Constantes du cabinet
Pour l'affichage des informations, la licence est prise en compte. Par exemple, les renseignements sur les temps ne seront pas affichés si vous n'avez pas la licence des temps passés.
Par défaut, le cabinet sélectionné est le cabinet courant.
Pour consulter les constantes d'un autre cabinet, tapez son code ou choisissez le dans la liste affichée par <F4>. Un numéro de cabinet est composé de 6 caractères au maximum. Si le numéro de cabinet est uniquement numérique et sa taille est inférieure à 6 caractères, il est automatiquement complété à gauche par autant de "0" que nécessaires.
La monnaie de tenue du dossier est affichée en haut à droite de la fenêtre (en jaune sur fond rouge).
Les informations sur un cabinet sont regroupées en 2 onglets :
Cabinet pour les coordonnées de celui-ci ;
Facturation pour les éléments nécessaires à la facturation.
Onglet 3 : Edition des factures
Onglet 4 : Transfert en compta
Onglet 6 : Temps passés / Préfacturation
Onglet 7 : Budgets
Le "Nom" est repris dans la barre de titre, à droite du code du cabinet.
Saisissez le capital de la société dans la rubrique "Sté au capital de". La zone correspondante est introduite dans tous les modèles de factures.
Code postal / Bureau distributeur / Commune / Ville :
La saisie du "Code postal" provoque l'affichage automatique des "Bureau distributeur", "Commune" et "Ville" correspondants.
Si la "Ville" est différente du bureau distributeur, modifiez la. En changeant le code postal de la "Commune", la "Ville" correspondante s'affiche automatiquement.
Les coordonnées téléphoniques ainsi que les numéros de Fax, Telex, et l'e-mail sont à renseigner librement.
Les rubriques suivantes sont utilisées dans l'édition des factures :
SIRET, (la mention du SIRET est introduite sur le modèle de facture standard).
Numéro intracommunautaire,
NAF : une nomenclature est disponible en tapant sur la touche <F4>
RC,
Code APE.
L'accès à l'onglet de "Facturation" se fait en cliquant directement dessus ou en tapant les touches <Alt+2>, mais aussi en pressant la touche <Tab> dans la dernière rubrique de l'onglet "Cabinet".
Traitement global de la préparation des factures
L'option "Préparer la préfacturation, la facturation complémentaire et les plans en une seule fois" vous interesse si vous pratiquez plusieurs types de facturation automatique. Cela donne la possibilité de définir l'ordre de préparation des éléments et l'ordre d'apparition des éléments sur les facftures (par mission, par article), quel que soit la nature de l'élément facturé.
Préparation plans de facturation
Si nécessaire cochez les options suivantes :
Mois en centimes sur le 1er forfait,
Modifier les articles de production
Modifier la préfacturation : exploité en "pointage de la préfacturation" et permet de modifier la quantité et le prix des articles.
Préparer la facturation si plan : dans un contexte de préparation globale (préfacturation et plans en une seul fois), il permet de conditionner la facturation des lignes de préfacturation à la facturation d'un plan sur la période.
Ignorer les écritures d'A Nouveaux.
Préparer les articles non valorisés : permet d'intégrer aux factures les lignes de plans non renseignées à la préparation.
Ne pas préparer les missions clôturées : permet d'éviter le cas très marginal de facturation de plans sur une mission clôturée. Si le paramètre n'est pas coché, vous êtes alerté à la préparation des factures.
Calcul de la facture
L'option "Sous total non progressif" permet de gérer l'impression de sous totaux et le calcul de pourcentage, par lot de lignes insérées entre 2 articles de type "Sous total" ou "Pourcentage des lignes précédentes".
Ed. complémentaires
L'option "Règlement clients par collaborateur" permet d'éditer une analyse du chiffre d'affaire réalisé après enregistrement des règlements des clients. Lorsque cette case est activée, le menu Editions comporte le choix "Règlement clients par collaborateur".
Saisie de facture
Possibilité d'interdire la création de mission / millésime à la volée.
Si vous souhaitez exclure par défaut toutes les factures transférées, cochez l'option "Ne pas afficher les factures transférées". Pour les afficher, remettez à blanc le critère "Transférées" dans la grille de sélection affichée à gauche.
