Transfert en Comptabilité

Le module Transfert en comptabilité permet d'obtenir les écritures correspondant à la gestion des salaires d'une période.

• Les traitements proposés peuvent concerner n'importe quelle période de paie (la période courante ou les périodes antérieures) et être effectués plusieurs fois. Vous pouvez :

• Imprimer le brouillard des OD de salaires,

• Alimenter automatiquement le dossier comptable (géré par Quadra COMPTA et installé sur votre système) qui correspond au dossier de paie,

• Créer un fichier séquentiel qui pourra être importé dans un dossier Quadra COMPTA installé sur un autre ordinateur.

• Dans tous les cas, Quadra PAIE impute les comptes que vous avez spécifiés sur :

• La fiche dossier (comptes de charges et comptes Rémunérations dues et Avances et acomptes),

• La fiche des organismes (comptes de charges et comptes de tiers),

• et pour les cas particuliers sur les fiches libellés et employés, en utilisant éventuellement les possibilités d'imputations automatiques par période de paie, service ou employé.

• En cas d'option "Transfert Quadra COMPTA", vous obtenez la fenêtre de contrôle des dossiers comptables.

• Sur la fenêtre de contrôle, Quadra PAIE propose le dossier comptable et le journal que vous avez spécifiés sur la fiche de chaque dossier de paie sélectionné.

• Si un dossier ou un journal ne sont pas spécifiés ou s'ils n'existent pas en comptabilité, vous obtenez le message correspondant. Vous devez nécessairement choisir des éléments existants ou renoncer au transfert.

Il est possible d'annuler le dernier transfert effectué sur la période paie.

Gestion comptable des avantages en nature
La paramétrage des comptes permet de gérer 2 comptes pour les avantages en nature : 1 compte de charge et 1 compte de produit.
Lors du transfert en comptabilité, les avantages en nature sont imputés sur le compte de charge et les déductions sur le compte de produit.

• En cas d'option "Fichier séquentiel", le fichier est créé sur le disque dur de votre système dès que vous confirmez le traitement sur la zone "Ok".

• Le fichier est stocké dans le répertoire \QUADRA\PGM\OUTILS.

• Vous pouvez ensuite le transférer par modem ou le copier sur disquette pour l'importer dans le dossier comptable installé sur un autre système.

Paramètres d’édition

Dossiers

Par défaut, Quadra PAIE vous propose de gérer la liaison comptable pour le dossier de paie courant. Il est toutefois possible de sélectionner d’autres dossiers de paie.

Options générales : Type de gestion

• Edition : avec choix de la monnaie, du type d’impression et du nombre d’exemplaires.

• Transfert Quadra Compta : avec en sortie le chemin d’accès au dossier de comptabilité.

• Génération fichier séquentiel : avec en sortie le nom du fichier séquentiel.
  Si le chemin de stockage du fichier séquentiel généré n'est pas le chemin par défaut, il est conservé d'un transfert à l'autre.
  L'option "Format Ciel" permet de générer un fichier séquentiel au format Ciel. Attention ! : cette option n'est pas comptatible avec l'analytique et la rupture par établissement.

Tri par établissement :

avec détermination des établissements de début et de fin, et une possibilité de rupture par établissement

Informations complémentaires :

• Il est possible de transférer en une seule fois plusieurs périodes de paie. Dans ce cas, saisissez la période début et fin ainsi que la date du jour des écritures.

Sortie

• Possibilité d'archiver le document généré par l'édition dans les archives dossiers.

Si des anomalies sont rencontrées au cours du traitement, une liste des erreurs est affichée afin de permettre à l'utilisateur de modifier ses paramétrages.

Il existe 2 méthodes de transfert analytique :

Méthode 1 basée sur la concordance des "services" définis dans le dossier de paie et ses "centres analytiques" définis dans le dossier comptable.

Lors du transfert des OD de salaires dans un dossier comptable présent sur le système, Cegid Quadra Paie analyse les caractéristiques du dossier comptable et gère automatiquement les imputations analytiques (il n'est plus nécessaire que l'option analytique soit cochée sur la fiche de l'établissement, onglet "Liaison comptable").

• Dans le cas d'un suivi analytique simple, imputation des centres (via les services employés).

• Dans le cas d'un suivi analytique complet, imputation des centres et d'une nature. La nature est à définir sur la fiche établissement, onglet Liaison comptable (elle doit égalemen être définie dans le dossier comptable).

Méthode 2 basée sur l'imputation directe des centres et natures analytiques du dossier comptable, indépendamment des services définis dans le dossier de paie.

Dans le cas de la génération d'un fichier séquentiel, les imputations analytiques par centres sont créées si l'option analytique est cochée sur la fiche de l'établissement et les imputations analytiques par nature si un code nature est indiqué.

Lors du transfert en comptabilité, si un code nature ou un code centre n'existe pas dans le dossier comptable destinataire, un message d'alerte est affiché. Il est possible de renoncer au transfert ou de poursuivre le traitement. Dans ce cas, les centres et natures inexistants en comptabilité sont créés avec comme intitulé "Créé par le transfert en comptabilité".