Plans de facturation

Ce module appartient à la facturation

La mise en place des plans de facturation permet d'enregistrer à l'avance les mois de facturation des clients. Par la suite, vous lancerez chaque mois la fonction Préparation des factures et vous obtiendrez les factures correspondantes sans avoir eu à les saisir.

Le plan de facturation est automatiquement mis à jour dans la fiche Client correspondante de QuadraCLIENT (Chapitre "Eléments de facturation", page "Plans de facturation").

La fenêtre du plan de facturation se découpe en différentes parties :

• Sélection du client,

• Plan de facturation,

• Détail du prix pour chaque article,

• Intitulés et désignation de chaque article,

• Calendrier

L'affichage du calendrier peut ralentir l'affichage des plans de facturation. Dans ce cas, décochez l'option "Afficher le calendrier", notamment pour naviguer d'un plan de facturation à l'autre. En cochant à nouveau cette option, le plan de facturation correspondant s'affichera.

Sélection du client

• Sélectionnez le client soit par son numéro, soit par son identifiant. (L'icône permet d'accéder à tout moment à sa fiche client)

• Si une lettre de mission a été créée, ses informations sont présentées ici.
  Il est possible de comparer les honoraires prévisionnels saisis sur la lettre de mission et le total annuel facturé via le plan de facturation.
  

  ♦ Pour se déplacer d'un client à l'autre, utilisez le sélecteur tout en bas de la fenêtre.   ♦ Vous avez la possibilité de spécifier un lot de clients à traiter grâce aux critères de sélection habituels (Expert, Portefeuille…) et à des critères spécifiques au traitement effectué.   ♦ Un groupe de 3 icônes (en bas de la fenêtre) est associé à ces possibilités de sélection : — La 1ère icône permet de définir les paramètres de sélection des clients Il s'agit de la fenêtre de sélection des clients accompagnée de critères spécifiques au traitement effectué : "Client avec plan". — La 2ème icône annule la sélection en cours — La 3ème icône affiche la liste des clients sélectionnés sur une fenêtre indépendante. Lorsque la liste est affichée, il est possible de conserver la fenêtre au premier plan après avoir coché l'option correspondante, de la redimensionner et d'accéder directement à l'élément recherché en double cliquant sur la liste

• Lorsqu'une sélection est active, les icônes passent au vert et le titre de la fenêtre de traitement comporte la mention [Liste limitée]. La limitation s'applique à tous les modes de sélection des clients :

• Déplacements de client en client avec les boutons correspondants

• Options "Afficher les clients" et "Afficher les clients sortis" affichées par clic droit sur les rubriques d'appel du client (Code et identifiant).

• 3 indicateurs de suivi s'affichent : (en cas d'absence de ces éléments, il n'y a pas d'élément à analyser)

• = date de signature de la lettre de mission

•   = lettre de mission sans date d'entretien ou signature

• = date de saisie de la dernière ligne de temps passés

• = date de la dernière facture enregistrée

• Le cadre "Eléments de facturation" affiche les conditions de paiement du client.

• Le cadre "Informations lettre de mission" est affiché lorsqu'une lettre de mission existe.
  Le volume des écritures correspond au cumul des écritures "Ventes", "Achats", "Banques" et "OD" renseignées sur la lettre de mission.

Plan de paiement

Il n'y a aucune limite au nombre d'articles saisis sur le plan de facturation d'un client.

Code article :

Le code article saisi dans cette rubrique doit exister. Affichez la liste des codes disponibles par <F4>. A noter que la modification d'un article inactif n'est pas autorisée.

Mois de facturation : Décochez, à l'aide de la touche <Suppr>, les mois pour lesquels la facturation ne doit pas être réalisée. Ces mois peuvent être à nouveau cochés grâce aux touches "x" ou "+".

Date fin :

Indiquez la date à laquelle la facturation automatique prend fin.

Détail du prix

Cette partie de l'écran est accessible seulement si un article est sélectionné dans le plan de facturation.

