Déclarations DUCS
La mise en place de la D.U.C.S. répond à la demande de simplification des procédures des déclarations administratives énoncée par l'article 32 de la loi 94-126 du 11 février 1994 (dite loi Madelin). Elle consiste à éditer sur un document unique les déclarations aux organismes sociaux.
Onglet Visualisation / Modification
Le format du document (identifié sous par le numéro CERFA 60-4004) est unique et spécifique. Il est destiné à être lu tout ou partie par lecteur optique pour améliorer la vitesse de traitement et de contrôle des informations.
Les déclarations aux différents organismes sociaux (URSSAF, MSA, ASSEDIC, Caisses de retraites) sont donc éditées sur le même papier. Par contre, le contenu du document n'est pas unique : les informations en tête de document, le format de la ligne, les gestions des ruptures sont différentes en fonction des besoins des organismes sociaux. C'est pourquoi certaines informations complémentaires sont à renseigner dans :
La fiche dossier
La fiche organisme
La fiche code regroupement des déclarations sociales (affectation du code ligne).
Les paiements
La démarche à suivre pour l'acceptation de la déclaration sur le format D.U.C.S est également différente en fonction de l'organisme destinataire. Pour certains, une convention doit être passée entre l'organisme et le déclarant. C'est souvent le cas pour les caisses de retraites.
Actuellement, chaque déclaration est envoyée à l'organisme collecteur. Par la suite, il est possible qu'un seul organisme reçoive la D.U.C.S d'un établissement, et se charge de la diffuser aux autres organismes.
La version actuelle de Quadra PAIE gère l'édition de la D.U.C.S. vers les organismes :
URSSAF,
ASSEDIC
MSA,
BTP
et les caisses de retraites des groupes : APICIL, CIRCO, CIRRSE, HUMANIS, IRCRA, IRSACM, MORNAY, UPESE.
Mise en place des informations dans Quadra PAIE : Paramétrages
Organismes
Organismes génériques
Il est nécessaire de créer un organisme générique par type d'OPS, c'est à dire un organisme URSSAF, un organisme ASSEDIC et un ou plusieurs organismes de retraite.
Dans le cas d'une entreprise multi établissements, c'est lors de la création des organismes génériques que vous définirez le type de déclaration à faire, à savoir une par établissement ou une pour l'entreprise.
Précisions concernant les organismes de type AGIRC/ARRCO/Groupe AGIRC ARRCO/Prévoyance
Organismes
Si vous avez choisi de faire une DUCS par établissement, il faut obligatoirement créer un organisme par établissement, et ce pour chaque organisme générique.
Vous devez renseigner :
l'onglet DUCS, cocher l'option "Edition de la DUCS", les dates d'exigibilité de la déclaration, limite de dépôt ainsi que le jour de règlement
pour les entreprises multi établissements qui ne font qu'un seul paiement pour tous les établissements, l'option "Versement lieu unique".
Dossier
Renseignez dans la fiche dossier, onglet Paie, le type d'effectif DUCS correspondant au dossier.
Libellés
Précisez à quel organisme le libellé doit être rattaché.
fiche employé
Dans le chapitre "Définition de l'emploi 1", précisez la catégorie AGIRC/ARRCO à laquelle est rattachée chaque employé.
Constantes nationales – méthodes
Envoi des DUCS EDI par Jedeclare.com
Adresses e-mail pour l'envoi des DUCS EDI
Constantes DADS
Paiements DUCS EDI
Renseignez le mode de paiement des DUCS.
Par ailleurs dans le cas particulier d'une activité sans personnel, les rubriques "Gestion DUCS - Activité sans personnel" doivent être renseignées en page 7 de la fiche dossier.
Une fois vos paies faites et vos périodes validées, vous pouvez préparer vos DUCS.
Lorsque vous lancez le choix "Déclaration DUCS" au menu Bulletin, une fenêtre d'avertissement apparaît vous indiquant que la date à saisir dans la période de déclaration correspond au dernier mois de paie.
Les DUCS préparées sont conservées dans un historique. Pour visualiser des DUCS déjà faites, il suffit de taper sur la touche <F4> sur la zone "période de déclaration" et la liste des périodes pour lesquelles des DUCS ont été préparées apparaîtra.
