Gestion des messages

Il est possible d'ouvrir la fenêtre de gestion des messages sans passer par le menu Fichier en cliquant directement sur le bouton dans la barre d'outils verticale.

A l'ouverture de cette fenêtre, la liste des alertes en cours s'affiche automatiquement si nécessaire.

Barre d'outils

Visualisation des messages

Clôturer un ou plusieurs messages

Répondre à un message

Transférer un ou plusieurs messages

Transformer un message en cours en travail en cours

Afficher les messages mis en sommeil

Affecter d'une caractéristique à une sélection multiple de messages

Barre d'outils

Edition des messages

Filtres appliqués à la boîte de réception

F8 Numérisation

F5 Rafraîchissement vers le bas

Liste des collaborateurs en visualisation de message

Volet de visualisation permettant de laisser ou de supprimer la partie basse de la fenêtre.

Messages lus

Messages non lus

Marquer comme non lus

Marquer comme lu

Afficher les messages mis en sommeil

Visualisation des messages (boîte de réception)

Des options de présentation et de mise en forme peuvent être appliquées en visualisation des messages. Il s'agit notamment de l'affichage en gras des messages non lus (option activée par défaut), de la séparation des messages par une ligne horizontale, de la gestion de classeurs. Selon votre choix, rejoignez le menu Paramétrage, paramètres de l'ordinateur, onglet Gestion des messages 2.

Au démarrage de cegid quadra bureau et à chaque ouverture de la boîte de réception, l'existence de mails bloqués par l'anti spam est signalée par un message d'alerte proposant l'ouverture de QXspams.

Il existe 5 onglets pour gérer les messages :

Dans chaque onglet, le nombre de messages est affiché sur fond jaune dans le coin droit.

Lorsque la liste des messages en cours s'ouvre, le code collaborateur renseigné par défaut peut être :

• Soit le code du groupe auquel le collaborateur appartient (si dans QuadraParamétrage / collaborateur, l'option "Message en cours du groupe" est cochée.

• Soit le code utilisateur dans tous les autres cas

Partie haute

Elle donne une vision synthétique des messages en attente d'une réponse et aide au classement et au traitement des informations relatives à un message.

• Indication ou non d'une pièce jointe . Pour la lire, cliquez sur .

• Code couleur pour signifier si le message est lu (en vert) ou non lu (rouge). Pour cela, mettez un message en surbrillance puis cliquez sur pour le marquer non lu ou sur pour marquer comme lu.
  
  Si le volet de visualisation (icône ) est activé et lorsque vous vous placez sur un message non lu pendant environ 3 secondes, il passe automatiquement en mode lu. Vous pouvez le rétablir en mode non lu en cliquant sur l'icône .
  Si le volet de visualisation est désactivé, il suffit d'ouvrir le message en double cliquant dessus pour qu'il passe en mode lu.

• Si un mail reçu s'affiche en vert, il s'agit d'une confirmation de rendez vous. Par clic droit dessus, le menu contextuel propose 3 choix possibles pour le rendez vous : Confirmer, annuler ou modifier. Dans les 3 cas, QuadraBureau propose de clôturer le mail retourné par le client.

• • pour une confirmation, le passage sur l'agenda est automatique et le rendez vous est marqué du symbole "confirmé"

  • pour une modification, la fenêtre du rendez vous s'ouvre automatiquement pour permettre au collaborateur d'enregistrer les changements.

  • pour une annulation, le rendez vous est automatiquement supprimé.

• Le niveau de priorité des mails reçus est affiché par une icône (ex : pour une priorité haute)

• Repère de couleur indiquant au collaborateur son statut de destinataire :

• • blanc : Destinataire direct ("A")

  • Jaune : Destinataire en copie ("Cc")

  • Bleu : Destinataire en copie cachée ("Cci")

• Date et heure à laquelle le message a été envoyé.

• Nom du client. Sur cette colonne par clic droit, vous avez accès à un menu contextuel donnant des informations sur le client.

• Code client

• Téléphone. Sur cette colonne par clic droit, vous avez accès à un menu contextuel donnant la liste des n° de téléphone et des e-mail.

• Origine (expéditeur)

• Destinataire

• Colonne spéciale. Cette zone peut contenir l'un des codes suivants : code expert (en cabinet) ou code représentant (PME) de la fiche client ou code portefeuille ou code collaborateur.
  Pour permettre l'enregistrement automatique de cette information dans le message, il faut avoir correctement renseigné la rubrique correspondante dans cegid quadra paramétrage/Menu Paramétrage, constantes générales, onglet Divers).

• Colonne "type de message"
  Pour une meilleure différenciation des messages, un code couleur est attribué aux différents types de messages
  Texte
  Fax
  Message interne
  E-mail
  Courrier

Il vous est possible de redimensionner les colonnes en utilisant la double flèche obtenue avec la souris sur la bordure d'une colonne. Cette modification sera mémorisée et les colonnes apparaîtront à la prochaine entrée dans la gestion des messages telles que vous les avez définies la fois précédente.