Facturation complémentaire
Indiquez pour le droit fixe ou la cotisation :
L'article à facturer
La mission de rattachement de ce type de facturation
Le code de regroupement à affecter aux factures qui seront générés automatiquement
La méthode de détermination des périodes de facturation à choisir parmi 3 méthodes possibles :
1. Les mois sont directement cochés à l'écran
2. le mois est fixé selon la date de clôture de l'exercice comptable du client facturé, après ajustement éventuel d'un nombre de mois "avant" ou "après" indiqué en colonne "+mois" (la date de clôture est fournie par le dossier comptable du client s'il est géré par QuadraCompta ou par la fiche client (en page 2/3 du chapitre Généralités).
3. Le mois est indiqué sur la fiche des clients à facturer (au chapitre Eléments de facturation).
Factures :
Quadra GI gère la numérotation automatique des factures (qui s'effectue lors de leur impression). Vous pouvez fixer ici le point de départ du compteur de numérotation.
Il se décompose en un préfixe sur 6 caractères (chiffres ou lettres) et le numéro proprement dit sur 5 chiffres.
Prochain n° de facture : Le prochain numéro de facture est initialisé à "1" à la création de la fiche cabinet.
Préfixe des factures : La saisie du préfixe est facultative mais elle est utile pour inclure la période de facturation dans le numéro de facture.
Par exemple, avec le préfixe "199801" et le numéro de facture maintenu à "1", vous obtiendrez des factures numérotées "19980100001", "19980100002", ...
Pour inclure à la fois l'année et le mois, vous pouvez changer le préfixe tous les mois, avant chaque nouvelle période de facturation (199801 pour janvier, 199802 pour février, ....). Il est toutefois préférable d'utiliser les caractères jokers "SS", "AA" et "MM" qui permettent d'obtenir un préfixe automatique. Par exemple, pour la valeur par défaut "SSAAMM", le préfixe sera composé des 2 chiffres du siècle suivis des derniers chiffres de l'année puis du mois de facturation et vous obtiendrez automatiquement "199801" en janvier 1998, "199802" en février 98 ...
Quadra GI est livré avec un "Modèle de facture" standard mais permet aussi définir un ou plusieurs modèles personnalisés avec tout éditeur de texte.
Si vous utilisez le modèle standard, conservez le modèle "0".
Si vous utilisez un modèle personnalisé, vous devez nommer le fichier texte correspondant de la façon suivante : FACTURx.TXT, où "x" est la lettre caractéristique du modèle à indiquer ici. Par exemple, tapez <1> si le fichier s'appelle FACTUR1.TXT.
Date de la facture donnée à l'édition :
Cochez cette option pour que le lot de factures éditées prenne la "date par défaut" indiquée, que les factures aient été datées ou non sur l'écran de saisie. La "date par défaut" indiquée à l'édition annule et remplace la date initiale indiquée en saisie).
Décochez cette option pour que seules les factures non datées prennent la date par défaut. Les autres conservent la date de l'écran de saisie.
Notes générales aux factures :
Vous disposez de 5 lignes de notes libres qui apparaîtront sur toutes les factures.
Conserver l'archive de la facture
Cette option permet d'indiquer si vous opter ou non pour la conservation des archives des factures (fichiers pdf).
Envoi mail des factures
Cette option permet de gérer simultanément l'impression des factures papier ou l'envoi des factures par mail en fonction des clients facturés. Lorsque cette case est activée, le menu Paramétrage comporte le choix "Factures par mail, sélections clients" qui permet d'indiquer les clients concernés et de choisir pour chacun d'eux, l'adresse e-mail à utiliser parmi toutes celles renseignées sur la fiche client.
D'autres paramètres fixent les conditions de l'envoi mail des factures :
"Texte enrichi" pour envoyer des mails au format html
"Envoi d'un original" pour supprimer la section "Duplicata" de l'image des factures lors de leur envoi initial
"Client de messagerie local"
Si le volume des factures à envoyer par mail est important, il est préférable de cocher l'option pour utiliser le logiciel de messagerie du poste de travail (Outlook express, Windows Live Mail...) et éviter ainsi de ralentir les échanges de la messagerie centralisée.
Contrôles Documentés et Permanents
Cliquez sur le bouton <+> pour passer en saisie des CDP. L'historique des CDP peut alors être consulté.
Pour ajouter un CDP, activez le bouton 
et localisez le fichier dont l'image s'affiche à droite de l'écran.
donnez la date d'application
validez puis confirmez l'ajout du CDP
A la sauvegarde des constantes, le contenu du fichier PDF est intégré à la base de données de facturation.
