Avant de lancer la procédure, vous devez avoir pris connaissance des informations de l’introduction.Changement d’exercice
Ce chapitre décrit le déroulement proprement dit de la clôture d’exercice.
Avant de lancer la procédure, vous devez avoir pris connaissance des informations de l’introduction.
Au lancement du changement d'exercice, un message rappelle les obligations légales liées aux comptabilités informatisées.
Dans un environnement réseau, demandez aux autres utilisateurs de sortir du dossier pour libérer tous les fichiers de l’application qui vont être touchés par la procédure.
Si vous disposez du module Immobilisations, l'application contrôle que le calcul des dotations a bien été effectué sur la durée de l’exercice comptable. Dans le cas contraire, vous obtenez un message d’alerte et vous ne pouvez pas poursuivre le traitement.
Le solde des comptes d'attente (470 à 475) est contrôlé. S'il n'est pas nul, un message d'alerte est affiché et vous pouvez renoncer au changement d'exercice.
La grille des paramètres
Vous rejoignez directement la date de "Début" du nouvel exercice. A gauche, sont affichées les dates de l’exercice à clôturer telles qu’elles sont renseignées sur la fiche dossier.
Contrôle des dates d’exercice
Exercice actuel (Début / Fin) :
Vous devez contrôler que les dates affichées correspondent bien aux dates réelles.
Dans le cas contraire, renoncez à la clôture. La gestion du lettrage étant conditionnée par les bornes de l’exercice, vous risquez de conserver pour les comptes de tiers, un détail incohérent d’écritures non soldées. Corrigez les dates d’exercice sur le dossier et lancez un contrôle du lettrage avant de redemander la clôture.
Nouvel exercice (Début / Fin) :
Sont proposées, pour l’année suivante, les mêmes dates que celles de l’exercice à clôturer. Après le changement d’exercice, elles seront reportées automatiquement sur la fiche du dossier.
Sur le nouvel exercice, les lignes des différents tableaux "Charges et produits à régulariser" sont traitées différemment selon leur origine :
les lignes issues de la gestion de la périodicité sont supprimées automatiquement
les lignes saisies sont conservées (avec décalage du montant N vers N-1 et remise à 0 du montant N).
Génération des écritures de solde à nouveau
Cette option permet de ne pas générer les écritures d'A Nouveau. Elle intéresse essentiellement les cabinets comptables qui souhaitent effectuer la clôture d'exercice pour obtenir les soldes de la balance N-1 du nouvel exercice mais qui intégreront ultérieurement les A Nouveaux par une saisie balance sur l'exercice.
Code journal :
Tapez un code journal dont le type est "N" (à nouveau) ou sélectionnez-le sur la liste affichée par <F4>.
Folio :
Si vous avez demandé la gestion des folios sur le journal d’A Nouveau, indiquez éventuellement un numéro de folio.
Date :
le premier jour du prochain exercice est proposé.
Cette date sera celle des écritures de report à nouveau.
Pour les comptes de tiers avec option "Détail clôture", les écritures non soldées conserveront leur date d’origine.
Libellé écritures :
le libellé S.A.N est proposé
Ce libellé sera celui des écritures de report à nouveau.
Pour les comptes de tiers avec option "Détail clôture", les écritures non soldées conserveront leur libellé d’origine.
Compte de résultat :
QuadraCOMPTA propose le compte 12000000.
Si vous choisissez un compte qui n’appartient pas à la classe 12, vous obtenez un message d’alerte. Vous pouvez passer outre.
Si le compte n’existe pas, l'application vous permet de le créer.
Le compte de résultat recevra l’écriture de solde après la remise à zéro des comptes de charge et de produit.
Les options de traitement
Maintien de l’option détail clôture à partir des comptes :
L’option "Détail clôture" est active par défaut à la création d’un compte client ou fournisseur. Elle permet de conserver les écritures non soldées des comptes avec leur date d’origine à la clôture de l’exercice.
Si vous ne gérez pas correctement les comptes de tiers en lettrant régulièrement les écritures, décochez cette option. Vous obtiendrez alors une écriture de report à nouveau pour tous les comptes du dossier.
Si vous disposez de Quadra Tiers, les écritures non lettrées des comptes clients et fournisseurs sont conservées obligatoirement pour garder le lien avec les échéances de paiement.
Garder le détail des lettrées à cheval :
Cette question est posée uniquement si vous avez choisi de maintenir l’option " Détail clôture ".
Votre dossier comporte des écritures lettrées " à cheval " si vous avez commencé à saisir sur le nouvel exercice et si des écritures de l’exercice à clôturer sont soldées par des écritures du nouvel exercice. Elles sont repérables aux 2 lettres minuscules utilisées pour le lettrage.
Vous disposez de 2 options de report pour les écritures lettrées " à cheval " de l’exercice à clôturer :
Pour conserver le détail des écritures (avec leur date d’origine), cochez cette option,
Pour les remplacer par une écriture de solde, décochez l’option.
