GénéralitésCollaborateurs
Les collaborateurs sont les utilisateurs des produits Quadratus au sein du cabinet.
Pour sélectionner un collaborateur, renseignez la rubrique "Code collaborateur" ou choisissez-en un dans la liste affichée par <F4>.
Par défaut, la fenêtre s'ouvre sur le premier collaborateur de la liste.
Un mot de passe peut être associé au collaborateur. Il permet notamment de sécuriser l'accès aux applications Quadratus (par exemple, gestion de la confidentialité dans Quadra COMPTA). Si un mot de passe est effectivement associé au collaborateur, 10 "?" sont affichés dans la rubrique correspondante. Si un mot de passe existe, il n'est pas possible de le changer dans quadra PARAMETRAGE.
Il est possible de créer un mot de passe pour le collaborateur dans Quadra PARAMETRAGE, mais cela n'est pas conseillé car la saisie ne se fait pas en aveugle. Il vaut mieux réaliser cette opération, ou le changement de mot de passe, dans Quadra BUREAU.
La fenêtre de paramétrage des collaborateurs est découpée en 6 onglets.
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Fonction de duplication d'un collaborateur
Un code collaborateur peut aussi permettre de définir des groupes de collaborateurs (par exemple SOC pour les collaborateurs spécialisés dans le domaine social). Dans ce cas, il faut cocher l'option collaborateur fictif.
Les codes chefs d'équipe et groupe peuvent être sélectionnés dans la liste affichée par <F4>. Le "Code groupe" doit être renseigné avec un collaborateur fictif.
Les affectations peuvent être renseignées librement, toutefois certains codes peuvent être utilisés préférentiellement :
"EXC" (pour expert),
"POR" (pour portefeuille),
"COL" (pour collaborateur),
"*" (pas de famille définie), c'est la valeur par défaut à la création du collaborateur.
Remarque ! :
Un collaborateur peut recevoir des affectations multiples. Par exemple, il peut être défini à la fois "Portefeuille" et "Social".
Ces codes peuvent être saisis en majuscule ou minuscule. Ils permettent d'afficher une liste réduite à l'un ou l'autre des types de collaborateurs. Par exemple, dans la fiche CLIENT, les affectations dans la page "2/3" du chapitre "Généralités" sont limitées de cette façon (la liste des Experts affichée par
<F4> ne contient que les collaborateurs dont le code famille est "EXC" ou "*".
L'agence d'appartenance est affichée dans la liste des collaborateurs. La liste des agences existantes est affichée par <F4>, c'est en fait la liste des destinataires pour le transfert.
Dans Quadra BUREAU, il est possible d'enregistrer des messages ou des travaux à réaliser pour les collaborateurs fictifs mais pas pour des collaborateurs pour lesquels la date du jour est supérieure à la date de sortie de l'entreprise.
Pour obtenir l'onglet "Planning/agenda", cochez l'option "avec planning/agenda" si le planning du collaborateur n'est pas encore défini.
L'option "Le collaborateur peut il modifier son mot de passe ?" est cochée par défaut signifiant que la modification du mot de passe est autorisée. Décochez l'option pour interdire la modification de son mot de passe par le collaborateur lui même dans QuadraBureau.
Vous pouvez ajouter la photo du collaborateur en cliquant sur le bouton <Ajouter une photo> en mode modification puis recherchez ensuite le fichier correspondant sur le système.
Pour préserver les performances du système, il est conseillé de privilégier les photos au format JPEG (jpg).
les manipulations sur une photo existante s'effectuent au clavier (<ctrl+inser> pour modifier et <ctrl+suppr> pour supprimer)ou à la souris après avoir cliqué sur la photo pour afficher les icônes de modification et de suppression.
l'option "le collaborateur peut-il modifier les mots de passe et sa photo ?" est à cocher si vous autorisez vos collaborateurs à enregistrer eux-mêmes leur photo ou à l'actualiser dans QuadraBureau.
