Nom du fichier à créer ou à lire :Export / Import ASCII
Si le dossier d'origine et le dossier de destination ne sont pas dans la même monnaie, l'application utilise des règles d'usage pour les conversions.
Nom du fichier à créer ou à lire :
Faites une saisie libre avec le chemin d’accès. Exemple : "C:\Tmp\export.dat".
Ou cliquez sur le bouton <Parcourir>, déplacez-vous jusqu’au répertoire voulu choisir un fichier ou entrer le nom de fichier et son extension "export.dat" puis cliquez sur <Enregistrer>.
Export
Cette fonction permet d’exporter les écritures de l’exercice courant d’un dossier dans un fichier dont le format vous est donné en annexe.
Utilisée conjointement avec les fonctions "Importation ASCII (Compta )" ou "Importation ASCII (Immos )", elle est utile pour transférer un journal entre deux systèmes distants équipés tous les deux de la comptabilité.
Il est possible de créer indépendamment un fichier ASCII pour la comptabilité et un pour les Immobilisations. Toutefois les deux fichiers doivent porter des noms différents.
Les écritures saisies en devises sont toujours exportées dans la monnaie de tenue du dossier.
Le fichier peut être créé sans extension.
Il est préférable de créer le fichier sur le disque dur, plutôt que directement sur disquette :
Le déroulement de la procédure est plus rapide,
Si le dossier a une taille importante et que le fichier obtenu dépasse les capacités d’une disquette, vous pourrez utiliser la commande BACKUP du DOS pour le copier du disque vers la disquette.
Export de la comptabilité
Pour exporter la totalité d’un dossier de comptabilité, ne pas renseigner ni le code journal, ni les dates de début et de fin.
Pour exporter une partie d’un dossier de comptabilité, vous pouvez spécifier le code d’un journal (ou le sélectionner sur la liste affichée par <F4>) et/ou indiquer les bornes de la période à prendre en compte sur les zones "Date début/Date fin".
Il est possible d’exporter l’ensemble des données ou seulement les comptes ou les écritures.
Par défaut, les soldes des exercices N-1 et N-2 sont conservés mais peuvent être remis à zéro en cochant l’option correspondante,
Par défaut le lettrage est remis à zéro mais peut être conservé en décochant l’option correspondante,
Pour désactiver la renumérotation des comptes alphanumériques, décochez l’option correspondante,
Pour tenir compte de la monnaie de saisie, décochez l’option "Toujours dans la monnaie de tenue".
Envoi du fichier ASCII par e-mail
Vous avez la possibilité d'envoyer le fichier ASCII par mail en cochant la case correspondante.
En mode PME, l'adresse saisie est mémorisée et sera proposée à nouveau lors du prochain envoi
En cabinet comptable, l'adresse saisie n'est plus mémorisée et peut être sélectionnée parmi les adresses mail enregistrées sur la fiche client associée au dossier comptable.
Les libellés des comptes sont exportés s'ils existent. Sinon, le libellé par défaut "Export balance" est utilisé.
Import
Les fonctions d’importation sont directement accessibles à partir des choix Import Ascii (Compta) et Import Ascii(Immos) du menu Suivi des dossiers. Elles permettent de récupérer des informations issues d’autres applications pour alimenter un dossier comptable géré par Cegid Quadra Comptabilité
Ces procédures peuvent être lancées :
Ponctuellement (les dossiers repris seront dorénavant gérés sous la comptabilité),
Régulièrement lorsqu’il s’agit d’importer un journal des ventes par exemple,
Périodiquement si un dossier transite entre une entreprise et un cabinet comptable équipés de 2 logiciels différents (version DOS et version Graphique). A noter que les transferts sont alors possibles dans les deux sens puisque l'application comporte aussi des fonctions d’exportation.
Utilisation de caractères "Joker" dans le nom du fichier à lire.
Les caractères "Joker" sont le "*" et le "?". Ils permettent de parcourir plusieurs fichiers en une seule manipulation en fonction de règles précises.
Le caractère "?" remplace n’importe quel autre caractère. Par exemple, si le nom de fichier est : "C:\Tmp\export?.dat", les fichiers "C:\Tmp\export.dat", "C:\Tmp\export1.dat" et "C:\Tmp\export2.dat" seront traités mais les fichiers "C:\Tmp\exp.dat" et "C:\Tmp\imp.dat" ne seront pas traités.
Le caractère "*" remplace n’importe quel groupe de caractère. Par exemple, si le nom de fichier est : "C:\Tmp\ex*.dat", les fichiers "C:\Tmp\export.dat", "C:\Tmp\export1.dat", "C:\Tmp\export2.dat" et "C:\Tmp\exp.dat" seront traités mais le fichier "C:\Tmp\imp.dat" ne sera pas traité.
Pour chaque fichier à traiter, il est demandé à l’utilisateur le numéro de dossier dans lequel l’import va être réalisé. Si ce dossier n’existe pas, il est créé et sa monnaie de tenue est aussi demandée à l’utilisateur.
Lorsque l’import est terminé, cliquer sur <Annuler le fichier> afin que le fichier soit supprimé.
En cas d'absence de libellé ou de n° de pièce sur les écritures, un message d'alerte non bloquant vous avertit.
Import Compta
Pour les écritures de tiers et d'analytique, le montant est dans la monnaie de tenue du dossier.
Si le dossier de destination existe déjà, il est possible de mettre à jour ou non certains groupes d’informations :
"Jamais" : aucune mise à jour pour ce groupe d’information,
"Toujours" : mise à jour toujours faite pour ce groupe d’information
"En fonction du fichier" : tenir compte des paramètres inscrits dans le fichier.
Si le code affaire est placé sur la ligne de comptabilité générale, l’import récupère ce code et génère la ligne d’analytique en conformité avec la nouvelle gestion.
Gestion des pièces jointes aux écritures.
Le nom du fichier est à indiquer dans l'enregistrement écriture en position 182 sur une longueur de 12 (format du nom : 8 caractères suivis d'une extension de 3 caractères)
Les fichiers images correspondants sont à localiser au même endroit que le fichier ASCII à importer
Lors du traitement, le nom des fichiers images est contrôlé. En cas de doublon avec des fichiers existants, les images importées sont renommées.