Traitement des règlements fournisseurs/autres tiers

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Le traitement permet de gérer les règlements des comptes de tiers fournisseurs et les règlements des comptes de tiers de classe 4, autres que les fournisseurs.

Affichage de la fenêtre des traitements

Une fois que le tableau des règlements est correctement rempli, pour afficher la fenêtre de traitements il suffit de cliquer sur le bouton <Sauver> en bas de l'écran. Si des échéances sont encore sélectionnées dans le tableau du bas, l'utilisateur est averti par un message qu'il doit valider le pointage en cliquant sur le bouton correspondant. Il est aussi possible d'annuler ce pointage en cliquant sur le bouton <Annuler>.

Génération des écritures

La génération des écritures de règlement en comptabilité élimine les échéances de l'écran de pointage.

Par défaut, la génération des écritures de règlement est activée. Les rubriques suivantes, elles aussi renseignées par défaut, sont alors modifiables si leur contenu ne vous convient pas :

Virement interne :

La saisie des règlements fournisseurs permet d'effectuer les virements de banque à banque, si :

- à chaque banque, sont associés un journal de type T et un compte

- les coordonnées bancaires sont renseignées sur chaque journal

A la validation du traitement, sur chaque journal de banque sont affichés l'écriture de banque et la contrepartie sur le compte 580000 "Virement interne".

Compte de contrepartie :

Est proposé le compte associé au journal. S'il ne vous convient pas, vous pouvez en saisir un autre ou le sélectionner dans la liste affichée par <F4>.

• Il n'est pas obligatoire d'utiliser un compte de banque. Vous pouvez utiliser d'autres comptes pour isoler des effets en votre possession que vous ne souhaitez pas remettre en banque.

• En saisie des portefeuilles, vous pouvez également utiliser les masques MM et AA pour utiliser des comptes de contrepartie en fonction de la date d'échéance. Par exemple, dans un journal RT (Remise de traites), utilisez le compte 09AAMM00 pour gérer des comptes intermédiaires facilement identifiables.

Il est indispensable que le compte de contrepartie existe dans le plan comptable car il ne sera pas créé automatiquement par le traitement. Toutefois il est possible de créer le compte à ce moment là.

Code libellé écritures de règlement/ de banque :

Renseignez les codes libellés pour ces écritures ou sélectionnez les dans les listes affichées par <F4>.

Centralisation des écritures :

Cochez cette option si vous pouvez générer sur le compte de banque une écriture par paiement ou une écriture de contrepartie pour l'ensemble des paiements pointés.

Si vous avez choisi d'utiliser un compte comportant les caractères MM et AA, vous ne pouvez pas centraliser sur le compte de banque.

Domiciliation/ RIB :

Un message d'avertissement s'affiche lorsque le RIB est incorrect.

Les écritures seront générées sur le journal et le folio précisés dans l'entête de la fenêtre de saisie des règlements. Pour la date d'écriture, dans le cas général c'est aussi la date précisée dans l'entête qui est utilisée. Toutefois l'utilisateur peut générer les écritures à la date de pointage des échéances de règlement, grâce à une des options proposées en pointage (Cf. Introduction à la saisie des règlements).

Il est possible de grouper les écritures grâce à la case à cocher correspondante dans la feuille de pointage. Si cette option est inaccessible, la date d'échéance des règlements est utilisée pour générer les écritures à la place de "Date écriture" (Cf. Introduction à la saisie des règlements).

Pour inactiver la génération d'écritures, Il suffit de décocher l'option "Génération des écritures". Dans ce cas l'option "Annulation simple des règlements pointés" apparaît. Pour éviter l'affichage des éléments pointés dans cette session au cours d'un prochain pointage, cochez cette option.

Edition des lettres de paiement

L'Édition des lettres de paiement ou BO vous permet d'imprimer le courrier de confirmation de paiement à adresser à chacun des fournisseurs concernés.

