Gestion des classeurs

Cette présentation de la boîte de réception des messages permet de classer les messages dans une arborescence à un ou plusieurs niveaux.

Pour activer cette présentation, cochez l'option "Activer la gestion des classeurs" dans les paramètres de l'ordinateur, onglet "Gestion des messages 2", dans la rubrique "Présentation et mise en forme". Dans ce cas, la boîte de réception se présente en 2 parties avec l'arborescence des classeurs sur la partie gauche avec 2 branches principales :

• "Boîte de réception" contenant la totalité des messages

• "Non classés" contenant uniquement les messages qui n'ont pas été organisés dans un classeur

Création des classeurs

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur "Boîte de réception" dans la partie gauche

• Le nouveau classeur prend place dans l'arborescence. Il reste à saisir un intitulé

• Pour créer d'autres classeurs de 1er niveau, refaites la même manipulation

• Pour créer des sous classeurs, placez vous sur le dernier niveau créé

• Pour supprimer un classeur, il suffit de le sélectionner et d'utiliser la touche <Suppr>. A noter que la suppression d'un classeur ne supprime pas les messages. Ces derniers restent accessibles dans la boîte de réception.

Propriétés des classeurs

• Les propriétés des classeurs sont accessibles par le bouton droit de la souris. Elles vous permettent de :

• • modifier l'intitulé du classeur

  • sélectionner les types de messages (appel téléphonique, fax, message interne, e-mail, courrier et message ASP) à placer automatiquement dans le classeur. Si aucun type de message n'est coché, tous les types de messages sont pris en compte.

  • spécifier la provenance des messages sur les onglets correspondant aux différents types d'émetteurs possibles (clients, fournisseurs, intervenants, prospects, autres choix).
    Pour les messages en provenance des clients, vous pouvez sélectionner les clients en fonction des affectations, des états clients ou des codes clients. Si plusieurs caractéristiques sont cochées, la "méthode d'utilisation" permet de spécifier si chaque critère ou un seul des critères doit être rempli.

• L'onglet "Autres choix" permet d'enregistrer jusqu'à 10 mots clés pour obtenir un classement automatique des messages reçus.

Afficher / Masquer les classeurs

• Cliquez sur le symbole de fermeture de la barre de titre pour masquer les classeurs

• Pour les réafficher, ouvrez le menu contextuel par clic droit sur l'onglet "Boîte de réception" et décochez l'option "Masquer" (ou fermez puis ouvrez à nouveau la fenêtre de gestion des messages).

Le classeur "Mes archives"

• Ce classeur est destiné à recevoir les messages que vous souhaitez conserver facilement accessibles à partir de votre boîte de réception (pour un caractère informatif par exemple) mais qui n'attendent pas de réponse.

• Chaque collaborateur organise librement son classeur "Mes archives" en créant des sous classeurs par clic droit, choix "Nouveau classeur".

• Le chapitre "Mes archives" s'alimente par glisser/déplacer d'un message de la boîte de réception.

• • le message est alors clôturé et passe dans l'historique des messages

  • une copie est stockée dans une base spécifique au collaborateur

  • la pièce jointe éventuelle associée au message est également dupliquée dans un répertoire spécifique au collaborateur

  • de ce fait, les éléments du classeur "Mes archives" sont uniquement accessibles au collaborateur.

• Il est possible de rediriger un élément des archives vers la boîte de réception (cette redirection est sans incidence sur le message initial qui reste l'historique des messages).

• Par clic droit sur le menu contextuel, vous pouvez supprimer ou renommer un sous classeur.

L'arborescence des classeurs de la boîte de réception peut être réorganisée à la souris par "glisser/déplacer".

Le bouton permet de limiter le nombre des éléments affichés en fonction de différents critères (date d'origine, date archive, type d'élément...).