Options générales
Débours à part : cochez cette option pour obtenir des écritures spécifiques "débours" sur les comptes des clients. Assurez vous que la fiche des articles concernés comporte bien la coche "débours" lors du transfert en comptabilité. Sur les comptes clients, les écritures de débours sont repérables à leurs libellés commençant par les caractères "DEB".
Libellé des mouvements : C'est le libellé utilisé au cours du transfert en comptabilité.
Choisissez un format pour les écritures de vente.(10 formats sont disponibles).
Mise à jour des comptes : Précisez le mode de mise à jour pour obtenir la mise à jour des comptes clients du dossier comptable lors du transfert d'un journal des ventes :
Pas de mise à jour
Mise à jour complète
Intitulé, collectif, clé alpha et adresse
Clé alpha, adresse
Comptabilité du cabinet
"Centralisation des ventes" et "Centralisation TVA" :
Indiquez le mode de transfert des écritures de produits et de TVA dans le dossier comptable. Cochez l'option correspondante pour transférer le détail des mouvements par facture. Sinon, pour imputer une écriture de cumul par compte mouvementé, toutes factures confondues, laissez l'option décochée.
L'option "Echéances en cours" permet d'inclure l'encours comptable dans l'échéancier des paiements. Elle est exploitée en saisie du détail des échéances accessibles à partir de l'en tête de facture et lors de la génération des effets effectuée en même temps que le transfert en comptabilité.
Au moment du transfert en comptabilité, si les écritures sont rattachées à un seul compte, il est inutile de paramétrer les "Code TVA" et "Code Ventilation" car le paramétrage se fait directement dans ce cadre. Si les écritures doivent être réparties sur plusieurs comptes, les renseignements saisis ici permettront de transférer les écritures dont les codes client et/ ou article ne correspondent à aucune ligne paramétrées dans les fiches "Code TVA" et "Code ventilation".
Le "Taux TVA Vente" et le "Compte TVA Vente" se rapportent à la TVA, alors que le "Compte imputation HT" est repris par les ventilations.
En modifiant ces rubriques, si les codes TVA n'ont pas été paramétrés, la modification sera reportée automatiquement dans la grille de paramétrage des "code TVA" et "code ventilation".
Quadra GI permet de transférer automatiquement le journal des ventes en comptabilité si vous gérez le dossier comptable du cabinet avec Quadra COMPTA. Pour cela, renseignez le "N° de dossier comptable" ainsi que le "Chemin d'accès" à ce dossier.
- A la mise en place du cabinet, Quadra GI avertit si le dossier comptable n'existe pas, mais n'empêche pas le paramétrage. Par contre, vous devrez l'avoir créé avant d'effectuer le premier transfert des factures.
- Dans le cadre de la certification (depuis la version 2007.107 de QuadraCompta), tous les traitements ayant une incidence comptable sont contrôlés en fonction de la date de clôture période (contrôle de la date des factures en saisie ou en édition, contrôle de la période lors du transfert du journal des ventes et lors du transfert des règlements en comptabilité.
Indiquez le chemin d'accès au dossier comptable, c'est-à-dire la racine du répertoire où il est stocké. Exemples :
C:\QUADRA\DATA\CPTA\
Sur un disque local "C", selon la localisation QUADRATUS standard des données comptables.
F:\QUADRA\DATA\GI\0001\CPTA\
Sur un disque réseau "F", selon une localisation spécifique aux données du cabinet "0001".
Pour une sélection plus rapide et plus sûre du chemin d'accès vous pouvez utiliser le bouton 
situé à gauche de la rubrique correspondante.
Donnez sur 2 caractères, le code du journal des ventes dans lequel seront transférées les écritures.
Code centre : Cette rubrique sert pour le transfert comptable analytique et est utile uniquement dans les conditions suivantes :
Vous avez activé le "Suivi analytique simple" dans le dossier comptable du cabinet et créé les affaires en référence aux collaborateurs à suivre (Expert, Portefeuille ou Collaborateur).
Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, les écritures de vente comportent un code affaire correspondant au code "Expert", "Portefeuille" ou "Collaborateur" attachés aux clients facturés.
A noter que si vous avez opté pour la centralisation des écritures de vente, la centralisation est effectuée partiellement, par compte et code affaire identiques.
