Edition des factures

Ce module appartient à la facturation

Ce choix permet d'imprimer tout ou partie des factures saisies manuellement ou automatiquement.

Sélection des clients

Par défaut l'édition porte sur tous les clients. Pour restreindre la liste des clients et/ ou appliquer des critères de tri, faites apparaître la fenêtre de sélection des clients en cliquant sur le bouton "Sélection". Il est possible de limiter l'édition aux clients avec envoi papier et/ou aux clients avec facture envoyée par mail. Ces clients sont à définir au choix "Factures par mail, sélection des clients" au menu Paramétrage.

Tant qu'une facture n'est pas éditée, il s'agit d'une "pièce de saisie" non numérotée que vous pouvez modifier ou annuler.

La "facture" au sens strict du terme existe à partir du moment où elle est imprimée et numérotée. Vous pouvez la modifier mais vous aurez à la rééditer pour qu'elle soit prise en compte dans le journal des ventes et lors du transfert en comptabilité. Quadra GI autorise aussi la suppression d'une facture éditée mais vous devrez justifier de la rupture de la numérotation en cas de contrôle de l'administration.

Type

Dans le cas d'une édition brouillon, la facture ne sera pas numérotée, et la mention "brouillon" se retrouvera dans l'en-tête. Une édition réelle provoque la numérotation automatique de la facture.

• Plusieurs options sont au choix :

• Dans le cas d'une édition ou d'une réédition l'archivage du duplicata au format "pdf" est automatiquement proposé. Décochez l'option "Archiver le duplicata" si vous ne désirez pas conserver ce double.

• "Edition des factures en priorité" : Cette option est proposée uniquement en cas de réédition de facture. Elle permet d'éditer l'image de la facture initiale sans recréer un nouveau fichier pdf.

• "Calcul de l'en cours comptable" : dans le cas d'un brouillon ou d'une édition, cochez cette option afin que l'en cours soit calculé au moment de l'édition.

Les images des factures ainsi archivées peuvent être visualisées dans l'édition de l'échéancier et l'édition des facturés d'avance.

Pour une réédition, vous avez aussi la possibilité de rééditer uniquement les factures modifiées en cochant l'option correspondante.

Saisissez le modèle de facture ou sélectionnez le dans la liste affichée par <F4>.

Type et sélection des factures

Dans le cas d'un brouillon ou d'une édition, la date par défaut sera affectée à toutes les factures non datées.

Dans le cas d'une réédition, il est possible de restreindre la liste des factures en saisissant les bornes du numéro de facture et/ou de la date (renseignez les dates avec 2 chiffres respectivement pour le jour, le mois et l'année). Vous pouvez aussi trier les factures par numéro de facture en cochant l'option correspondante, dans ce cas, le tri sur les clients n'est plus pris en compte.

• En cochant l'option correspondante, vous pouvez aussi rééditer les factures déjà transférées.

• L'option "Editer la section DUPLICATA" est cochée systématiquement. Vous pouvez le désactiver (ou la réactiver) et de conserver le choix pour les prochaines demandes d'édition.

- si les collaborateurs s'identifient à l'entrée des sessions de travail, le choix est enregistré par collaborateur. Sinon, il s'applique à l'ensemble des demandes de réédition.

- L'image pdf de la facture est recréée sauf si la facture est transférée en comptabilité.

• En cochant "Editer l'archive de la facture", vous pouvez aussi demander l'édition des images pdf des factures lorsqu'elles existent.

La date d'édition peut être affectée à toutes les factures si vous avez choisi d'activer l'option correspondante dans les constantes du cabinet, onglet Facturation, rubrique Factures.

Pour les 2 types d'édition (édition et réédition), vous avez la possibilité de sélectionner une partie des factures :

• en fonction de leur mode de règlement.

• par leur code regroupement et en fonction d'un seuil de facturation.

Sortie imprimante

La présence ou l'absence du symbole signale que l'option d'archivage est active ou non pour le cabinet. Si elle est active, la production de l'archive pdf est systématique.

"Pas d'envoi mail" : cette option est présente seulement si dans les constantes cabinet la fonction d'envoi des factures par mail a été activée.
Cochez cette option pour annuler l'envoi des factures

En décochant "Envoyer", vous pouvez créer uniquement l'archivage de la facture (sans impression papier)

Saisissez le nombre d'exemplaires que vous voulez éditer et sélectionnez l'imprimante.

Vous avez également un accès aux propriétés de l'imprimante.