Préparation des plans de facturation

Ce module appartient à la facturation

Au lancement de la préparation des factures, un module de sélection des clients s'affiche automatiquement.

Sélection des factures à préparer

Le mois par défaut pour le "Mois à préparer" est le mois courant, s'il ne vous convient pas saisissez celui qui vous intéresse en tapant respectivement 2 chiffres pour le mois et l'année.

L'option "Préparer l'antériorité" permet de préparer les périodes antérieures comportant des données à saisir qui n'ont pas été renseignées à la préparation et qui n'ont donc pas été facturées. Ex : la préparation du mois de mars comporte des articles dont le montant "à saisir" n'est pas encore connu. A la préparation d'avril, la saisie des articles non renseignés en mars est reproposée si cette option est cochée et si le nombre de mois à examiner est indiqué (1 mois dans l'exemple).

Il n'est pas obligatoire de renseigner la "Date de facturation" qui au moment de la génération des factures sera renseignée automatiquement par la date du jour. Si cela ne vous convient pas, renseignez cette rubrique avec 2 chiffres respectivement pour le jour, le mois et l'année (JJ/MM/AA).

Les références proposées par défaut sur la facture sont "Plans de facturation pour la période de mars 2001". Vous disposez de 2 fois 40 caractères pour les modifier à votre convenance.

Code mission :

• Pour limiter la préparation à une mission, tapez son code ou sélectionnez-le sur la liste affichée par <F4>. Son intitulé s'affiche en vis à vis.

• Sinon, laissez la zone vide pour prendre en compte toutes les missions.

Millésime :

• Pour limiter la préparation à un millésime, saisissez-le sur 2 ou 4 chiffres.

• Sinon, laissez la zone vide pour prendre en compte toutes les années.

Pour limiter la préparation à un code regroupement, renseignez le dans la rubrique correspondante.

Vous avez la possibilité de choisir le libellé article à mentionner : libellé interne (s'il est vide l'intitulé 1 de l'article ou l'intitulé complet de l'article

En cliquant sur le bouton <Valider>, vous afficherez l'aperçu des factures correspondant aux critères choisis.

Si dans les plans de facturation des articles de code unité "S" sont présents, une fenêtre de saisie des quantités et des montants s'affiche pendant le traitement.

Si dans les plans de facturation des articles de type "comptage des écritures" sont présents, s'il n'y a pas eu de comptage antérieur, la date est demandée à l'utilisateur. Il est alors possible de généraliser cette date à tous les clients.

Dans le cas où vous gérez les compteurs forfaitisés, si des articles de production sont inclus, les quantités à facturer correspondent à l'écart entre les compteurs automatiques de la période et les compteurs forfaitisés.

Si vous avez le message : "le client x n'est pas un client du dossier de facturation. Voulez vous le facturer ?"

Un contrôle de cohérence de la sélection clients est effectué et l'existence de plans concernant des clients non rattachés au cabinet est signalée à l'utilisateur

Dans ce cas,

- soit il faut revoir les affectations de la fiche client

- soit il faut annuler le plan de facturation ou le plan de paiement après avoir momentanément supprimé les critères de sélection clients dans les constantes du cabinet.

Aperçu des factures

Ce tableau reprend, pour chaque article, les informations devant apparaître sur la facture. Les factures sont classées par numéro de client et code de regroupement croissants (affichés dans la ligne sur fond vert).

Les trois dernières lignes présentent les totaux HT, TVA et TTC.

L'état d'un article permet de visualiser à quel moment il est localisé dans la chaîne de facturation :

• A facturer, ces articles n'ont subi aucune des étapes da la chaîne, ils proviennent directement du plan de facturation ;

• Numéro d'ordre, pour ces articles, les factures viennent d'être générées ;

• Facturé, Il y a déjà eu précédemment une génération de facture pour ces articles, mais ils n'ont pas encore été édités.

Seuls les articles qui n'ont pas encore été édités dans une facture sont visibles dans ce tableau.

Générer les factures

En cliquant sur le bouton "Générer les factures", pour chaque client concerné, Quadra GI crée une facture caractérisée par :

• Le numéro de dossier du client

• Le code regroupement

Lorsqu'il existe déjà une facture non éditée qui présente les mêmes caractéristiques (suite à une saisie directe par exemple), les lignes issues de la préparation et les lignes existantes sont regroupées.

Lorsqu'une nouvelle facture est créée, elle comporte les éléments suivants :

• Le mode de règlement habituel du client, tel que vous l'avez renseigné sur sa fiche,

• La date d'échéance calculée en fonction des conditions de règlement du client.

Imprimer

Au lancement des éditions, un module de sélection des clients à éditer s'affiche automatiquement.

Si la date de sortie d'un client dans QuadraCLIENT est dépassée, le client peut être facturé et/ou le plan de facturation peut être clôturé.