Création d’un dossier d’archive de l'exercice clôturé :
La création d'un dossier archive est systématique. Accessible au menu "Révision", choix "Situations et archives".
A la clôture d'un dossier pour lequel il existe déjà une archive sur l'année de clôture, la conservation des 2 archives est gérée par QuadraCompta de la façon suivante :
A la création de la 2ème archive, le mois est ajouté dans le nom du répertoire de la 1ère archive. Ex : pour 2 clôtures effectuées en mars 2004 et en décembre 2004, on obtient les répertoires DA200403 (archive mars) et DA2004 (archive de décembre).
Le changement d'exercice intègre l'étape de validation des périodes du dossier archive, en particulier la renumérotation séquentielle et sans rupture des écritures (Cf Rubrique "NumUniq" sur la liste des écritures) dont la date système de saisie est conservée.
Dans le dossier archive, toutes les fonctions liées aux traitements des écritures sont inaccessibles et les choix correspondants des menus sont grisés :
- Menu Saisie, tous les modules de saisie
- Menu Outils, utilitaire de remise à 0, utilitaire de copie, fonction d'import
Les opérations de création, modification et suppression d'immobilisation sont par ailleurs interdites
QuadraCompta autorise toutefois le déblocage du dernier exercice archivé et la saisie d'écritures complémentaires pour permettre la production d'une liasse rectificative. A la validation de cette dernière :
- le résultat de l'exercice archivé est recalculé en fonction de l'ancien résultat et des écritures ajoutées
- la répercussion sur l'exercice courant est automatique (recalcul des soldes N-1 des comptes modifiés et nouvelles écritures d'AN)
Seule la saisie de nouvelles écritures est autorisée. Il n'est pas possible de modifier et de supprimer les écritures existantes.
Extourne (Code journal / Période / Folio) :
Si vous avez isolé les OD d’inventaire dans un journal particulier ou dans un folio, vous pouvez obtenir l’extourne automatique de ces écritures sur le nouvel exercice.
Pour cela :
Donnez le code du journal ou sélectionnez-le sur la liste affichée par <F4>,
Si le journal ne comporte pas d'écritures, un message d'alerte est affiché (permettant de vérifier qu'on ne s'est pas trompé de journal).
Précisez la période (la dernière période de l’exercice à clôturer est proposée par défaut),
Si le journal est géré en multi-folio, spécifiez le numéro du folio ou sélectionnez-le sur la liste affichée par <F4>.
Si vous ne voulez pas la création automatique des écritures d’extourne, laissez le code journal à blanc.
Génération du FEC
Cette option permet de générer le fichier des écritures comptables (FEC).
Dans le contexte expert, le FEC et le fichier d'informations associé sont enregistrés dans les archives comptables de la fiche client.
Forcer la sauvegarde automatique du dossier avant clôture
Dans le contexte Expert, les "paramètres communs aux dossiers comptables" définis dans l'application de paramétrage permettent de demander le lancement automatique de la sauvegarde du dossier avant le changement d'exercice.
la racine du répertoire de sauvegarde est également indiquée dans Paramétrage
Le changement d'exercice n'est pas stoppé si la sauvegarde échoue (ou si le chemin de stockage est invalide).
Dans le contexte expert, Paramétrage permet de définir des options de traitement à appliquer à tous les dossiers gérés par le cabinet, lors du changement d'exercice :
- demander archivage CD (oui/non)
- demander l'archivage des éditions définitives dans la fiche client (Demander / Jamais / Toujours)
Le libellé des archives comporte la mention "Edition définitive" suivi de la nature de l'archive (balance générale, balance clients...)
Contrôle d’équilibre et calcul du résultat
Lorsque vous avez répondu à la dernière question, sont analysées toutes les écritures du dossier pour en contrôler l’équilibre et calculer le résultat. La procédure est donc plus ou moins longue selon le nombre des écritures et des comptes.
Si le dossier n’est pas équilibré, vous obtenez un message d’alerte ainsi que le montant du déséquilibre et la clôture d’exercice ne peut pas être poursuivie.
Si le dossier est équilibré, le résultat de l’exercice est affiché. Contrôlez sa cohérence avec le résultat donné sur le bilan de l’entreprise.
Si des écritures centralisées sont trouvées sur l'exercice, vous obtenez un message d'alerte
Vous devez ensuite confirmer la clôture effective de l’exercice en tapant les 3 lettres du mot " OUI " sur la question " Voulez-vous réaliser le changement d’exercice ". Vous pouvez encore renoncer à la clôture en cliquant sur " Annuler ".
Si un dossier d’Archive de ce dossier pour cette période existe déjà, il est demandé à l’utilisateur s’il désire l’annuler.
Lorsque le traitement est terminé, vous revenez sur la grille des menus où les bornes de l’exercice et le nombre d’écritures du dossier sont actualisés.