L'option "Administrateur DSN" est visible uniquement si vous possédez la licence QuadraClient. Elle permet d'accorder à un collaborateur les droits d'administrateur pour faire la mise à jour du module ainsi que la gestion des options communes à tous les dossiers. Ainsi, lors de la mise à disposition de nouvelles versions, seul l'administrateur DSN pourra l'installer.
Il est conseillé de définir au moins 2 administrateurs DSN en cas d'absence de l'administrateur principal.
Cet onglet regroupe la domiciliation ainsi que les principales coordonnées pour contacter le collaborateur :
Numéro de poste,
Ligne directe,
Portable 1 et 2,
E-mail.
Les coordonnées pour contacter le collaborateur sont reprises dans le menu contextuel affiché dans la liste des collaborateurs de Quadra BUREAU. Si l'adresse E-mail est renseignée ici, il sera possible d'envoyer un E-mail à ce collaborateur grâce à un simple clic dans la liste des collaborateurs.
Si vous gérez la répartition analytique des temps passés, codifiez un dossier de paie sur 6 caractères pour indiquer la structure qui paie les salaires et les charges. Cette rubrique est exploitée dans QuadraGestion interne.
Cet onglet est destiné à optimiser les fonctionnalités de Quadra BUREAU.
La liste des appels en cours affiche les appels destinés personnellement au collaborateur qui a ouvert la session de Quadra BUREAU. Des appels supplémentaires peuvent être visibles en cochant l'une des options suivantes :
"Appels en cours du groupe",
"Appels en cours du collaborateur"
"Appels en cours des collaborateurs de la liste ci-contre".
"Appels en cours des collaborateurs des groupes ci contre" permettent de sélectionner plusieurs groupes pré paramétrés et s'afficheront par le bouton dans QuadraBureau. (voir aussi groupes de collaborateurs pour les messages)
Pour renseigner la liste :
Double-cliquez sur la dernière ligne (elle apparaît en couleur) ;
Renseignez le code collaborateur (le code doit exister) ;
Tapez <Entrée> ;
Recommencez les deux dernières étapes, jusqu'à ce que la liste contienne tous les codes désirés.
Pour supprimer un collaborateur de la liste, sélectionnez-le (la ligne apparaît en couleur) puis tapez <Suppr>.
Pour modifier un collaborateur de la liste, supprimez-le puis recommencez son insertion.
Il n'est pas nécessaire d'ajouter le collaborateur utilisateur à la liste, ses appels seront automatiquement affichés en gestion des appels dans Quadra BUREAU. De même, il n'est pas nécessaire de créer une liste pour visualiser ses propres appels et ceux de son groupe.
Cadre "messages"
L'option "le filtre des messages sera limité et les statistiques désactivées". Le bouton "filtre" permet de filtrer les messages en fonction d'une période par exemple mais les rubriques "origine", "Destinataire" et "Redirection" ne sont pas accessibles si le filtre est limité.
Utilisation de messages confidentiels : Si cette option est cochée, les messages du collaborateur dans la gestion des messages et dans l'historique des messages seront visibles uniquement par ce collaborateur (même s'il appartient à une liste ou un groupe). Le collaborateur pourra lever la confidentialité sur les messages de son choix.
Une option permet de limiter la confidentialité des messages reçus par le collaborateur, aux seuls messages non affectés à un client.
L'option "Autoriser le paramétrage d'adresses e-mails confidentielles" permet de rendre confidentielles les adresses mails de certains émetteurs (intervenants juridiques par exemple).
L'option "Le filtre des messages en cours et les statistiques seront désactivés" permet, si elle est activée, de laisser l'accès au bouton "Filtre" au collaborateur mais ne permet pas la saisie du cadre "Filtrer sur un ou plusieurs collaborateurs".
Pour interdire par collaborateur la saisie de post it, cochez l'option correspondante. A noter toutefois qu'un collaborateur non autorisé à envoyer des post it reste destinataire possible.
