Archives

Certaines éditions réalisées dans les autres produits Quadratus peuvent être réalisées :

• A l'écran,

• Sur imprimante,

• En archivage.

Ces dernières sont générées au format ".pdf" et sont visualisables à partir des pages contenues dans ce chapitre.

L'accès aux archives est conditionné à des options de confidentialité (accès aux archives comptables et aux archives de paie, droit de suppression des documents et archives).

Classement des archives

Présentation des archives

Menu contextuel

Ajouter une archive

Modifier une archive

Supprimer une archive

Afficher une archive

Envoi de l'archive par mail ou fax

Propriétés de l'archive

Classement des archives

Archives COMPTA :

Les archives sont regroupées dans une arborescence. Le nom des chapitres est construit de la façon suivante :

• identification par le module qui l'a générée avec un intitulé significatif saisi ou proposé par défaut.
  Ex : "Archive compta", "TVA déclaration", "TVA de 10/2007".

• Il est possible de déplacer une archive d'un exercice vers un autre par glisser/déplacer à la souris. Vous pouvez également déplacer plusieurs archives en les sélectionnant (elles s'affichent alors sur fond bleu), et en effectuant le glisser/déplacer vers un autre exercice.

Archives dossiers Paie

L'arborescence présentée à gauche de l'écran est organisée par année/nature d'archives. Un clic sur le signe <+> de l'année ouvre le niveau des natures d'archives.

Ces archives servent pour le journal de paie, le tableau des charges…

Les archives du dossier sont classées des plus récentes aux plus anciennes.

Archives employés

Sont regroupées dans ce type d'archives :

• les archives de type DUE, attestations IJSS, attestation d'emploi mensuelle….

• les archives bulletins

Lorsqu'un employé est sélectionné, l'arborescence présente uniquement les types d'archives existant pour l'employé.

Présentation des archives

Pour chacun de ces chapitres les archives disponibles sont listées à droite de l'arborescence. Leur affichage peut être présenté différemment grâce aux 4 boutons placés au dessus de l'arborescence :

• (<Maj+F1>) Par grandes icônes,

• (<Maj+F2>) Par petites icônes,

• { (<Maj+F3>) Par Liste,

• (<Maj+F4>) Par détail. Cette option d'affichage permet de voir, en plus du nom de l'archive, son libellé, son type d'archive (balance générale, balance clients...), sa date de création ainsi que son type de dossier ("DC", "DS", …).

Le module (ou nom d'une archive) reflète le type d'édition dont elle est issue, par exemple, "BalFrnExc" pour une Balance fournisseurs sur l'exercice courant.

Dans cette liste d'archives, la nature est renseignée automatiquement par le module d'édition.

Menu contextuel.

Par clic droit sur une archive, un menu contextuel apparaît. Dans ce menu les fonctionnalités "Insérer", "Afficher", "Supprimer", "Imprimer" et "Envoyer par e-mail et fax", enregistrer sous sont accessibles. Il est aussi possible d'envoyer un e-mail, en choisissant dans la liste des e-mails l'adresse souhaitée ou d'envoyer un fax en choisissant dans la liste des fax.

Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs archives par un envoi par e-mail, fax ou une impression. La sélection multiple s'effectue selon le standard Windows.

• Pour une sélection continue, cliquez sur le 1er document et sur <Maj+clic> sur le dernier document

• Pour une sélection discontinue, cliquez sur le 1er document et sur <Ctrl+clic> sur le dernier document.

Ajouter une archive

Ajouter une archive revient à déplacer une archive déjà créée par une édition vers le répertoire d'affichage du dossier en cours de visualisation. En utilisant des supports mobiles (disquettes, CD, ..), il est ainsi possible de créer les archives sur un poste (par exemple, chez le client) puis de les transporter sur n'importe quel autre poste (par exemple, le cabinet).

Pour ajouter une archive, cliquez sur le bouton (<Inser>) situé au dessus de l'arborescence. Dans la fenêtre qui apparaît, renseignez le nom du module (par exemple "BalFrnExc"), ainsi que le libellé.

La seule rubrique qui doit être obligatoirement renseignée est le chemin complet et le nom du fichier de type "pdf" contenant l'archive.

