Paramétrage

Ce module appartient aux Tiers

Avant d'entreprendre efficacement la gestion des règlements, vous devez :

1. Modifier la fiche dossier pour activer la gestion des règlements fournisseurs et/ou la gestion des règlements clients, ainsi que les traitements complémentaires (disquettes de virements, LCR magnétiques et/ou édition des traites),

2. Mettre en place le fichier des modes de paiements,

3. Vérifier la définition des journaux utilisés en gestion des règlements (coordonnées de la banque sur le journal de trésorerie correspondant),

4. Saisir sur les comptes de tiers, les modalités habituelles de règlement.

L'enregistrement de tous ces éléments s'effectue au menu Paramétrage.

Aménagement de la fiche dossier

Les options de paramétrage du module Tiers se trouvent en page 4 de la fiche dossier "Modules".

Suivi tiers clients :

C'est l'indicateur qui conditionne la gestion des règlements clients. Il permet l'enregistrement des échéances dès la saisie des factures de vente, puis lors du règlement effectif, la création automatique des écritures de règlement, le lettrage des comptes clients.

• Paiements magnétiques : choisissez Aucun/LCR ou Prélèvement

• • dans le cas d'un prélèvement, les rubriques SEPA sont accessibles.

  • Cliquez sur le bouton pour lancer QSepa.

  • Après avoir créé les mandats et prévenu les clients, cliquez sur "Activer le format SEPA".

  • Voir aussi : Documentation produit et Sepa dans le menu "?" du module QSepa.

• Edition des traites papier : Ce traitement optionnel de la gestion des règlements clients, permet de d'imprimer les traites à envoyer à vos clients.

• Contrôle référence tiré : L'indication d'une référence tiré conditionne parfois le paiement d'une échéance. L'option de contrôle proposée ici permet de rejeter les paiements dont la référence n'est pas composée exclusivement de chiffres, lors de la génération des paiements (LCR clients).

• LCR : Ce traitement optionnel de la gestion des règlements clients, permet de constituer des disquettes de LCR magnétiques à envoyer à votre banque.

• Suivi multi échéances : Vous pouvez paramétrer l'enregistrement multi échéance (option à cocher).

Décochez l'option si vous souhaitez faire une saisie en mono échéance.

Suivi tiers fournisseurs :

C'est l'indicateur qui conditionne la gestion des règlements fournisseurs. Il permet :

• A la saisie des factures d'achat, l'enregistrement des échéances

• Lors du règlement effectif, l'édition des lettres de paiement fournisseurs, la création automatique des écritures de règlement et le lettrage des comptes fournisseurs.

• Virements : Pour constituer des disquettes de virements à envoyer à votre banque, cochez l'option "Virements".

• Suivi multi échéances : Vous pouvez paramétrer l'enregistrement multi échéance (option à cocher).

Décochez l'option si vous souhaitez faire une saisie en mono échéance.

Option "Les suivis multi échéances sont conditionnés par les codes libellés automatiques"

Vous pouvez conditionner l'enregistrement des échéances selon le libellé automatique de l'écriture comptable en cochant l'option correspondante. L'option est active en mono ou multi échéances.

Il reste ensuite à paramétrer les codes libellés automatiques utilisés et à cocher la case "Suivi de la date d'échéance".

Option "compensation clients/fournisseurs sur code regroupement"

Cochez cette option pour exploiter un code regroupement comme base des opérations des règlements après compensation des factures clients.

Si l'option est active, le code regroupement est proposé comme critère de filtre des factures (via le bouton disponible à droite du bouton <Aide au pointage>.

Les banques : Aménagement de la fiche journal

Les banques sont identifiées par Quadra TIERS par le biais du journal de trésorerie (type "T") correspondant.

Si votre entreprise dispose de plusieurs comptes en banque (dans le même établissement ou dans des établissements différents), vous devez créer un journal par compte en banque.

Sur la fiche d'un journal de trésorerie, Cegid Quadra Compta vous permet de saisir vos coordonnées bancaires qui sont exploitées par le module Tiers. Ces renseignements sont indispensables si vous souhaitez envoyer à la banque des disquettes de virement fournisseurs ou de LCR clients.

Domiciliation/ RIB :

• Vous disposez de 30 caractères pour enregistrer la domiciliation de la banque.

• Le RIB peut comporter ou non des blancs séparateurs entre le code banque, le code agence, le n° de compte et la clé. Cegid Quadra Comptabilité contrôle la cohérence du RIB par rapport à la clé, et le cas échéant, affiche un message d'alerte.

Émetteur :

Sur 6 chiffres, le n° d'émetteur vous est communiqué par votre banque lorsque vous demandez à effectuer des opérations de transfert sur disquette.

Les modes de paiement

Avec le module optionnel Quadra TIERS, l'onglet "Paiement" du paramétrage du plan comptable est accessible pour un compte fournisseur si vous avez demandé le suivi des règlements fournisseurs pour le dossier, et pour un compte client si vous avez demandé le suivi des règlements clients.

• Elle est affichée automatiquement en fin de saisie de la page principale ou par <Alt+2> (ou <Ctrl + PgDown>) à partir de n'importe quelle zone de la page principale.

• Elle permet de saisir les conditions habituelles de paiement. Elles vous seront proposées à l'enregistrement d'une nouvelle facture de vente ou d'achat.

Mode de paiement :

Tapez le code du mode de paiement sur 4 caractères.

Nombre de jours / Le / Départ le :

Ces renseignements permettent d'obtenir le calcul automatique de l'échéance d'une facture.

Domiciliation / RIB :

• Ces 2 lignes de 30 caractères permettent d'enregistrer les coordonnées bancaires du client ou du fournisseur. Elles sont nécessaires si vous voulez effectuer le transfert en banque des paiements (virements fournisseurs ou LCR clients par disquette).

• Le RIB peut comporter ou non des blancs séparateurs entre le code banque, le code agence, le n° de compte et la clé. Cegid Quadra Comptabilité contrôle la cohérence du RIB par rapport à la clé, et le cas échéant, affiche un message d'alerte.

Pour les comptes fournisseurs, 3 options apparaissent en supplément dans le plan comptable :

Cegid Quadra Comptabilité gère les règlements aux fournisseurs faisant appel à une société d'affacturage pour encaisser leurs créances. Dans ce contexte 2 comptes fournisseurs doivent être créés :

- un compte fournisseur "fictif" correspondant à la société d'affacturage

- le compte du fournisseur proprement-dit

Lors de la saisie des règlements fournisseurs, les virements (ou les lettres de paiement) sont adressés à la société d'affacturage. Par contre, c'est le compte fournisseur qui est mouvementé à la génération des écritures de règlement.