L'option "utilisation des adresses génériques lors d'envoi d'emails" est utile dans le cas où l'envoi de mail est géré par QXChange et le client de messagerie intégré. Dans ce cas, un collaborateur avec plusieurs comptes mails peut choisir l'adresse d'expédition de ses mails :soit son compte mail principal (par défaut), soit ses comptes mail secondaires, soit les comptes génériques éventuels décrits auparavant dans QXChange s'il est autorisé (cf onglet Généralités)
L'option "Limiter la visu des agendas aux collaborateurs et groupes suivis" permet de limiter l'accès du collaborateur aux seuls agendas dont il assure le suivi du planning (collaborateurs ou groupes de collaborateurs).
Le paramètre "Autoriser la synchronisation de QuadraBureau avec un ordinateur portable" intéresse les collaborateurs disposant d'un ordinateur portable utilisé alternativement comme station du travail du réseau et comme poste indépendant.
Elle leur permet de transférer les données QuadraBureau du réseau sur le portable à la déconnexion du portable et de ramener les données saisies sur le portable à la reconnexion.
Cadre "Repertoire commun"
Ce cadre permet de gérer un répertoire de contacts disponible pour tous les collaborateurs. Les droits sur ce répertoire commun sont à définir par collaborateur.
Renseignez les rubriques :
autoriser l'ajout/modification des sous répertoires communs
autoriser l'ajout/modification des contacts dans le répertoire commun (et les sous répertoires éventuels)
Indiquez le code ventilation comptable
Indiquez un code centre analytique sur 10 caractères si vous gérez la répartition analytique des temps passés. S'il n'est pas renseigné, le centre analytique reprend le code du collaborateur.
Dans un contexte multi structure, il est conseillé de commencer le code par le rappel de la structure assurant la mission.
Sélectionnez dans la liste des collaborateurs affichée par <F4> un code chef d'équipe 1.
Sélectionnez dans la liste des collaborateurs affichée par <F4> un code chef d'équipe 2.
Indiquez le niveau (de 1 à 20).
Notes de frais
Cette rubrique permet de gérer le remboursement des notes de frais par virement bancaire (RIB, n° comptable du collaborateur dans le dossier comptable du cabinet).
Saisissez un compte de charge et un compte de tiers pour gérer le transfert en comptabilité selon plusieurs schémas comptables possibles :
Pour les fiches collaborateurs paramétrées avec un seul compte, le compte existant est défini automatiquement en compte de charge (classe 6) ou compte de tiers (classe 4).
Les comptes de charge définis sur les collaborateurs sont utilisés prioritairement lors du transfert en comptabilité des notes de frais. S'ils ne sont pas renseignés, les comptes sont recherchés sur les tâches puis dans les constantes du cabinet.
Si le compte de tiers n'est pas défini, le transfert en comptabilité alimente uniquement le journal de banque (débit des comptes de charge et de TVA, crédit du compte de banque).
Vue client
Les informations de facturation des clients à partir de la "vue sur le client" sont subordonnées à l'option "Interdire l'accès à l'onglet 'Facturation' dans la vue sur le client.
Cet onglet permet de visualiser les horaires théoriques d'un collaborateur à la semaine avec une totalisation à l'année.
Des modèles de semaines sont paramétrables grâce au bouton "Saisie semaines types" :
Saisissez un nouveau code puis un libellé explicite. La liste des codes existants est affichée par <F4>.
Renseignez le nombre d'heures et le nombre d'heures maximum (par exemple, respectivement, 35 et 42).
Par défaut :
Les jours de la semaine sont cochés, ils sont considérés comme jours ouvrés.
Les week-ends, ne sont pas cochés, ce sont des jours non travaillés.
Pour les jours travaillés, saisissez les plages horaires de travail.
Bouton <Appliquer semaine type>
Il permet d'utiliser les modèles préparamétrés pour une plage de semaine (par défaut, le modèle est appliqué à toutes les semaines de l'année : 1 à 53).
Saisissez si nécessaire la semaine de début et/ou la semaine de fin, puis choisissez le modèle de semaine type à appliquer.
Bouton <Saisie détails semaine>
Il permet de modifier les plages horaires pour la semaine sélectionnée. Pour modifier les plages horaires d'une autre semaine sans fermer la fenêtre de détail, saisissez en le numéro dans la rubrique "Semaine".
