Divers

Ajustement des soldes

Il est recommandé de compacter les données après un ajustement des soldes.

Cet outil permet de détecter les anomalies présentes dans les écritures et les comptes pour les corriger.

De plus, à partir des écritures corrigées, le plan comptable et le centralisateur sont réinitialisés.

Vérifications apportées par l’ajustement :

• Traitement du plan comptable :

• Si un numéro de compte est incorrect ou absent, sa fiche est supprimée du plan comptable.

• Elimination des espaces et des caractères spéciaux dans la clé d’appel.

• Si le compte renseigné dans le collectif n'est pas un collectif, il est remplacé par le compte collectif par défaut.

• Avant de cliquer sur le bouton <Lancer>, vous pouvez utiliser la combinaison de touches <Alt + F1> pour réaliser des traitements supplémentaires sur les collectifs N-1 et N-2. Si les comptes renseignés dans les collectifs ne sont pas des collectifs, ils sont remplacés par le collectif par défaut. Le montant des débits et des crédits sont recalculés à partir des montants saisis sur le compte collectif.

• Traitement des écritures :

• Si le code journal est inexistant ou mal formaté, l’écriture est rattachée au code journal " QUA ".

• Si le code journal est correct mais le journal n’existe pas, le journal spécifique est créé ( de type " Opérations Diverses ", avec la gestion des folios).

• Les codes journaux en minuscules sont formatés en majuscules.

• Si le numéro de compte est mal formaté, l’écriture est rattachée à un compte défini par l’utilisateur (en cours de traitement) qui est, par défaut, " 47100000 ".

• Si le numéro de compte est inexistant, il est créé.

• Si la période de l’écriture est nulle, l’écriture est rattachée à une période définie par l’utilisateur (en cours de traitement) qui est, par défaut, " 01/01/1977 ".

• Le compte de contrepartie est reformaté.

• Si le type de l’écriture est inconnu, il est réaffecté à " E ",  " A " ou " T " en fonction des informations relatives à cette écriture.

• Réinitialisation des comptes (débit, crédit, nombre d’écritures, …) et du centralisateur (en tenant compte des journaux de type " A Nouveau ").

• Tous les journaux bloqués qui ne sont pas dans le centralisateur sont débloqués.

Si nécessaire, l’ajustement des soldes corrige les lignes de tiers avec des montants à zéro et met à jour les écritures avec les dates d’échéance.

Elimination des comptes non mouvementés

Cet utilitaire permet d’éliminer les comptes sans écritures sur les exercices N, N-1 et N-2.

Il est possible de sélectionner une plage de compte pour les comptes généraux.

Récupération d'un rapprochement bancaire

• En cas d'erreur sur un rapprochement bancaire, vous pouvez annuler celui ci ici dans le menu Outils, Utilitaires dossier.

• En cas d'annulation de plusieurs périodes, vous devez faire l'annulation de manière chronologique.

Renommer les intitulés du plan comptable

Cet outil propose 3 options :

• soit tout en majuscule

• soit tout en minuscule

• soit la 1ère lettre en majuscule

Recalcul des montants en devises

Le recalcul porte sur une sélection de journaux.

Il recherche les écritures en devises et recalcule leur montant en euros en fonction des taux de conversion renseignés en suivi des devises et de leur date.

L'outil ne passe pas les écritures d'écart de conversion

Les lots d'écritures doivent être saisis dans la même devise (Débit/Crédit) pour que le recalcul n'engendre pas de déséquilibre.

Contrôle des pièces jointes

Cet outil recherche les pièces jointes "orphelines" (fichiers présents sur le système dans le répertoire \Images\du dossier comptable) mais qui ne sont as liés à un élément comptable :

• Ecriture

• Immobilisation, crédit-bail

• Dossier annuel

• La localisation du dossier courant est proposée par défaut.

• Cliquez sur <Rechercher les fichiers orphelins> pour obtenir :

• la liste des fichiers images "valides" (à gauche de l'écran)

• la liste éventuelle des fichiers "orphelins" à droite de l'écran

• Cliquez sur <Supprimer les fichiers orphelins> pour déplacer les fichiers dans un sous dossier du dossier \Images\(nommé Suppr+la date de l'opération).

• Vous pouvez ensuite :

• ouvrir le dossier pour contrôler et consulter les fichiers supprimés

• supprimer définitivement le dossier

Réaffectation analytique

Cet outil permet de corriger les affectations analytiques, centre et/ou nature enregistrées sur un lot de comptes (sélectionnés sur les bornes compte début/compte fin) pour une période donnée (sélectionnée sur les bornes Date début/Date fin).

Élimination des centres inactifs

Cet outil permet de supprimer les centres analytiques non utilisés depuis le délai indiqué.

Affectation des numéros de pièces

• Cet outil permet de générer les n° de pièce sur les périodes précédant la mise en place de la saisie obligatoire. Seules les écritures sans n° de pièce préexistant sont traitées.

• Les critères de sélection permettent de traiter tout ou partie des journaux.

• Le préfixe sur 6 positions maximum est utilisé pour les journaux paramétrés avec le système de numérotation en mode manuelle. La structure du n° de pièce, commun à toutes les pièces d'une période est la suivante : PREFIXEMMAA, où MM et AA correspondent respectivement au mois et à l'année du journal.

• Pour un journal paramétré en mode automatique ou automatique à l'équilibre, le préfixe est ignoré et les n° de pièce sont affectés en fonction du compteur enregistré sur gestion de dossier ou dans les journaux.