Articles

Les articles sont les éléments facturés par le cabinet : honoraire, acompte, provision, frais de chancellerie, débours ... Ils peuvent aussi correspondre aux éléments de production (écritures comptables, bulletins de salaires) issus des dossiers de comptabilité et de paie.

Les articles peuvent être appelés directement en saisie des facture (Cf. La chaîne de facturation) ou insérés dans les plans de facturation des clients (Cf. La facturation automatique).

Onglet 1 : Article

Code article :

Il comporte 15 caractères maximum (chiffres ou lettres). Tapez <F4> pour obtenir la liste des articles déjà créés. Cette liste contient aussi les articles de production de la comptabilité.

Désignation avant/après

Des mots clés sont disponibles avec le format de date .H pour les mots clés DEBEX et FINEX (H faisant référence ai jour/mois dans le millésime d'exercice

Ex :   <DEBEX:H> = 01/01

<FINEX:H> = 31/12

Intitulé :

Vous disposez de 4 lignes de 40 caractères maximum chacune.

• Vous pouvez y introduire des mots clés entre les caractères < et >. Ces mots clés font référence à des éléments variables qui seront actualisés automatiquement par Quadra GI à l'édition des factures.

• Si l'article renvoie au nombre de bulletins édités ou mis à jour fourni par les dossiers de paie clients, vous pouvez utiliser d'autres mots clés qui seront actualisés lors de la réalisation des factures, et non pas seulement à l'édition (Cf. Ci-dessous, le "code unité" des articles).

Les mots clefs sont immédiatement traduits au cours de la saisie de l'article.

Libellé interne :

Ce libellé est renseigné automatiquement avec l'intitulé 1 de l'article s'il est vide.

Sa saisie est facultative. Vous disposez de 30 caractères et vous pouvez y inclure les mots clés <MOIS>, <MM>,<TRIM>, <AA> et <AAAA>.

Saisie RTF : cette option est visible uniquement si le paramètre "Saisie RTF des articles" est coché dans les constantes du cabinet, onglet Divers.

• à la création d'un article, la saisie RTF est proposée par défaut mais elle peut être décochée. Elle s'effectue dans une fenêtre qui s'ouvre en cliquant sur le bouton <Modifier>

• En modification d'un article existant, dont le libellé a été saisi à l'aide des différentes lignes "Intitulé" et "Désignation avant" et "Désignation après", cliquez sur le bouton <Modifier> pour enrichir le texte existant sur la fenêtre de saisie RTF.

• En saisie de factures, les lignes dont le libellé article est enregistré au format RTF sont marquées d'un repère bleu.

Actif : Cette option est cochée par défaut. Si vous souhaitez que l'article ne soit plus facturé, il suffit de décocher l'option.

L'article déclaré inactif est conservé mais il est exclu des modules de saisie (saisie de facture, En cours client/détail, En cours client/saisie, facture liquidative et plan de facturation.

Rattaché à :

Cette zone sert dans un contexte de facturation aux temps passés. Le rattachement d’un article à un autre permet de facturer l’article associé à la tâche du prix de l’article de rattachement. Pour cela, tapez en saisie des temps sur la touche <F7> sur les colonnes "Quantité" ou "Prix unitaire".

Code unité :

Il détermine le mode de facturation de l'article. Tapez l'un des codes autorisés ou sélectionnez-le sur la liste affichée par <F4>.

Prix TTC :

Si vous désirez mentionner le prix HT pour cet article (cadre prix de vente), ne cochez pas cette rubrique.

Dans Cegid Quadra Gestion Interne il est toujours mentionné si le montant est HT ou TTC en fonction de l'état de cette option.

Prix de vente HT/ TTC en Euros :

Si l'option "Prix TTC" est cochée, il s'agit du prix de vente TTC, sinon, il s'agit du prix de vente HT.