Pour cela vous pouvez :

• Le saisir directement,

• Ou cliquez sur le bouton pour faire afficher une boite de dialogue permettant de naviguer dans l'explorateur et sélectionner directement le fichier recherché.

En cochant une des deux options, le fichier sélectionné peut être :

• Déplacé (c'est le cas par défaut), c'est à dire qu'il est retiré de son emplacement initial pour être transporté dans le dossier du client en cours de consultation,

• Ou Copié, c'est à dire dupliqué.

Pour valider votre choix cliquez sur le bouton <Ok>, sinon, pour sortir de la fenêtre sans ajouter une archive, cliquez sur le bouton <Annuler>.

Modifier une archive

Pour modifier le Code Nature, la Période, le Module, le Libellé, sélectionnez l'archive puis cliquez sur le bouton (<Entrée>), au dessus de l'arborescence. Dans la fenêtre qui s'affiche les rubriques sont renseignées par défaut par les renseignements relatifs à l'archive sélectionnée. La liste des codes nature peut être visualisée par <F4>. Renseignez la période avec 2 chiffres respectivement pour le mois et l'année.

Pour sortir de la fenêtre en validant les modifications cliquez sur le bouton <OK>, sinon cliquez sur le bouton <Annuler>.

Supprimer une archive

Supprimer une archive revient à l'effacer de l'endroit où elle est stockée sur le disque. C'est une opération irréversible, si aucune copie de l'archive a été réalisée, celle-ci est définitivement perdue. Pour cette raison, au moment de la suppression, il est demandé à l'utilisateur de confirmer son choix.

Pour supprimer une archive, il faut la sélectionner puis cliquer sur le bouton (<Suppr>).

Afficher une archive

Grâce au bouton (<Maj + Entrée> ou un double clic), situé au dessus de l'arborescence, le document créé par l'édition est visible dans une fenêtre indépendante.

Tri

La liste des archives affichée peut être triée par :

• Nature (pour les archives compta), ou salariés (pour les archives bulletins)

• Période.

Afin d'obtenir un meilleur confort d'utilisation, ces ordres de tri sont permutables grâce aux boutons (<Maj + F7>) et { (<Maj + F8>).

Rafraîchir

Avec une installation multiposte de Quadra CLIENT, plusieurs collaborateurs peuvent modifier la liste d'archives d'un même client (ajouter ou supprimer une archive) au même moment. La liste affichée chez un collaborateur depuis un certain temps, ne reflète donc peut-être plus la réalité. Pour obtenir la version réelle de la liste, le collaborateur doit "rafraîchir" cette dernière en cliquant sur le bouton (<F5>) situé au dessus de l'arborescence.

Envoi au choix de l'archive ou du justificatif par e-mail ou fax

Cf E-mail

Pour envoyer une archive ou le justificatif par fax, cliquez sur l'icône et sélectionnez ensuite soit "Archive" soit "Justificatif" et enfin choisissez le n° de télécopie associé.

Avant tout envoi par fax, veillez à répondre à certaines conditions.

L'archive présentée en pièce jointe du mail est renommée avec un intitulé significatif pour le destinataire du mail.
(ex : COMPTA TVA de 10 2007.pdf).

Le nom de fichier de l'archive reste inchangé dans la base de données du cabinet. Le changement de nom de la pièce jointe au mail est effectué de façon transparente pour l'utilisateur lorsqu'il clique sur le bouton <Envoyer>.

Propriétés de l'archive

Les propriétés de l'archive servent à caractériser l'archive. Effectuez un clic droit sur l'archive puis sélectionnez "Propriétés de l'archive".

Renseignez alors les éléments suivants :

- code nature

- Période

- module

- libellé

"Publier sur le Web" sert à mettre à disposition l'archive sur l'espace client QuadraWebExpert. Il s'agit d'une opération manuelle. Il est possible d'automatiser les demandes de publication grâce au paramétrage de règles de publication définies par client et à l'utilisation planifiée de l'outil QPubWeb. (Cf Documentation technique "Mise en oeuvre de la solution QuadraWebExpert" sur le CD, Menu ? / A Propos de QuadraParamétrage).