Il est possible d'afficher les messages du plus récent au plus ancien ou inversement. Cet ordre est mémorisé.

Un message urgent apparaît en rouge. (Cf Insérer un nouveau message pour le définir comme urgent).

Messages confidentiels

Voir aussi : Menu Paramétrage, choix Paramétrage des mails de l'utilisateur pour une gestion affinée de la confidentialité sur les mails.

Si un collaborateur reçoit des messages confidentiels (Cf. cegid quadra paramétrage, menu "Paramétrages, Collaborateurs", onglet "QBureau"), ces messages sont visibles uniquement par ce collaborateur (indépendamment de toute notion de groupe ou de liste). Les messages confidentiels sont affichés sur fond vert. Un message confidentiel clôturé est aussi invisible pour les autres utilisateurs dans l'historique des messages (Cf. Informations clients).

Il est possible de lever la confidentialité d'un message en le modifiant ou, après clôture, dans l'historique des messages. Par contre, dans les messages multiples, les messages confidentiels sont pris en compte pour le calcul du nombre de messages par client.

Partie basse

Lorsque vous cliquez sur un des messages dans la partie haute, l'intitulé du message apparaît dans cette partie inférieure dans le cadre gauche et la réponse qui en a été faite apparaît dans le cadre droit.

Vous pouvez choisir de ne pas faire apparaître le cadre droit sur la fenêtre de gestion des messages. Dans ce cas, cliquez sur l'icône . Cliquez sur cette même icône pour faire réapparaître ce cadre.

Cette partie basse peut être redimensionnée en hauteur et en largeur grâce à la double flèche obtenue en plaçant la souris entre les parties inférieure et supérieure de la fenêtre.

S'il y a des pièces jointes, leur nom apparaît sous l'intitulé du message. Vous pouvez ouvrir les pièces jointes à partir d'ici en double cliquant dessus.

Par clic droit, vous obtenez un menu contextuel donnant la possibilité de  :

1. • ouvrir la pièce jointe

   • imprimer

   • enregistrer sous

   • enregistrer tout (à utiliser dans le cas où un mail contient plusieurs pièces jointes)

   • enregistrer dans la fiche client permettant d'archiver la pièce jointe dans un chapitre Documents de la fiche client.

   • enregistrer dans... (permettant de rattacher des documents aux fiches clients et intervenants, aux dossiers comptables ainsi qu'aux dossiers de paie).

Entre la partie haute et la partie basse

Les caractéristiques du message sont rappelées :

• L'expéditeur

• Le destinataire

• La nature du message

• La date et l'heure du mail envoyé

• La date et l'heure du mail reçu

• L'intermédiaire s'il y a eu transfert

Vous avez la possibilité d'éditer ou d'importer dans Excel la liste de la boîte de réception dans laquelle vous êtes en cliquant sur le carré bleu à gauche de la colonne "Date" ou en utilisant la combinaison de touches <Ctrl+Maj+F1>.

Le raccourci clavier "/" permet de lancer les fonctions "Répondre à un message" et "Répondre à un mail".?

S'il s'agit d'un mail, l'adresse mail utilisée par l'expéditeur s'affiche lorsque le pointeur de la souris est positionné sur le bouton <A> affiché en rose.

Différentes icônes permettent (en cliquant dessus) de connaître le destinataire direct et éventuellement les destinataires en copie . Un repère de couleur distingue le type de destinataire du mail, copie (Cc) ou copie invisible (Cci).

Si une pièce est jointe au message, cliquez sur pour ouvrir la pièce jointe.

Clôturer un ou plusieurs message(s)

Si le problème du client est résolu ou si le message en cours n'a plus raison d'attendre une réponse, il doit être clôturé, c'est à dire qu'il est extrait de la liste des messages en cours et qu'il est archivé dans l'historique des messages.

  Clôture d'un message

 Pour cl

ôturer un seul message, sélectionnez le message et cliquez sur le bouton ou   faites un cliquer-glisser du message sélectionné sur ce même bouton (vous devez voir apparaître une main). Le raccourci clavier <Suppr> permet également de clôturer un ou plusieurs message(s).

  Clôture de plusieurs messages

•  Il est possible de sélectionner plusieurs messages pour les clôturer simultanément. Il suffit de les pointer dans la liste des messages en attente. Pour pointer les messages, il faut en sélectionner un puis utiliser au choix :

• • La touche <+> (la touche <-> permet de dépointer un message pointé par erreur). La touche <F8> vous donne la liste des options.

  • Un clic sur le carré gris situé à gauche de la ligne. Cette même action dépointe un message pointé par erreur.

• Faites ensuite un cliquer-glisser vers la zone (vous devez voir apparaître une main). Le raccourci clavier <Suppr> permet également de clôturer un ou plusieurs message(s).

• Il vous est proposé le transfert des messages sélectionnés ou seulement du message courant.

• Dans le cas où vous clôturez les messages sélectionnés, cegid quadra bureau vous offre la possibilité de saisir une réponse et une remarque commune à ces messages.