Vous avez à indiquer :

• Le prix unitaire des articles de code unité "0" (Quantité * Montant) et des éléments de production (écritures comptables, bulletins ...),

• Le pourcentage à appliquer sur les lignes précédentes dans la facture pour les articles de code "%".

Dés que l'un de ces deux prix est renseigné ou modifié, l'autre est recalculé automatiquement.

Lignes de préfacturation / Débours :

La facturation des temps obtenue à partir de la saisie des temps (onglets préfacturation ou débours) permet de regrouper ou non les articles dans les lignes de facturation en fonction de l'option sélectionnée ci-dessous.

• Garder le détail, qui facturera une ligne par article même si un article est saisi plusieurs fois.

• Cumul des quantités si prix égal, qui facturera une seule ligne pour les articles de type "0" ou "S" dont le prix est identique.

• Une seule ligne par facture, qui facturera une seule ligne par article.

Comptabilité :

Ces paramètres ne sont pas accessibles pour un article de code unité de type "commentaire" ou "sous-total".

Ce sont les codes TVA/ ventilation qui permettent de déterminer sur quel compte les écritures vont être générées au cours du transfert en comptabilité. Si aucun code est spécifié dans ces rubriques, les valeurs par défaut utilisées pour le transfert sont celles indiquées dans la fiche cabinet (Onglet "Facturation", cadre "Par défaut").

Indiquez ici le code TVA/ ventilation qui s'applique à l'article ou sélectionnez-le sur la liste affichée par <F4>.

Honoraires / Type heure / Débours :

Honoraires

Ce paramètre est exploité sur le journal des ventes, pour distinguer le CA issu des honoraires facturés et le CA provenant d'autres prestations. Cochez l'option si nécessaire.

Type heure :

Ce paramètre, accessible uniquement pour un article de code unité "0", est utile si vous facturez les temps passés. Si l'article est de type "Heure", la quantité facturée proposée en saisie des temps (onglet préfacturation ou débours) sera le nombre d'heures saisi dans l'onglet "Saisie des temps".

Débours :

Cochez cette option si cet article est de type débours, c'est à dire qu'il n'y a pas de marge ou bénéfice sur sa facturation (par exemple, les timbres fiscaux).

Un article de type débours ne peut pas être aussi de type heure ou un honoraire. Il apparaît dans la saisie des temps uniquement au niveau de l'onglet de saisie des articles de type débours.

Sur la facture :

Si l'article est un article explicatif qui n'a aucune incidence sur la facturation, cochez l'option "Article neutre".

Editer la quantité : Cochez cette option pour éditer la quantité relative à l'article sur les factures.

Editer sur l'article rattaché : Cochez cette option pour éditer l'article avec la désignation de l'article de rattachement.
Plusieurs articles peuvent renvoyer au même article de rattachement. L'article de rattachement est imprimé une seule fois, en dernière ligne du corps de la facture, avec la quantité à 1 des articles qui lui sont rattachés.

Calcul du % sur les articles honoraires : Pour un article de code unité % qui s'applique à l'article ou aux articles qui le précèdent dans la facture, il est possible de définir un nouveau paramètre sur la fiche article. Ce paramètre est pris en compte sur les plans de facturation, les factures et les différents états de facturation (échéancier client/mission, édition factures/facturé d'avance…).

Désignation avant/ après :

Désignations à placer avant et / ou après l'intitulé de l'article. Pour passer à la ligne de désignation suivante taper <Ctrl + Entrée>.

Onglet 2 : Article de production

Pour tout article de production (écritures comptables fournies par QuadraCompta, bulletins édités ou clôturés fournis par QuadraPaie...), cet onglet permet d'enregistrer un barème quantitatif.

Dupliquer l'article

En visualisation d'un article, cliquez sur le bouton correspondant. Le nouvel article est créé avec toutes les caractéristiques de l'article d'origine. Après la duplication, il est possible de passer sur la fiche du nouvel article ou de rester sur l'article d'origine.