Entrée en saisie

Avant d’entrer en saisie, vérifiez que vous avez bien créé le journal sur lequel vous voulez passer des écritures.

Présentation de l’écran

La grille de saisie est divisée en trois parties :

• En haut de l’écran, la session de saisie permet d’indiquer le journal, la période et le folio d’enregistrement des écritures.

• La partie médiane est la zone de saisie proprement dite. A l’ouverture d’un nouveau journal, la saisie s’effectue en première ligne. Lorsque vous avez rempli l’espace disponible, seules les dernières écritures enregistrées restent visibles. Sur un journal existant, les dernières écritures enregistrées sont affichées et la saisie s’effectue en dernière ligne.

• Le bas de l’écran est réservé à l’affichage des informations suivantes :

• Caractéristiques du compte imputé,

• Cumuls débits et crédits du folio.

La session de saisie

Elle est caractérisée par 3 informations : le code journal, la période et le n° de folio.

Code journal :

Les journaux de vente et d'achat ainsi que les journaux de trésorerie offrent des spécificités différentes.

• Tapez le code sur 3 caractères ou sélectionnez-le sur la liste affichée par <F4>. La liste comporte les journaux standards et les journaux spécifiques au dossier s’il en existe (avec par journal, le code, l’intitulé, le type et le compte de contrepartie associé).

• Avec <F2> Cegid Quadra Comptabilité vous permet aussi d’obtenir la liste des folios déjà ouverts avec le nombre d’écritures enregistrées. Ils sont classés par code journal, mois et numéro. En sélectionnant celui qui vous intéresse, vous passez directement en saisie des lignes.

Sur un journal de trésorerie, la touche <F5> qui solde l'équilibre à l'aide de 2 écritures "Total dépenses" et "Total recettes" peut être réactivée après modification du lot de saisie (et suppression préalable des 2 écritures imputées sur le compte de trésorerie).

Dès que le code journal est renseigné, vous pouvez lire sous ce code le type du journal (vente, achat...), ses caractéristiques (saisie sur pièce, sur bordereau,...).

Si vous avez associé un compte de contrepartie au journal, il est également affiché (numéro, intitulé, cumuls débit/crédit et solde) et vous pourrez obtenir des écritures de solde automatiques.

Période :

Indiquez le mois et l’année respectivement sur 2 chiffres.

Si la période est déjà ouverte, vous pouvez aussi la sélectionner sur la liste des périodes affichée par <F2> ou <F4>. Elles sont classées par mois et numéro de folio. Vous passez directement en saisie des écritures.

Si le journal est bloqué, un "B" rouge s'affiche entre le journal et la période.

Folio

Il est demandé uniquement si vous avez demandé la gestion multi-folio du journal.

Choisissez un numéro inutilisé pour ouvrir un nouveau folio. Si vous voulez ouvrir un folio existant, vous pouvez le sélectionner sur la liste affichée par <F2 >ou<F4>.

Vous rejoignez la zone " JJ " dans la partie médiane de l’écran. Si le folio comporte déjà des écritures, les totaux Débit/crédit correspondants sont affichés en bas de l’écran. La saisie de nouvelles lignes s’effectue sous les dernières écritures enregistrées.

Si vous avez choisi :

• Un journal par <F2>,

• Ou une période par la liste;

Et que le folio apparaît en " grisé ", c’est que vous avez par erreur supprimé la gestion multi-folio de ce journal. Il faut rétablir cette option dans la fiche journal.

Restrictions à l’entrée en saisie

• A la sélection de la période, l’entrée dans le journal peut être refusée dans 3 cas (vous obtenez le message correspondant en bas de l’écran) :

• Elle est antérieure au début de l’exercice,

• Elle est postérieure à la date limite de saisie,

• Elle est ouverte par un autre utilisateur dans un environnement réseau.

• A la sélection d’une période " clôturée " (la clôture est réalisée en Etat d’avancement proposé au menu Révision), un message vous signale que vous ne pouvez pas effectuer de saisies mais l’entrée en consultation du journal est autorisée.

• Si le journal est protégé par une clé d’accès, vous devez taper les 6 caractères de la clé pour entrer en saisie. Cette saisie de clé se fait " en aveugle " c’est-à-dire que les caractères saisis au clavier ne sont pas affichés à l’écran.