Données budgets (entrée en saisie)Saisie Budgets
Ce module appartient à la comptabilité Pro.
La gestion des budgets permet d’enregistrer l’estimation en temps et en coût, des prestations à réaliser pour un ensemble de prestations.
Affichage du détail du compte par période
Données budgets (entrée en saisie)
Pour créer un nouveau budget, saisissez un " Code Budget " inexistant puis renseignez le libellé et modifiez la période de validité si elle ne vous convient pas en utilisant le format MMAA. Celle-ci est initialisée par défaut avec les dates de début et de fin de l'exercice comptable. Si la période de validité est inférieure à la période de l'exercice en cours, un message d'avertissement s'affiche.
Cliquez sur le bouton <Créer le budget> pour afficher le budget.
Pour visualiser un budget existant, saisissez son code ou sélectionnez le dans la liste affichée par <F4>. Modifiez si nécessaire le libellé ainsi que la période de validité. Dans ce cas, le bouton <Sauver> en bas à droite de la feuille devient accessible, mais il n’est pas nécessaire de valider maintenant. En effet, les traitements peuvent être réalisés sans valider auparavant. Si le budget n’est pas validé en fermeture de la fenêtre, un message demandera à l’utilisateur si le budget doit être sauvé.
Cliquez sur le bouton <Lancer> pour afficher le budget.
Pour supprimer un budget existant, saisissez son code ou sélectionnez le dans la liste affichée par <F4>, puis cliquez sur le bouton <Supprimer>. La suppression étant irréversible, une confirmation est demandée à l’utilisateur.
Les comptes utilisés pour le calcul du budget sont ceux de classe 6 et 7.
Les colonnes présentent :
La périodicité de la saisie, avec un code couleur pour les différents types :
Bleu pour " Période ",
Mauve pour " Semestriel ",
Vert pour " Trimestriel ",
Rouge pour " Mensuel ".
Le budget calculé par rapport à la référence ainsi que le coefficient appliqué,
Les chiffres réalisés pour les exercices N et N-1, chacun pouvant servir de référence.
Le pourcentage.
Le raccourci <Ctrl+P> permet de permuter l'affichage de l'écart en % ou en montant.
Les sommes des colonnes de budget et de réalisé sont affichées sous le tableau.
Le réalisé auquel le budget fait référence est par défaut celui de l’année N. Pour identifier laquelle des 2 colonnes fait référence, le bouton au dessus de celle-ci est enfoncé. Pour changer de colonne de référence, il suffit donc de cliquer sur le bouton <Référence> correspondant.
Pour chaque compte, il est possible de saisir soit le budget, soit le coefficient.
Pour saisir un coefficient double cliquez dessus ou sélectionnez le puis utilisez la touche <Entrée> et modifiez le directement. Le budget et le pourcentage sont alors recalculés automatiquement en fonction du nouveau coefficient et de la référence.
Pour affecter un oefficient à plusieurs comptes consécutifs, cliquez sur le bouton <Report par compte>. Précisez alors la plage de comptes auxquels appliquer le coefficient. Saisissez le coefficient puis cliquez sur <Valider>. La colonne "Coefficient" sera alimentée pour ces comptes et les montant du budget seront calculés.
Affichage du détail du compte par période
Pour saisir un détail de compte par période double cliquez dessus ou sélectionnez le puis utilisez la touche <Entrée>.
La partie droite de la fenêtre est alors remplacée par le cadre de saisie du détail en fonction de la périodicité. Le type de la saisie est précisé, s’il ne vous convient pas, modifiez le. Si la période de validité est inférieure à 1 an, les types " Trimestriel " et " Semestriel " ne sont pas accessibles.
Le nombre de rubriques de saisie du détail dépend du type de saisie et de la période de validité.
Après avoir renseigné les rubriques de détail, si vous modifiez le type de la saisie les montants vont être automatiquement reventilés. En réduisant le type de la saisie (par exemple en passant de " Trimestriel " à " Semestriel "), les données saisies vont perdre en détail, pour cette raison, une confirmation est demandée à l’utilisateur avant le changement.
Pour valider la saisie de ce détail et revenir sur l’affichage des budgets, cliquez sur le bouton <Sauver>. Le coefficient et le pourcentage sont alors recalculés automatiquement en fonction du nouveau budget et de la référence.
Centre analytique (accessible si vous disposez du module analytique et si vous avez demandé le suivi analytique du dossier)
Pour le budget comptable, la pièce jointe est associée au compte.
Dans ce cadre, vous pouvez sélectionner la deuxième colonne de référence. Vous avez le choix entre :
N - 1,
N – 2,
Un budget déjà saisi, dans ce cas saisissez aussi son code ou sélectionnez le dans la liste affichée par <F4>.
Choisissez l’arrondi de montants des colonnes de référence.
Pour obtenir automatiquement toujours le même type de périodicité au cours de la saisie d’un montant prévisionnel, sélectionnez le ici.
Le bouton <Imprimer> permet d'éditer le budget.
Vous devez alors renseigner le nombre d'exemplaires et sélectionner une imprimante.