La préparation de la DUCS peut être multi dossiers. Par défaut le dossier courant est sélectionné. Si vous désirez faire la préparation pour d'autres dossiers, vous devez les sélectionner.
Détermination de la période pour laquelle la DUCS doit être préparée. La date a indiquer est la date limite de dépôt de la DUCS.
Sélection des organismes dans la liste. Laissez la zone vide si vous désirez imprimer tous les organismes.
Sélection par établissement : Si vous avez sélectionné qu'un seul dossier et qu'il est multi établissements, vous pouvez trier en fonction du n° d'établissement.
Une fois les choix fait, lancer la préparation en cliquant sur le bouton <Préparer>.
Cegid Quadra Paie vous indique le nombre de déclarations étudiées et le nombre de dossiers concernés.
Onglet Visualisation / Modification
Ce tableau vous donne, par dossier sélectionné, les déclarations qui ont été préparées, en détaillant :
L’établissement, le centre, la période concernée.
La ventilation Homme / Femme de l’effectif.
Le total des charges, des acomptes versés, des régularisations effectuées et le montant restant dû.
La date de versement des salaires.
Seule les déclarations du dossier courant sont affichées, si vous avez préparé des DUCS pour plusieurs dossiers, utilisez le bouton <Toutes les DUCS>
Sous la liste des déclarations préparées, sont affichées les caractéristiques de la liste sélectionnée ( effectif payé et répartition hommes / femmes, les acomptes, le montant à régulariser, la date de versement des salaires).
Quadra PAIE offre la possibilité de les modifier (touche <Entrée> sur la ligne) ou de supprimer une déclaration (touche <Suppr>).
Cette option permet de visualiser, et d'affecter si nécessaire, les paiements aux différents modes de paiements définis dans le paramétrage paiement DUCS EDI
Génération de la DUCS
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Vous avez la possibilité de sélectionner un type d'organisme ou tous.
Pour la génération des DUCS EDI :
Pour constituer le fichier, il faut :
Sélectionner les dossiers concernés
Renseigner le chemin du fichier DUCS EDI à générer
Si vous souhaitez faire un test avant le transfert réel, cochez la case "Fichier de test"
Pour une DUCS mono dossier, vous pouvez prévenir le client par mail en cochant l'option correspondante afin de communiquer au client le montant à payer.
La liste affichée par <F4> donne toutes les adresses enregistrées pour le client dans QuadraClient et dans les constantes entreprise du dossier de paie.
Un mail est envoyé par fichier EDI créé. Dans le cas d'un fichier EDI multi destinataires, le mail récapitule les envois aux OPS avec le détail des paiements par organisme paramétré avec paiement DUCS EDI.
Le mail récapitule :
žl'OPS, la date et l'heure de génération du fichier EDI
žmontant de la déclaration ainsi que la date d'échéance
žle détail des paiements : chèque, virement, prélèvement, télérèglement
žles coordonnées de l'organisme
Après la génération, le bouton <Envoi par Jedeclare> s'active. Cliquez dessus pour l'envoi dans la boîte aux lettres Outlook Express. Vos dossiers sont alors prêts à être envoyés.
Rejoignez ensuite Outlook Express pour l'envoi des DUCS au portail Jedeclare.com.
L'envoi simultané de plusieurs DUCS n'est pas possible, il faut donc envoyer DUCS par DUCS.
Pour plus d'informations sur l'envoi de DUCS EDI vers le portail Jedeclare.com, reportez vous dans Cegid Quadra Paie dans ? / A propos de / Bouton <Documentation>, Documentation technique.
Edition de la DUCS
Les paramètres d’édition sont les suivants :
Sélection des dossiers pour lesquels la DUCS doit être éditée.
Type d’organisme pour lequel ou lesquels l’édition doit âtre faite.
Choix de l’imprimante.
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Remise à zéro du fichier DUCS
La remise à zéro doit être lancée avant de débuter les préparations de DUCS pour le mois suivant.
Attention, ce traitement efface toutes les déclarations préparées pour tous les dossiers.
permet de générer la DUCS
permet de générer toutes les DUCS préparées.
permet d'imprimer la DUCS
permet d'imprimer toutes les DUCS préparées.