Copie ImageCopies
Dans chacun de ces modules, si un dossier est protégé par une clé, l’accès en sera vérifié en demandant cette clé.
Si le dossier destination de la copie existe (c’est une modification), une confirmation sera demandée au moment de l’exécution de la copie.
La copie image est une copie physique des fichiers contenus dans le répertoire du dossier origine vers le répertoire du dossier destination. Les fichiers du dossier destination, s’ils existent, sont donc "écrasés".
Cette option peut être utile pour conserver un double de votre dossier avant une manipulation qui vous semble hasardeuse.
Dossier origine
Saisir un n° dossier ou sélectionnez le dans la liste affichée par <F4>.
Choisissez le type de dossier : comptable, archive, budget, situation.
Dossier de destination
Choisissez un numéro de dossier (la liste des Dossiers existants pour le type de dossier choisi est accessible par <F4>),
Sélectionner le type du dossier,
Si le type est " Archive " ou " Budget ", renseigner l’année voulue (la liste des Années existantes pour le numéro de dossier choisi est accessible par <F4>),
Si le type est " Situation ", renseigner le mois voulu (la liste des Mois existants pour le numéro de dossier choisi est accessible par <F4>).
Si le dossier n’existe pas, la mention " Création d’un nouveau dossier " apparaît dans l’angle supérieur droit. S’il existe, c’est la mention " Modification d’un dossier existant " qui est visible, ainsi que la raison sociale, le code postal et la ville du dossier (sous le numéro de dossier). Dans le cas d'une modification de dossier, les monnaies de tenue des dossiers d'origine et de destination sont prises en compte c'est à dire que les montants sont convertis si nécessaire et que des écritures d'écart de conversion peuvent être éventuellement être générées automatiquement afin de conserver les équilibres.
Cliquez sur le bouton <Valider>.
Dans toutes les options de copie, si le dossier destination contient déjà des comptes, ils ne seront pas modifiés par la copie.
Si les comptes du dossier origine contiennent des soldes, ils seront remis à zéro dans le dossier destination.
Pour le dossier d’origine, sélectionnez le(s) type(s) de comptes à copier. Si le dossier d’origine existe, deux options de copie sont proposées (elles ne peuvent pas être activées ensembles mais peuvent être désactivées toutes les deux) :
Avec les soldes :
Tous les soldes des comptes (N-1 et N-2) sont copiés et vous pourrez éditer des balances (option " Dossier complet " à partir du dossier destination),
Pour copier les soldes de l’exercice N, cocher l’option " Génération des écritures de comptes " et renseigner le code journal, le numéro de folio et la période.
Avec décalage de N-1 vers N. Les soldes de l’exercice N-1 sont recopiés en N. Une génération des écritures correspondantes est obligatoire. Le code journal, le numéro de folio et la période doivent donc être renseignés.
Copie désignations étrangères
Les choix " Génération des écritures de comptes ", code journal, numéro de folio et période ne sont accessibles que si un dossier destination (en modification ou en création) a été déterminé.
Dans le cas où le dossier d'origine est protégé par une clé d'accès, possibilité de copie du plan comptable sans connaître la clé si les options "Copie avec soldes" ou "Copie avec décalage de N vers N-1" ne sont pas sélectionnées.
Si le dossier d'origine et le dossier de destination ne sont pas dans la même monnaie, l'application utilise des règles d'usage pour les conversions.
Cet outil permet de créer des dossiers de type :
Comptable,
Archive,
Situation,
Budget.
Vous pouvez ajouter un commentaire sur le dossier créé. Ce commentaire est visible en Gestion des situations.
Le dossier de destination :
Choisissez un numéro de dossier (la liste des Dossiers existants pour le type de dossier choisi est accessible par <F4>),
Sélectionner le type du dossier (Comptable, Archive, Budget, Situation),
Si le type est " Archive " ou " Budget ", renseigner l’année voulue (la liste des Années existantes pour le numéro de dossier choisi est accessible par <F4>),
Si le type est " Situation ", renseigner le mois voulu (la liste des Mois existants pour le numéro de dossier choisi est accessible par <F4>).
