Saisie des temps

Ce module appartient à la gestion des temps

A noter ! : Il est possible de définir des restrictions en saisie dans QuadraPARAMETRAGE.

• La liste des tâches autorisées en saisie pour le collaborateur peut être limitée (Cf QuadraPARAMETRAGE, Fiche collaborateur, onglet Contrôle des tâches).

• La modification du prix unitaire peut être interdite (Cf QuadraPARAMETRAGE, Constantes générales, onglet Saisie des temps/Lettre de mission, onglet Saisie du prix unitaire). Le cas échéant, les prix unitaires sont modifiables uniquement au moment de la facturation.

Ce module, accessible au menu Fichier ouvre la fenêtre de saisie des temps. Il permet d'enregistrer les temps passés, les notes de frais, les éléments de préfacturation et les débours.

Présentation

La fenêtre de saisie des temps se décompose en 4 onglets :

• Saisie des temps,

• Notes de frais,

• Préfacturation,

• Débours.

En plus des onglets, les informations suivantes sont visibles :

• Mission (Paramétrées dans Quadra GI), Tâche et Article sont les libellés associés aux codes de la ligne sélectionnée :

• L'information libellé tâche (Paramétrée dans Quadra Paramétrage) apparaît dans les onglets "Saisie des temps" et "Notes de frais".

• L'information libellé article (Paramétrée dans Quadra GI) apparaît dans les onglets "Préfacturation" et "Débours".

• Total de la journée, et total des heures pointées (présence du collaborateur);

• Total des quantités préfacturées.

• Récapitulatif des heures totalisées dans l'année :

• Par semaine (partie haute)

• 

• Et/ ou par mois (partie basse).

Il y a concordance entre le numéro de semaine et le mois. Les heures inscrites en noir correspondent à la saisie des temps ; celles en rouges sont automatiquement calculées par la pointeuse.

Il est possible de visualiser des périodes antérieures ou postérieurs en se servant des boutons fléchés de part et d'autre de ce récapitulatif.

Le récapitulatif des heures calculées par la pointeuse (heures affichées en rouge) est visible uniquement si le bouton "Pointeuse" est visible.

Lancement de QuadraBUREAU avec incitation à la saisie des temps

En gestion interne, la fonction de contrôle et de validation des temps permet désormais d'affecter un niveau d'alerte aux collaborateurs pour les inciter à saisir leurs temps passés. Plusieurs niveaux d'alertes sont gérés :

• Message d'alerte au démarrage de QuadraBUREAU pour annoncer qu'il faut saisir les temps

• Lancement de la saisie des temps au démarrage de Cegid Quadra Bureau sans blocage des autres fonctions.

• Lancement de la saisie des temps au démarrage de Cegid Quadra Bureau et blocage des autres fonctions.

Pointeuse

Le bouton pour afficher la pointeuse est visible uniquement si l'option correspondante est cochée dans Quadra Paramétrage ("Paramétrage, Constantes générales", onglet "Temps passés").

Pour visualiser les temps de présence du collaborateur, il faut afficher la pointeuse par le bouton correspondant ou par <F2>.

La liste reprend les présences du collaborateur pour chaque jour. La présence du collaborateur est automatiquement détectée à l'ouverture de Quadra BUREAU, et son absence à la fermeture de l'application.

Au cours d'une pause, le collaborateur peut se déclarer absent sans sortir de l'application.

En général, un collaborateur aura donc deux lignes de présence par jour, une le matin et une l'après-midi.

Une ligne de totalisation est affichée en bleue à la fin de chaque journée.

Saisie des temps

• A partir de la rubrique "Libellé" de la ligne en cours de saisie, il est possible de passer sur un autre onglet (avec <Alt+1>, <Alt+2>, <Alt+3>, <Alt+4) où la ligne est renseignée en fonction des éléments saisis dans la ligne initiale.

• L'option "Afficher les lignes validées ou facturées" n'est pas cochée par défaut. Seules les lignes de temps non validées et les lignes de pré facturation non facturées sont affichées.
  De plus il n'est pas possible de saisir des temps sur une période antérieures à la période validée.

• Vous avez accès à la fonction "Contrôler" qui permet de contrôler la cohérence des temps saisis en fonction de l'horaire hebdomadaire du collaborateur.

• La touche <F6> permet d'alterner 2 options d'affichage des lignes de temps :

• Ordre de saisie

• Tri par date, code client, et ordre de saisie.

L'option choisie est conservée par poste d'utilisateur et sera proposée à nouveau lors de la prochaine session de saisie.

Un message d'avertissement s'affiche sur fond rouge en haut à droite de la fenêtre si une même ligne est saisie plusieurs fois (client, collaborateur, mission, tâche/article identiques).

Impressions

Sur les boutons <Journal des temps> et <Notes de frais> une édition est possible.

• <Journal des temps>

• <Notes de frais>. Il vous est possible d'effectuer le type brouillon et de rééditer une note de frais.