Préparation au changement d’exerciceIntroduction à la clôture
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La "Clôture" représente l’arrêt définitif de l’exercice comptable.
Le dossier d'archive ainsi créé sera automatiquement compacté.
Elle s’effectue après la saisie des opérations d’inventaire, le calcul et l’édition du bilan.
Elle consiste à dégager le résultat d’un exercice en soldant les comptes de charges (classe 6) et de produits (classe 7).
Elle permet de réaliser automatiquement l’ensemble des opérations suivantes :
sur l'exercice clôturé :
création automatique du dossier archive de l'exercice clôturé
production des éditions légales (journaux, centralisateur, grands-livres, balances) au format PDF et archivage sur la fiche client dans le contexte expert.
actualisation des statistiques de la fiche client dans le contexte expert,
sur le nouvel exercice :
Calcul du résultat et remise à zéro de comptes de classe 6 et 7,
Actualisation des dates début et fin d’exercice, des dates début et fin d’exercice N-1et de la date limite de saisie sur la fiche dossier,
Transfert des soldes des comptes en soldes N-1 et des soldes N-1 en soldes N-2,
Suppression des écritures des comptes généraux et création d’une écriture de solde sur le nouvel exercice,
Suppression des écritures lettrées des comptes de tiers et reprise des écritures non soldées dans les à nouveaux,
Possibilité d’extourne automatique des OD d’inventaire sur le nouvel exercice,
Changement d’année des immobilisations,
Changement d’année dans l’historique des états de synthèse,
Actualisation des feuilles de travail du Dossier de révision : Suppression des commentaires sur les comptes (niveau "Cycle" et "Général") Elimination des emprunts terminés sur l’exercice, report automatique des créances douteuses de l’exercice clôturé au début de l’exercice suivant.
Transfert des images (pièces jointes au dossier) dans le répertoire du dossier d'archive.
Préparation au changement d’exercice
Avant le changement d’exercice, il est préférable d’avoir fait :
Le calcul des dotations sur la totalité de l’exercice (avec le module Immobilisations),
Le contrôle du lettrage si les dates de l’exercice à clôturer ont été modifiées en cours d’année,
La vérification de la taille de l’espace disque pour conserver la copie d’archive sur le système.
En révision de compte (menu Révision),vous pouvez saisir des commentaires sur les comptes et décider de leur attribuer un caractère " bloquant " lorsqu’ils correspondent à un problème de nature à empêcher la clôture de l’exercice. Au moment du changement d’exercice, si vous avez laissé des commentaires bloquants sur les comptes, l'application vous en fournit la liste.
Un message d'alerte s'affiche en cas d'existence d'une période de révision en cours.
Chevauchement d’exercices
La clôture d’exercice intervient généralement plusieurs semaines après la date réelle de fin d’exercice alors que le nouvel exercice est déjà commencé. Pour assurer la continuité des informations comptables de l’entreprise, particulièrement le suivi des comptes des tiers et de banque, l'application autorise le chevauchement d’exercice sur un même dossier.
L’utilisation d’un seul dossier suppose toutefois que la comptabilité d’une entreprise soit gérée en totalité sur le même système informatique. Ce n’est pas le cas si une entreprise enregistre les opérations de gestion courante alors que les opérations de régularisation et d’inventaire sont effectuées en cabinet comptable. Dans ce contexte, il est nécessaire d’utiliser plusieurs dossiers. Pour cela, vous disposez des outils de copie pour extraire ou recopier tout ou partie des informations d’un dossier à l’autre.
Poursuite de la saisie sur le même dossier
Avant de commencer la saisie du nouvel exercice, il suffit de repousser la "Date limite de saisie" figurant sur le premier onglet de la fiche dossier. Tapez par exemple 310397 pour un exercice s’écoulant du 010196 au 311296.
Vous ne devez en aucun cas modifier la date de fin d’exercice.
Ouverture d’un nouveau dossier
Lorsque l’exercice à clôturer est transmis au cabinet comptable, l’entreprise doit nécessairement stopper les saisies sur le dossier correspondant. Pour commencer le nouvel exercice, créer un nouveau dossier (par exemple : 0097) en récupérant le plan comptable du premier dossier (par exemple : 0001) grâce à l’utilitaire " copie du plan comptable ". La grille de copie est à renseigner ainsi :
Dossier d’origine : 0001
Type : Comptable
Comptes : Clients, fournisseurs et généraux.
Dossier destination : 0097
Lorsque le travail en cabinet comptable est terminé, le dossier correspondant est réinstallé en entreprise.
- Le changement d’exercice est à effectuer s’il n’a pas été fait en cabinet.
- Le dossier clôturé (contenant les écritures d’A Nouveau) et le nouveau dossier doivent être " additionnés ". La grille de " copie de dossier " est à renseigner ainsi :
Dossier de destination : 0001
Type : Comptable
Dossier d’origine Exercice N : 0097
Type : Comptable
Code Journal : " Rien " (Tous les journaux)
Date début / Date fin : " Rien " (Du début à la fin)
Détail des écritures : Cocher cette option.
Exercice N-1 : Cocher " Ne rien faire ".
Exercice N-2 : Cocher " Ne rien faire ".
Reprise d’un journal d’inventaire
C’est une solution mixte : L’entreprise poursuit la saisie sur le même dossier et transmet une copie du dossier en cabinet comptable qui regroupe les opérations d’inventaire dans un journal spécifique.
Lorsque le travail en cabinet comptable est terminé, les étapes sont les suivantes :
Réinstaller la copie du dossier en entreprise sous un numéro différent, CL96 par exemple.
Récupérer dans le dossier courant le journal d’inventaire du dossier CL96, en renseignant la grille Copie de dossier de la façon suivante :
Dossier destination : 0001
Type : Comptable
Dossier d’origine Exercice N : CL96
Type : Comptable
Code Journal : IN = Journal d’inventaire par ex.
Date début / Date fin : " Rien " (Du début à la fin)
Détail des écritures : Cocher cette option.
Exercice N-1 : Cocher " Ne rien faire ".
Exercice N-2 : Cocher " Ne rien faire ".
Effectuer le changement d’exercice sur le dossier courant.