A partir de :

Par défaut, cette rubrique est renseignée par le mois et l'année courants, si cela ne vous convient pas, modifiez cette date.

Quantité :

Cette rubrique est accessible uniquement pour les articles dont le code unité est "0" (Quantité * Montant).

Il est possible aussi de saisir une quantité théorique (prévisionnelle) pour les articles de production. Elle sera mentionnée en édition simple des plans de facturation, sur l'échéancier client missions et sur l'édition des plans de facturation valorisés par mission.

Art. :

Accessible uniquement si le code unité de l'article est différent de "C", "S" ou "T".

Pour tenir compte du prix saisi dans la fiche article, cochez cette rubrique a l'aide de n'importe quelle touche du clavier en dehors de "N" et <Suppr> qui permettent de décocher la rubrique. Si, cette rubrique est cochée, la colonne suivante (Montant/ Prix unitaire/ %) n'est plus accessible.

Montant/ Prix unitaire / % :

Cette colonne est accessible uniquement si :

• Le code unité de l'article est différent de "C", "S" ou "T",

• Et si la rubrique "Art." n'est pas cochée.

Dans le cas d'un article dont le code unité est "0" (Quantité * Montant), cette colonne permet de renseigner le prix unitaire; pour un article de code "%", c'est le pourcentage. Pour tout les autres articles, c'est le montant qui est à renseigner ici.

Vérifiez que le montant renseigné ici correspond bien au type de prix (HT ou TTC) saisi dans la fiche article.

Euro :

Accessible uniquement si le code unité de l'article est différent de "C", "S" ou "T".

Pour une période donnée (définie grâce à la rubrique "A partir de"), tous les montants des articles doivent être dans la même monnaie. Si ce n'est pas le cas :

• L'utilisateur en est averti au cours de la préparation des factures pour cette période,

• Les factures préparées seront celles qui contiennent :

• Une seule monnaie,

• La même monnaie que la première facture préparée.

Mission :

Renseignez cette rubrique avec une mission ponctuelle, ou avec une mission récurrente non millésimée. La liste des missions déjà affectées au client peut être affichée par <F4>.

Le code de la mission type doit exister, c'est à dire qu'il a été créé dans Cegid Quadra Paramétrage.

Saisir un code qui n'est pas encore affecté à un client permet de créer automatiquement la mission client correspondante :

• Le message "Mission client à créer apparaît en jaune sur fond rouge en haut à droite de la fenêtre,

• Une fenêtre de création s'affiche avec trois choix :

• "Créer et modifier" pour ouvrir la fenêtre de paramétrage des missions clients sur la mission automatiquement créée afin de la modifier,

• "Créer", pour la création automatique de la mission par défaut sans ouvrir la fenêtre de paramétrage des missions clients,

• "Annuler", pour ne pas créer cette mission.

Cette création automatique génère aussi bien des missions ponctuelles que de missions récurrentes millésimées. Toutefois, pour pouvoir générer une mission millésimée, les rubriques "Date fin" et "A partir de" doivent être préalablement renseignées. La création de missions millésimées est utile dans les cas suivants :

• Si des factures sur des exercices différents se chevauchent,

• Pour des exercices dont la durée est supérieure à 1 an (créations de sociétés, fusions, …).

Reg. :

Dans cette colonne saisissez si nécessaire les codes de regroupements. Pour éditer sur une même facture plusieurs articles, donnez leur le même code de regroupement. Par contre, si vous souhaitez répartir des articles sur des factures différentes, utilisez cette colonne pour assembler les articles souhaités.

Intitulés et désignation

Cette partie de l'écran est accessible seulement si un article est sélectionné dans le plan de facturation.

Par défaut, l'option "Utiliser les intitulés et désignations de la fiche article" est cochée. Si vous désirez, utiliser d'autres libellé et/ou désignations :

• Décochez cette option,

• Puis, en fonction des besoins,

• saisissez le libellé souhaité dans les 4 lignes prévues à cet effet,

• saisissez les désignations avant et/ ou après.