Bouton <Dupliquer horaires>
Il permet de recopier d'une année sur l'autre, des horaires d'un même collaborateur.
Cet onglet permet de restreindre la liste des tâches accessibles pour un collaborateur dans le module de gestion des temps (Quadra Bureau et Quadra GI). Si une tâche n'est pas présente dans la liste des tâches d'un collaborateur, ce dernier ne pourra pas l'utiliser dans la saisie des temps.
Afin de gérer les temps pour un collaborateur renseignez les rubriques :
"Prix de vente". Le prix de vente d'un collaborateur peut être détaillé par tâche dans la fiche Collaborateurs/ Tâches.
"Catégorie prix Km" (la liste affichée par <F4> est saisie dans les constantes générales). En saisie de notes de frais (Quadra GI ou Quadra Bureau), les tâches au "Km" sont valorisées en fonction de cette rubrique.
Une option permet de bloquer la saisie dans QuadraBureau lorsque le nombre d'heures déjà enregistrées dépasse l'horaire du collaborateur.
Il est possible d'aménager par collaborateur l'écran de saisie des temps de QuadraBureau en supprimant l'affichage des boutons d'édition des notes de frais, du journal des temps et/ou du contrôle des temps puis en interdisant la saisie des temps, la saisie automatique et l'accès aux temps validés.
Pour cela, décochez la ou les options correspondantes.
Par défaut, le collaborateur a accès à toutes les tâches. Pour limiter ses tâches accessibles, choisissez l'une des 2 autres options :
Les tâches du regroupement. Dans ce cas le collaborateur aura accès uniquement aux tâches qui ont le code regroupement indiqué dans la rubrique suivante. La liste des codes regroupements disponibles est affichable par <F4>. Si aucun code regroupement est indiqué, le collaborateur a accès à toutes les tâches.
Les tâches de la liste ci contre :
Pour renseigner la liste :
Double-cliquez sur la dernière ligne (elle apparaît en couleur) ;
Renseignez le code de la tâche (le code doit exister) ;
Tapez <Entrée> ;
Recommencez les deux dernières étapes, jusqu'à ce que la liste contienne tous les codes désirés.
Pour supprimer une tâche de la liste, sélectionnez-la (la ligne apparaît en couleur) puis tapez <Suppr>.
Pour modifier une tâche de la liste, supprimez-la puis recommencez son insertion.
Toutes les informations concernant un collaborateur sont directement paramétrables ici.
Si le planning du collaborateur n'est pas encore définir, cochez "Avec planning/agenda" sur l'onglet Généralités pour obtenir l'onglet Planning/agenda.
Différents boutons donnent accès aux informations :
Cf Agenda/Planning : Collaborateur du planning
Cf Agenda/Planning : Collaborateur du planning
Cf Agenda/Planning : Droits d'accès pour indiquer ses droits sur le planning d'autres collaborateurs (et d'accéder au paramétrage des groupes de collaborateurs pour les plannings)
Cf Agenda/Planning : Groupes associés au collaborateur pour donner la liste des "groupes" dont il pourra consulter le planning dans QuadraBureau.
Cf Agenda/Planning : Paramétrage des groupes de planning
pour donner la liste des collaborateurs ayant un droit d'accès (partiel ou complet) à son planning
pour gérer la liste des groupes auxquels il appartient
Fonction de duplication d'un collaborateur
Cliquez sur le bouton <Dupliquer> lorsque vous êtes en visualisation d'un collaborateur existant. Après avoir spécifié le code du nouveau collaborateur, cochez les éléments à recopier :
généralités
options de QuadraBureau
Options de facturation
Horaires
saisie des temps passés
Agenda
A la validation de duplication sur <OK>, le passage en modification du nouveau collaborateur est automatique pour permettre de compléter sa fiche.
Au passage de l'onglet "Généralités" à un autre onglet, le nom du collaborateur est repris dans l'en tête de la fenêtre pour rester visible quel que soit l'onglet affiché.