Lorsqu'un mail réceptionné comporte une pièce jointe, il est possible d'archiver la pièce jointe dans un chapitre Documents de la fiche client. Pour cela, il suffit d'ouvrir le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, de sélectionner le choix "Enregistrer dans la fiche client" et de choisir le chapitre de destination en renseignant les caractéristiques du document.

Il est possible d'enregistrer une nouvelle adresse mail dans la fiche client. L'adresse est enregistrée sur la page 1/3 de la fiche client si la rubrique est vide. Sinon, elle est ajoutée sur l'onglet Interlocuteurs / Tel-emails.

Pour voir le(s) message(s) clôturé(s), rejoignez l'historique du collaborateur ou menu Fichier.

Répondre à un message

• Se positionner sur le message puis cliquer sur le bouton <Répondre> dans la barre d'outils à droite de la boîte de réception.

• Cette fonction peut également être lancée par les raccourcis claviers <R> ou </>

• La réponse à un message interne fait apparaître 2 boutons supplémentaires dans la barre d'outils :

• • pour message urgent

  • pour une demande d'accusé réception

• Si le message interne initial ne contient pas de pièce jointe, vous pouvez en ajouter une à la réponse en cliquant sur l'icône

Transférer un ou plusieurs messages

Cette fonction concerne les message internes

• Pour pointer un seul message, il faut le sélectionner. Pour le transférer, utilisez le menu contextuel obtenu par clic droit. Il disparaîtra alors de la liste des messages courants du collaborateur d'origine.

• Dans le cas où vous sélectionnez plusieurs messages, utilisez au choix :

• • La touche <+> (la touche <-> permet de dépointer un message pointé par erreur). La touche <F8> vous donne la liste des options.

  • Un clic sur le carré gris situé à gauche de la ligne. Cette même action dépointe un message pointé par erreur.

• Toujours dans le cas d'un transfert de plusieurs messages, utilisez le cliquer-glisser vers un code collaborateur. Vous aurez le choix de transférer les messages sélectionnés ou seulement le message courant.

Cas d'un transfert régulier vers le même collaborateur

• Pour transférer un message, il suffit alors d'effectuer un Cliquer/Glisser vers l'initiale du collaborateur.

Cas d'un transfert ponctuel vers d'autres collaborateurs

• Effectuez un Cliquer/Glisser vers .

• Si vous souhaitez conserver le message transféré, cochez la case "Conserver le message d'origine".

Cas d'un transfert de message vers les travaux en cours, vers le planning

• Pour transférer un message dans les travaux en cours ou dans le planning, il suffit de placer le curseur de la souris sur le message, de faire un cliquer/glisser vers l'icône ou . Le message sera alors supprimer de son emplacement initial sauf pour le planning

• Pour un transfert de message vers le planning, le contenu du message est reporté dans le mémo de l'activité.

Cas d'un transfert de messages par mail

• Pour pointer un seul message, il faut le sélectionner. Pour le transférer, cliquez sur ou activez le choix sur le menu contextuel affiché par clic droit sur le message sélectionné. Sur la fenêtre du nouveau mail, la mention "Tr" apparaît dans l'objet.

• Pour effectuer une multi sélection de mails comportant des pièces jointes, sélectionnez les mails à la souris ou au clavier (une coche verte signale les mails sélectionnés).

• • Sur la fenêtre du nouveau mail, on retrouve à la rubrique "Fichier(s)", un fichier "eml" par mail transféré et chaque pièce jointe des autres messages. En cas de doublon, les pièces jointes sont numérotées.

Transformer un message en cours en travail a réaliser

Vous avez la possibilité de transformer un message en cours en travail à réaliser.

Pour cela, mettez en surbrillance le message et effectuez un cliquer-glisser vers l'icône .

Le message est déplacé et non copié.

Afficher les messages mis en sommeil

• Les messages mis en sommeil s'affichent par le bouton et sont de couleur mauve.

• Lorsqu'un message mis en sommeil arrive à la date programmée,

• • il est réaffiché en gras sur la boîte de réception et conserve sa couleur mauve

  • un indication "Retour de mise en sommeil" apparaît dans le volet de prévisualisation

• A l'ouverture d'un message revenu d'une mise en sommeil, l'option de "Mise en sommeil" est automatiquement désactivée.

Retour d'un message mis en sommeil :

la date de redirection est actualisée en fonction de la date du retour de mise en sommeil.

Affecter une caractéristique à une sélection multiple de messages

• Après avoir sélectionné plusieurs messages, vous pouvez affecter une même caractéristique aux messages sélectionnés :

• • par clic droit sur la sélection de message, choisissez "Opération sur sélection"

  • plusieurs caractéristiques sont proposées : Multi opérations (dans ce cas, cochez plusieurs caractéristiques) / Affectation au client.../ Urgents / Non urgents / Confidentiels / Non confidentiels / Mise en sommeil / Réveil / Imprimer.