Si le dossier n’existe pas, la mention " Création d’un nouveau dossier " apparaît dans l’angle supérieur droit. S’il existe, c’est la mention " Modification d’un dossier existant " qui est visible, ainsi que la raison sociale, le code postal et la ville du dossier (sous le numéro de dossier). Dans le cas d'une modification de dossier, les monnaies de tenue des dossiers d'origine et de destination sont prises en compte c'est à dire que les montants sont convertis si nécessaire et que des écritures d'écart de conversion peuvent être éventuellement être générées automatiquement afin de conserver les équilibres.
onglet 1 : Le dossier d’origine pour l’exercice N.
Si vous ne désirez pas traiter l’exercice N, cochez l’option "Ne rien faire". Le dossier sélectionné doit exister et être différent du dossier de destination.
Le premier dossier correct sélectionné pour l’exercice N devient aussi par défaut celui utilisé pour les exercices N-1 et N-2. Si vous ne désirez pas traiter ces deux exercices il ne faudra pas oublier de cocher les options " Ne rien faire " pour ces deux exercices
Les écritures à copier du dossier origine peuvent désormais être issues d'une sélection de journaux cochés sur la liste affichée par <F2>.
la sélection s'effectue par la touche <+> et la désélection par la touche <->
Après fermeture de la liste par <OK>, le nombre de journaux sélectionnés est affiché sur la grille des paramètres de la copie.
Lorsque le dossier est sélectionné, les options de sélection des écritures apparaissent :
Sélection des écritures
Si vous ne voulez copier qu’un journal, renseignez son code (liste accessible par <F4>), sinon pour tous les journaux :
Le "Détail des écritures" recopie fidèlement l’ensemble des écritures sélectionnées.
Pour obtenir "Une écriture par compte et par période", il faut sélectionner l’option correspondante et renseigner le code journal ainsi que la période sur lesquels ces écritures vont être passées.
Pour obtenir "Une écriture par compte", il faut sélectionner l’option correspondante et renseigner le code journal.
Si vous voulez faire la copie sur une période précise déterminez-en le la fin,
Si vous saisissez une date de début pour sélectionner les écritures, les A nouveaux ne sont pas repris.
Avec les options "Une écriture par compte" et "Une écriture par compte et par période", les écritures saisies en devises sont gérées dans la monnaie de tenue du dossier source.
Dans le cadre d'une copie par compte (ou par compte et par période), vous avez la possibilité de créer une ligne analytique par centre.
Type d'écriture
Pour limiter la taille du dossier destination, la copie des pièces comptables du dossier d'origine (fichiers images associés aux factures) est optionnelle. Cochez cette option.
Onglets 2 3 : Les dossiers d’origine pour les exercices N-1 et N-2
Si vous ne désirez pas attacher d'archives , cochez l’option "Ne rien faire".
Si vous modifiez le dossier destination vous pouvez :
Faire un décalage, c’est à dire alimenter les soldes de l’exercice à traiter par copie des soldes de l’exercice précédent (option "Décalage de N vers N-1" ou "Décalage de N-1 vers N-2"),
Remettre les soldes des comptes à zéro avant la copie (option " Remise à zéro " dans le choix du "Type de copie").
Période utilisée :
Le choix de la période N comme période utilisée permet de sélectionner les écritures à partir desquelles les soldes seront calculés. Il est alors possible de renseigner, si nécessaire le code journal et les dates de début et de fin pour travailler à partir d’un journal précis sur une période donnée.
Onglet Récapitulatif
Le récapitulatif permet de vérifier les choix et donne un résumé de l’ensemble des informations sur les paramètres de la copie.
Il est possible de compacter le dossier de destination.
Onglet Options
Dans cet onglet sont présentées les possibilités de recodification :
Renuméroter les comptes
Renuméroter les journaux
Renuméroter les folios
Les paramètres de chaque type de recodification (comptes, journaux ou folios) sont à fournir dans un fichier indiquant l'ancienne et la nouvelle codification séparées par un point virgule.
Exemple des lignes pour le recodification des comptes :
01*;02*
01234567;0DUPOND
Type de copie
Il est possible de copier un dossier sur un autre dossier soit par addition des écritures, soldes soit par remise à zéro des écritures, soldes.
Pour valider la copie, cliquez sur le bouton correspondant <Valider>