochez les options correspondante, de prendre en compte uniquement les écritures en litige.

Format

• Choisissez "Lettre" pour obtenir un courrier par client ou "Listing" pour obtenir une liste.

• Pour un format "Lettre", le modèle proposé par défaut est celui qui correspond au niveau de relance saisi en "sélection des clients". Pour mémoire, la liste déroulante propose les textes associés aux niveaux de relance qui figurent sur la fiche dossier ("onglet "Compléments"). Dans le cas d'une relance ou d'un relevé, pour éditer aussi l'adresse du dossier de travail cochez l'option "Adresse du dossier".

• Pour un format "Listing", l’option "Détaillé" permet d’obtenir une ligne par écriture avec un trait séparateur entre chaque client. Sinon l’édition comporte une ligne de cumul par client.
  Sur ce format, une rupture est effectuée à chaque changement de représentant.

Sortie

2 types d'édition sont proposées : sur écran ou sur imprimante. Dans le cas du format "lettre", seule la sortie sur imprimante est possible.

• Lorsque tous les paramètres d’édition vous conviennent, cliquez sur le bouton <Lancer> ou tapez le raccourci clavier <Alt+L>.

• Un message demande de choisir entre :

• "oui" signifie que le niveau de relance des clients sélectionnés sera augmenté de "1"

• "non" signifie que le niveau de relance des clients reste inchangé

Sortie sur écran

Il est possible de sélectionner les clients à relancer sur la liste affichée à l'écran en cochant les clients concernés.

Sortie sur imprimante

• Dans le cas d'une édition sur imprimante, l’édition d’un exemplaire est proposée sur l’imprimante définie par défaut. Vous pouvez demander jusqu’à 9 exemplaires et choisir toute autre imprimante gérée par votre système.

• En cas d’affichage de la liste des relances, vous pouvez revenir sur la grille des paramètres grâce au bouton <Autre édition>.

• Si à la fin de l’édition, vous désirez proposer la saisie d’un événement sur la fiche client, cochez l’option correspondante. Cette option est active uniquement dans certaines conditions (Cf. Remarques ci-dessous).
  L’option "A la fin de l’édition, proposer la saisie d’un événement sur la fiche client" est active uniquement si les 3 conditions suivantes sont vérifiées :

• Cegid Quadra Comptabilité est dans un contexte PME,

• Le dossier est celui de la comptabilité du cabinet,

• L’option "Lettre" dans le cadre "Format" est sélectionnée.

En contexte PME (ou en contexte Expert pour le dossier comptable du cabinet), l'adresse du client relancé est recherchée prioritairement dans la base des clients plutôt que dans le plan comptable du dossier comptable.

En cas de gestion automatique d'un événement, l'image de la relance est ajoutée en pièce jointe de l'événement.

• Description de la fenêtre de saisie des événements :

• Numéro de compte et code client associé (rubriques informatives ne pouvant être saisies),

• Type d’événement qui peut être sélectionné dans la liste affichée par <F4> (les types d’événements sont à paramétrer dans l'application paramétrage),

• La date par défaut est la date du jour, mais elle peut être modifiée avec 2 chiffres respectivement pour le jour, le mois et l’année,

• Le code collaborateur peut être saisi ou sélectionné dans la liste affichée par <F4>,

• Le libellé permet de saisir un descriptif sur plusieurs lignes (grâce à la combinaison de touches <Ctrl + Entrée>).

Le type d’événement, la date et le code collaborateur sont à renseigner obligatoirement pour valider la saisie de l’événement.

Sortie e-mail

Le relevé des écritures est envoyé en pièce jointe du mail au format .PDF.

A noter que le paramétrage du plan comptable permet d'enregistrer l'adresse mail des comptes clients.

• Le texte du mail  est proposé en fonction du modèle de relance choisi

• le bouton <Modifier e-mail de relance> permet de modifier ponctuellement le texte imprimé en pied de la relance.

• A la fermeture de la fenêtre, le texte est sauvegardé dans des données communes de comptabilité (par défaut \quadra\database\cpta) dans un fichier nommé avec le même radical que le modèle de relance utilisé et l'extension ".mail". Exemple : pour le modèle QcRecl0.txt, on obtient QcRecli0.mail

• Si le texte est le même pour tous les clients relancés, cochez l'option "envoi auto".