Pour ignorer cette rubrique, laissez-la vide. Sinon, parmi les 3 types de collaborateurs attachés à chaque client, indiquez celui que vous suivez comme centre d'affaire en comptabilité (E = Expert, P = Portefeuille, C = Collaborateur)
Les options "Image dans QClient" et "et la publier sur le web" servent à archiver automatiquement les factures d'honoraires sur les fiches QuadraClient et de les mettre à disposition des clients sur le site internet du cabinet. A noter, la 2ème option est accessible uniquement si la 1ère est cochée.
Comptabilité clients
Ce cadre est à cocher pour enregistrer automatiquement les factures d'achats dans les dossiers comptables clients (en tenue au cabinet).
A noter qu'il n'est pas accessible pour un cabinet pratiquant la centralisation des écritures, ventes et/ou TVA.
Le bouton <Sélection clients...> ouvre la liste des clients à paramétrer pour le transfert.
les clients avec dossier comptable sont affichés sur fond jaune et la colonne "Comptabilité" comporte une coche verte.
- les clients sans dossier comptable sont affichés sur fond gris
- pour limiter la liste aux clients avec dossier comptable, cochez l'option correspondante.
Utilisez la touche <Espace> pour activer/désactiver le transfert. La coche verte dans la colonne "A transférer" signale que le transfert est actif.
- le compte fournisseur du cabinet dans chaque comptabilité client est à indiquer uniquement s'il est différent du compte par défaut (<F4> ouvre la liste des fournisseurs dans le dossier comptable du client)
Compte comptable pour le cabinet à saisir obligatoirement mais le compte est aménageable par dossier comptable client.
"Code libellé Facture" et "Code libellé Avoir" : Donnez sur 1 caractère, le code des libellés automatiques des écritures utilisés en comptabilité pour les factures et les avoirs.
Transfert en comptabilité des paiements
2 options permettent de transférer les paiements magnétiques en n'impliquant pas nécessairement le lettrage systématique des règlements et factures sur les comptes clients.
Le transfert peut dépendre des options suivantes :
"lettrer les écritures" pour les factures mono échéance
"avec lettrage partiel" pour les factures multi échéances
Prélèvements SEPA
|
Cf Documentations techniques dans le module QSepa au menu "?"
|
Le code ICS est à renseigner au
moment du passage aux prélèvements SEPA,
après avoir coché la rubrique "Prélèvements
SEPA".
Si le code ICS n’est pas renseigné, la coche "Prélèvements SEPA" n'est pas sauvegardée.
Selon le contexte de facturation, cocher "un mandat par code regroupement facture".
Rubrique Facturation
Gérer la préfacturation et les débours
Cochez cette option pour facturer au client la préfacturation et les débours saisis en saisie des temps (Module "Gestion des temps", menu "Saisie"). Vous devez donc disposer de ce module.
De plus, si l'option est décochée, au menu "Facturation", les choix "Edition du facturable des temps passés" et "Facturation des temps passés" ne sont pas accessibles.
Les rubriques concernant la facturation des temps passés sont accessibles uniquement si l'option correspondante est cochée.
Au menu "Facturation", le choix "Pointage du facturable des temps passés" est accessible uniquement si les options suivantes sont cochées :
"Facturation des temps passés",
"Pointer les lignes de préfacturation".
Le libellé saisi dans l'onglet de préfacturation en saisie des temps peut être transféré dans la facture. Pour cela, sélectionnez une des options suivantes :
Pas de transfert.
Transformer les libellés en articles de type commentaire.
Transformer les libellés en désignations avant de l'article.
Transformer les libellés en désignations après de l'article.
Pour un article saisi plusieurs fois, dans la fiche article des options peuvent autoriser le regroupement de ces articles en une seule ligne de facturation. Dans ce cas, les libellés des articles, s'ils sont transférés, sont cumulés sur une ligne et séparés par des signes "-".
Rubrique gestion des temps
Le cadre "Transfert note de frais" est à renseigner pour activer l'option de transfert analytique.
Cochez la case "Transfert analytique"
Renseignez éventuellement le type d'affectation de références (expert, portefeuille…) dans la zone "centre analytique" pour la recherche des centres à imputer.