Pour un fournisseur faisant appel à une société d'affacturage pour encaisser ses créances, la lettre de paiement est adressée à la société d'affacturage dont vous avez indiqué les coordonnées sur la fiche du compte fournisseur. Par contre c'est le compte fournisseur qui est mouvementé si vous demandez la création simultanée de l'écriture comptable.

Pour réaliser une édition et accéder aux rubriques renseignées par défaut pour les corriger, il faut cocher l'option correspondante.

La rubrique "Premier numéro" vous permet d'indiquer le point de départ de la numérotation automatique de la "Référence tiré". Elle est reproduite sur les lettres de paiement utilisant des modèles LCR et BO. Elle est accessible uniquement si l'option "Numérotation des lettres de paiements" est cochée.

Nom du modèle : Des exemples de modèles de lettres de paiement sont fournis.

Génération d'un fichier de virement

Les paramètres de la génération d'un fichier de virement sont conservés en sortie ( dans la base de registre du poste de travail pour être reproposés à la prochaine génération).

Pour obtenir un fichier de virement et accéder aux rubriques renseignées par défaut pour les corriger, il faut cocher l'option correspondante.

• Cette case à cocher est accessible uniquement si les options renseignées dans la fiche Dossier le permettent (Menu "Paramétrage, Gestion de dossier", onglet "Modules").

• Avant de lancer le traitement, vous devez vérifier qu'une imprimante est disponible sur votre système.

• Choisissez le format de fichier approporié :

• • virement ordinaire (CFONB)

  • virement spécifique orienté Trésorerie

  • 2 formats de fichiers pour SEPA (Le format de fichier à générer doit être choisi en concertation avec la banque destinataire) :

  • pain.001.001.02

  • pain.001.001.03

Numéro émetteur:

Le numéro d'émetteur vous est communiqué par votre banque.

Référence de la remise :

Automatiquement un numéro chronologique des remises est proposé. Vous pouvez le modifier librement.

Date de compensation :

La date de travail du dossier comptable est proposée. Vous pouvez la modifier librement en respectant le format JJMMAA.

Unité de stockage/ Nom du fichier/ Avec séparateur CR-LF :

• L'unité de stockage par défaut est A:\. Dans ce cas, vérifiez que la disquette qui sera utilisée est formatée et vierge.

• Le nom proposé par est PAIEMENT suivie d'une extension correspondant au numéro de référence de la remise.

• La rubrique "avec séparateur CR-LF" est à renseigner en fonction des directives envoyées par votre banque. Le plus souvent, les banques acceptent les formats de fichiers, avec ou sans séparateur d'enregistrements. Toutefois certaines banques acceptent uniquement les fichiers avec le séparateur "CR-LF".

Virement urgent:

Cette option permet de demander aux établissements bancaires un traitement plus rapide des transactions.

Édition du bordereau sur Imprimante :

L'option permettant d'imprimer le bordereau d'accompagnement est cochée par défaut.

• Sélectionnez alors un type d'imprimante dans la liste affichée par <F4>

• Renseignez un nombre d'exemplaires (de 1 à 9).

• Une option permet, en la cochant, de prévenir le fournisseur par mail et éventuellement d'envoyer automatiquement un mail au fournisseur pour lui signaler une lettre de paiement ou un virement.
  Il est possible de modifier le texte du mail. Dans ce cas, le fichier QMLSR000.txt est recopié dans le répertoire \quadra\database\cpta\dc s'il s'applique à tous les dossiers comptables
  \quadra\database\cpta\dc\num-dossier\ s'il est spécifique au dossier.

Mots clés disponible pour faire appel aux données variables du texte :

<RAISONSOCIALE> = Nom du fournisseur ou autre tiers

<REFCLIENT> = Référence chez le client

<IBAN> = Coordonnées bancaires du fournisseur ou autre tiers

<ECHEANCE> = Date d'échéance

<LIBELLE> = Libellé de l'échéance

<PIECE> = Numéro de pièce

<MONTANT> = Montant de l'échéance

<TOTAL> = Montant total