Calendrier

Situé en bas de la fenêtre, il permet de visualiser le total des montants facturés chaque mois.

• Au dessus du calendrier sont précisés le "Code article" et le "Code unité" de l'article en cours de visualisation, ainsi que le total pour l'année courante.

• Le premier mois affiché est le mois courant.

• Si la première année affichée n'apparaît pas en entier à l'écran, elle est affichée en bleu.

• Pour visualiser des mois antérieurs ou postérieurs à la période présentée, utilisez les boutons situés de part et d'autre du calendrier.
  

• Un clic sur un des mois contenant un montant affiche la liste du détail des tarifs appliqués à l'article pour cette période.

Dans le calendrier, le code couleur est le suivant :

• les lignes en noir correspondent à l'article en cours de visualisation,

• les lignes en bleu matérialisent la mission non récurrente ou récurrente millésimée. Dans le cas de d'une mission récurrente dont le millésime n'a pas été précisé, le millésime est automatiquement calculé en fonction de l'année.

• Les lignes en rouge correspondent au total de la facture.

Un "F" en rouge et en gras indique que le code article apparaît effectivement dans la facture.

Un "F" marqué d'une croix indique que la ligne a été préparée mais qu'elle a été supprimée manuellement.

Un "?" indique que la quantité ou le prix est à saisir au cours de la préparation. Si ce symbole apparaît sur une ligne de totalisation (couleur rouge), au moins un des articles du plan est dans ce cas.

Bouton <RIB clients…>

En cliquant sur ce bouton, vous affichez la liste des RIB.

Lorsque la liste concerne tous les clients (aucun client n'a été présélectionné), elle comporte le nom, le code postal et la ville des clients et la domiciliation, le code postal et la ville des banques.

Lorsque la liste concerne un seul client, elle comporte l'adresse complète des banques.

Le bouton <Imprimer> permet d'envoyer la liste vers Excel.

Dupliquer le plan

Ce bouton permet de copier le plan affecté à un client vers un autre client afin d'éviter de recommencer une saisie fastidieuse. Dans la fenêtre qui s'affiche, le client servant d'origine est renseigné par défaut par le client courant. S'il ne vous convient pas changez le ou sélectionnez le par une des listes affichées par <F4>. De la même façon, sélectionnez le client destinataire.

Pour recopier le plan à partir d'une date donnée renseignez la rubrique "A partir de" avec 2 chiffres respectivement pour le mois et l'année. Pour remettre les montants à zéro, cochez cette option.

Lorsque la copie est finie, Quadra GI revient sur le plan de facturation sur le client destinataire. Pour rester sur le plan de facturation initial en fin de copie, cochez l'option correspondante.

Si le client destinataire possède déjà un plan de facturation, il est demandé à l'utilisateur comment doit se dérouler la copie :

• Supprimer tout, c'est à dire, remplacer tout le plan de facturation existant,

• Supprimer les doublons, c'est à dire, ajouter au plan existant :

• Les articles présents sur le plan d'origine et absents du plan de destination,

• Les articles présents dans les deux plans, en remplaçant ceux du plan de destination.

• Conserver les articles existants, c'est à dire, ajouter au plan existant uniquement les articles présents sur le plan d'origine et absents du plan de destination,

• Annuler, pour abandonner la duplication du plan.

Echéancier

Ce bouton permet d'afficher un échéancier par client.

Impression

Ce bouton permet de faire une édition simple du plan de facturation.

Pour réaliser une édition valorisée par mission, utilisez le choix correspondant au menu "Paramétrage, Editions des plans".

Les clients sortis du cabinet sont repérables dans les éditions des plans de facturation :

• Par la mention "Sorti" en début de ligne pour une édition sur imprimante.

• Par la mention "Sorti" en vis à vis de l'intitulé du client et par une icône en début de ligne pour une édition à l'écran.