Si l'affectation de référence n'est pas précisée, l'imputation est effectuée sur le centre analytique du collaborateur qui a saisi la note de frais
Si l'affectation de référence est indiquée, par exemple l'expert en charge des clients, un contrôle préalable d'existence d'un centre analytique rattaché à la mission du client est effectué et ce centre est imputé prioritairement. Sinon, le code de l'expert est recherché sur la fiche client et le centre analytique de l'expert est imputé.
Sélectionnez le modèle d'édition du tableau de synthèse de l'encours client :
0 : Temps - NdF - FF - BM - Honoraires et production
1 : Temps N-1 et N - NdF - FF - Honoraires et production
2. Temps N-1 et N - NdF - Honoraires et production
3 : Tableau de bord 1 : Budgets / Temps passés
Cet onglet permet d'enregistrer le prix par défaut des travaux et des articles de production.
Lettre de mission et budget
Les prix des travaux non affectés sont utilisés tant que les affectations collaborateurs (expert, portefeuille...) ne sont pas renseignées sur la fiche QuadraClient. Lorsqu'elles sont renseignées, la valorisation prend en compte les prix des collaborateurs.
Libellé des frais :
vous pouvez paramétrer jusqu'à 7 postes de frais à valoriser sur les lettres de mission et les budgets. Ces libellés peuvent être figés en saisie en cochant l'option "Non modifiable par budget / LM".
Prix de vente :
valorisation au km
Budgets par campagne :
autorisation d'accès en saisie des heures de travaux
Cet onglet est à renseigner dans le cas où vous limitez la facturation d'une entité (cabinet comptable, structure de services informatiques…) à une partie des clients.
La sélection peut s'effectuer en fonction :
Des affectations clients (expert, portefeuille…)
De la codification des clients, sur les bornes début/fin
Dans ce cas, lorsque le cabinet sélectionné à l'entrée de Cegid Quadra Gestion Interne comporte des restrictions de facturation, les grilles de traitement sont aménagées en conséquence.
Le montant des honoraires par mission liés aux plans de facturation est exploitable par QuadraExpert Intelligence en cochant l'option "Calcul du montant du plan de facturation sur la mission". Cette fonctionnalité concerne les cabinets QuadraExpert hébergés ayant souscrit à l'offre QuadraExpert Intelligence.
Les clés d'accès permettent de protéger le dossier de 2 manières différentes :
Protéger l'accès à l'ensemble du dossier afin que les personnes non autorisées ne puissent pas l'ouvrir.
Protéger l'accès à l'un ou l'autre des modules tout en laissant libre accès aux parties communes et aux modules non protégés.
Pour modifier les clés d'accès il faut cliquer sur le bouton correspondant. La clé d'accès aux mots de passe est demandée à l'utilisateur si elle est renseignée dans les constantes du cabinet.
A l'ouverture de QuadrGI l'utilisateur doit saisir la clé d'accès générale au cabinet si elle est renseignée dans les constantes du cabinet.
Ensuite, l'utilisateur doit saisir la clé du module qui s'ouvre par défaut si elle est renseignée dans les constantes du cabinet.
En cours de session, si l'utilisateur désire changer de module et en ouvrir un protégé par une clé, celle-ci lui sera demandée.
Principe général de la saisie d’une clé :
Lorsque les clés n’ont pas encore été renseignées, leur ancienne valeur est à blanc. Saisissez la nouvelle clé, à sa validation, l’ancienne clef est renseignée par la mention "******".
La mention "******" indique que la clé existe déjà. Vous devez d’abord saisir l’ancienne clé avant de pouvoir saisir la nouvelle clé. La saisie s’effectue "en aveugle" c’est-à-dire que les caractères frappés au clavier ne s’affichent pas à l’écran. Si vous tapez une clé correcte, elle est affichée en ancienne et nouvelle clé et vous pouvez modifier cette dernière. Si vous tapez une clé incorrecte, la mention "******" reste en place et vous passez à la clé suivante. Pour supprimer une clé, remettez-la à blanc.
Au bout de 3 tentatives fausses de saisie de clé, Quadra GI se ferme.
Quadra Compta fait une différence entre les majuscules et les minuscules.
Saisie RTF des articles
Cochez cette option pour gérer les libellés articles au format RTF. Dans ce cas, elle est proposée par défaut à la création d'un nouvel article .
Texte mis en forme
Vous avez la possibilité de choisir la mise en forme par défaut de la saisie RTF utilisée pour le descriptif des missions par exemple. Les polices disponibles sont celles de Windows.
