Transfert du journal des ventes

Ce module appartient à la facturation

Par défaut l'édition porte sur tous les clients. Pour restreindre la liste des clients et/ ou appliquer des critères de tri, faites apparaître la fenêtre de sélection des clients en cliquant sur le bouton "Sélection".

Le Transfert en comptabilité clôture une période de facturation puisque Quadra GI n'autorise pas la modification ou la suppression des factures transférées. Elles restent toutefois encore accessibles en consultation et peuvent être réimprimées.

Le transfert concerne au maximum un mois de facturation mais il peut être lancé autant de fois que vous le souhaitez dans un même mois.

Il nécessite l'impression préalable du journal des ventes de la période.

Il permet d'obtenir automatiquement les écritures de vente dans le dossier comptable du cabinet.

Le transfert est une étape obligatoire de la gestion des paiements (traites papier, LCR et prélèvements magnétiques).

Les fichiers de paiement multi-échéance sont gérés par Cegid Quadra Gestion Interne.

Paramètres du traitement

Type de transfert :

• Soit réel

• Soit dans un fichier séquentiel (lorsque par exemple il faut intégrer le fichier dans un autre logiciel ou dans un autre établissement en cas de multisites). Le chemin indiqué pour la localisation du fichier séquentiel est conservé en sortie pour être reproposé automatiquement lors de la prochaine demande de trasfert.

2 options peuvent être ou non choisies :

• avec génération des paiements (à décocher lorsqu'on a déjà fait un transfert et qu'on en refait un nouveau)

• transférer les images des factures

Période :

Indiquez la période concernée en saisissant respectivement le mois et l'année sur 2 chiffres. Quadra GI propose la période courante.

Monnaie :

Saisissez "E" pour transférer les écritures dont la monnaie est l'Euro.

Chemin d'accès/ N° de dossier/ Code journal des ventes :

Par défaut, ce sont les informations que vous avez saisies sur la fiche cabinet. Ces rubriques sont modifiables.

Quadra GI teste l'existence du dossier comptable et du journal. S'ils n'existent pas, votre saisie est rejetée.

Si le journal comptable comporte un centre analytique par défaut, les lignes sans imputation analytique lui sont affectées.

Pour transférer les images des factures en comptabilité, cochez l'option correspondante.

La gestion des documents joints aux factures nécessite une licence.

L'option "Transférer dans les dossiers comptables des clients" est visible uniquement si l'option "comptabilité clients" a été cochée dans les constantes du cabinet, onglet Transfert en comptabilité. Elle est alors cochée par défaut.

- Si l'option n'est pas présente, vérifiez que le compte fournisseur "par défaut" et le code journal sont bien définis dans les constantes

- Cette fonctionnalité n'est pas disponible en cas de transfert par "fichier séquentiel".

Confirmez le lancement du traitement en tapant le mot "OUI" puis en cliquant sur le bouton <OK>.

Impression du journal de comptabilité

Choisissez si vous voulez une édition à l'écran ou sur imprimante. Dans ce dernier cas, précisez le nombre d'exemplaires et sélectionnez l'imprimante.

L'édition du journal de comptabilité ne peut se faire qu'immédiatement après le transfert, c'est à dire qu'il ne sera plus accessible si vous fermez la fenêtre et la réouvrez. Si vous désirez toutefois imprimer ce journal, il faudra le faire directement à partir de la comptabilité.

Déroulement du traitement

Le traitement porte sur les factures éditées dont la date est comprise dans la période. Elles doivent aussi avoir été éditées sur le journal des ventes.

• Toute facture modifiée sur la période n'est pas transférée si vous ne l'avez pas rééditée et si vous n'avez pas réédité le journal des ventes.

• Une facture dont les totaux HT et TTC sont nuls, n'est pas réellement transférée en comptabilité mais est considérée comme transférée dans la facturation.

Les écritures sont générées en fonction des options de centralisation "Ventes" et " TVA" choisies sur la fiche cabinet. Les comptes imputés sont ceux figurant sur le journal des ventes.

Les écritures de ventes sont alors transférées avec leur code affaire. Si vous avez demandé la centralisation des écritures, elle est effectuée partiellement, par compte et code affaire identiques.

Si le journal peut avoir des montants négatifs, les avoirs sont transférés en débit.

Les comptes de TVA et de HT sont passés au crédit.

Vous avez choisi, dans les constantes du cabinet, le format du libellé libre des écritures (Menu "Paramétrage, Constantes du cabinet", onglet "Facturation", cadre "Libellé des mouvements").

Si le compte client n'existe pas dans les dossiers comptables, il est créé avec les paramètres de la fiche client :

• Intitulé = Civilité et nom du client,

• Adresse = Combinaison des différentes rubriques relatives à l'adresse.

• Collectif (N, N-1 et N-2) = Numéro du compte collectif de la fiche client.

Une fenêtre récapitulative est affichée après le transfert.