Lettrage et délettrage Lettrage et délettrage
Le lettrage consiste à rechercher les écritures qui s’équilibrent, par exemple les factures et leur règlement, et à leur affecter une combinaison de 2 lettres identiques. Il simplifie la lecture des comptes en permettant de repérer facilement les opérations non soldées. Il permet aussi d’exploiter les éditions de comptabilité auxiliaire (relance, balance âgée, échéancier).
Paramétrage du lettrage
De façon standard, le lettrage est géré par montants. Il se déroule ainsi :
Examen à priori du solde du compte : s’il est nul, tout le compte est lettré.
Examen à priori des soldes progressifs du compte : A chaque fois qu’un solde progressif est nul, toutes les écritures antérieures sont lettrées.
Tests combinatoires à 7 écritures.
Traitement des écritures les plus anciennes lorsque plusieurs écritures ont un même montant.
Nombre de combinaisons :
Si vous maintenez le lettrage par montant, vous pouvez modifier le nombre d’écritures à traiter en combinatoire.
Pour demander le lettrage par pièce, tapez 000.
Lettrage à priori :
Cette rubrique est à renseigner uniquement en cas de lettrage par montant. Décochez l’option pour supprimer l’examen à priori des soldes nuls.
Date début lettrage / Date fin lettrage :
Fixez les bornes de la période à prendre en compte si la totalité du compte ne doit pas être examinée.
Lettrage des montants négatifs :
Par défaut cette option est appliquée, décochez la pour ne pas lettrer les montants négatifs.
Différents cas de lettrage
Lettrage automatique du compte <F6>
Vous pouvez traiter ici n’importe quel compte du dossier, même si le lettrage n’est pas autorisé sur sa fiche, à la différence du Lettrage automatique proposé au menu Révision qui s’applique uniquement aux comptes sur lesquels l’option est active.
Tapez <F6>. Cegid Quadra Comptabilité affiche les paramètres courants et avant de confirmer votre demande sur " Ok ", vous pouvez les modifier.
A noter que les écritures qui se soldent sur l’exercice reçoivent une combinaison de lettres majuscules. Il s’agit de 2 lettres minuscules si l’une des écritures est postérieure à la date de fin d’exercice.
Lettrage manuel équilibré <Ctrl+F7>
Le lettrage manuel consiste à sélectionner une à une les écritures à lettrer. Le lettrage est dit " Équilibré " lorsque les cumuls des débits et des crédits sont égaux.
Pointez la première écriture et tapez <+>. Le signe " + " s’affiche dans la colonne " Let. ". Procédez de même pour toutes les écritures à lettrer.
Si vous avez sélectionné une écriture par erreur, tapez <-> pour la désélectionner.
Les cumuls débit/crédit sont affichés en bas l’écran, avec la mention "Lettrage en cours". Si vous obtenez l’équilibre à plusieurs reprises au cours de votre sélection, chaque lot d’écritures qui s’équilibrent recevra une combinaison de lettres différentes.
Valider le lettrage des écritures pointées en cliquant sur " Lettrage manuel " ou en utilisant le raccourci <Ctrl + F7>.
Lettrage manuel déséquilibré et od de régularisation
Lorsque les écritures sélectionnées ne s’équilibrent pas, l'application vous propose l’enregistrement d’une écriture de régularisation sur l’écran de confirmation. Cliquez sur le bouton <OUI> dans le message "Voulez vous créer une écriture de lettrage ?"
Une fenêtre "Ajout d'une écriture d'écart de lettrage s'ouvre.
Vous retrouvez les éléments habituels de saisie (compte de contrepartie, journal, date de l’écriture, folio, code libellé automatique, libellé). Seul le montant n’est pas accessible. Il correspond nécessairement à l’écart de lettrage.
Vous disposez de toutes les possibilités offertes en saisie d’écritures : création d’un nouveau compte, sélection des journaux et des libellés automatiques sur les listes affichées par <F4>.
Le libellé libre de l’écriture, est " Différence lettrage " par défaut.
Après confirmation, l’écriture de régularisation est portée sur le compte, avec la même combinaison de lettres que les écritures pointées.
Lettrage partiel
QuadraCOMPTA gère aussi le lettrage partiel qui permet de rapprocher par exemple un acompte et la facture de référence.
Pour le lettrage partiel, les écritures " rapprochées " sont assimilées à des écritures " non lettrées " ou " non soldées " dans tous les traitements de comptabilité : Relances, Échéancier, Balances âgées ou lors du changement d’exercice.
Lorsque vous avez sélectionné et validé les écritures à rapprocher, cliquez sur le bouton <NON> dans le message "Voulez vous créer une écriture de lettrage ?".
Sur le compte, les écritures rapprochées sont repérables par une combinaison de caractères comportant un chiffre et une lettre.
Délettrage
Le délettrage supprime tous les rapprochements effectués. Vous pouvez demander un délettrage complet ou partiel du compte. Pour un délettrage partiel, sélectionnez les écritures lettrées avec la touche <+>.
Le délettrage s’obtient par <F7>.
Si vous avez sélectionné des écritures pour un délettrage partiel, l’option " Délettrer seulement les écritures pointées " est active. Si vous désactivez cette option ou si vous êtes en délettrage complet :
Ne renseignez pas la lettre pour délettrer toutes les écritures,
Ou renseignez le code de lettrage spécifique à délettrer.