Modifier / Repondre / Transférer un message

Une nouvelle fenêtre "modification de message" apparaît lorsque vous double cliquez sur un message sélectionné en visualisation.

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Informations sur l'expéditeur du message

Répondre et consulter les informations concernant le client du message

Transférer le message à un autre destinataire

Caractériser un message

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Informations sur l'expéditeur du message (partie haute de la fenêtre)

Dans cette partie haute, vous trouvez les informations suivantes :

• Initiales des collaborateurs en charge du dossier client

• Solde du compte de ce client

• Ses coordonnées avec :

• • Lien vers le dossier client en cliquant sur le n° du client

  • Numérotation automatique (téléphone)
    Les éventuels autres téléphones apparaissent dans une info bulle.

  • Envoi direct de fax en cliquant sur le n° si le poste est équipé d'un modem.

  • Envoi direct de mail en cliquant sur l'adresse.

• En cliquant sur le bouton , vous avez la possibilité de sélectionner le nom et/ou le n° de téléphone d'un client. Validez pour prendre en compte les modifications.

• En contexte PME
  Dans le cas où vous avez saisi des critères clients dans quadra paramétrage, menu Constantes générales, elles apparaissent dans cette partie.

Description des onglets

Si le message ne contient pas de code client, 1 seul onglet est présent : celui du message.

Dans le cas où le message contient un code client, la fenêtre contient 5 onglets constitués d'informations sur le client.

Onglet 1 : Message

• Diverses informations sur le message sont rappelées :

• • Date de création / heure

  • Expéditeur

  • Destinataire

  • Nature du message

  • Mention d'un accusé de réception ou non

  • Nom du client + n° de téléphone

  • Texte du message dans le cadre gauche.

• Les zones que vous pouvez modifier :

• • Zone remarque sur 10 caractères

  • Zone texte du message (cadre gauche)

  • Saisie d'un texte de réponse (cadre de droite). Il apparaît alors de nouveaux boutons dans la barre d'outils (Cf plus haut).

  • Sélection d'un groupe (collaborateurs)

  • Sélection de l'origine / nature / conséquence. Ces qualifiants sont paramétrés dans quadra paramétrage / Qualifiants, contenus.

  • Caractéristiques du message : urgent / Mise en sommeil jusqu'au (date sur 6 caractères sans séparateur et heure)

  • Renvoyer la réponse

  • Confidentiel.
    En décochant cette option, le collaborateur lève la confidentialité de ce message et le rend accessible aux autres collaborateurs.
    Un message confidentiel  peut être vu et donc modifié uniquement par le collaborateur destinataire du message.

Si le message comporte une pièce jointe, vous pouvez la visualiser en cliquant sur .

A contrario, si le message ne comporte aucune pièce jointe, il est possible d'en ajouter une ici en cliquant sur le bouton .

Onglet 2 : Interlocuteurs

• Dans cet onglet se trouvent toutes les coordonnées des interlocuteurs du cabinet ou de l'entreprise. Ils ont été auparavant saisis dans le dossier client, chapitre Généralités, Interlocuteurs (en contexte PME), Téléphone/E-mail (en contexte Expert).

• Un double clic sur un n° de téléphone ou une adresse e-mail permet de composer le n° (Cf <F8> Numérotation) ou d'envoyer un e-mail.

Onglet 3 : Historique

• Il s'agit de tous les messages / travaux / courriers de ce client qui ont été clôturés. Vous avez la possibilité de les imprimer ou de les importer dans Excel en cliquant sur le carré bleu ou en tapant la combinaison de touches <Ctrl+Maj+F1>.

• Vous pouvez également appliquer un filtre en cliquant sur le bouton dans la barre d'outils.

• Les boutons permettent une consultation par type de message.

Onglet 4 : Rendez vous

Il s'agit de tous les rendez vous avec le client depuis une date que vous devez définir.

Vous avez le choix de l'affichage : soit sous forme de liste soit sous forme de calendrier.

Bouton <Liste>

• Lors d'un premier accès, la recherche commence 3 mois avant la date du jour. Si elle ne vous convient pas, saisissez une date de début de recherche sur 6 chiffres sans séparateur puis cliquez sur le bouton <Rechercher>.

• Vous avez la possibilité d'imprimer les rendez vous ou de les importer dans Excel en cliquant sur le carré bleu ou en tapant la combinaison de touches <Ctrl+Maj+F1>.

• En double cliquant sur un rendez-vous trouvé, vous accédez au planning du rendez vous.

Bouton <calendrier>

• Les jours de rendez vous apparaissent encadré de noir sur les mois du calendrier.

• Fixez le 1er mois de consultation.

Le nombre de mois suivants dépend de la taille de la fenêtre "Vue sur le client" et de la résolution de l'écran.

Onglet 5 : facturation

• Il s'agit d'informations de facturation : plan de facturation. Le détail du plan de facturation s'affiche par un clic sur le mois. Ce détail présente les articles qui ont été saisis dans le plan de facturation avec leurs désignations avant, après, leurs quantités et le montant total.

• (En Contexte Expert) vous pouvez accéder à 3 types d'informations par les boutons <Factures>, <Factures missions> et <Plan de facturation>.

• (En Contexte PME) Vous pouvez également filtrer sur les commandes, factures, articles consommés en cliquant sur le bouton dans la barre d'outils en indiquant une date de début et de fin puis en sélectionnant un dossier dans la liste affichée par <F4>.

Onglet 6 : Déclarations

Cet onglet récapitule les caractéristiques déclaratives des clients (régime fiscal, régime TVA...) et les obligations du cabinet avec pour chaque période à déclarer, la date limite de la déclaration.

• Partie haute de l'onglet : Récapitulatif des caractéristiques du client
  Ces informations sont issues de la fiche client, du dossier comptable et du dossier de paie

• • Mois de clôture

  • Date de fin de l'exercice comptable en cours

  • Mois de paie en cours

  • Régime fiscal, Régime TVA et périodicité

  • Organismes de protection sociale et périodicité des déclarations sociales

• Partie basse de l'onglet : calendrier des déclarations
  Ce tableau donne la synthèse des obligations déclaratives du cabinet pour le client et le nombre de lignes présentes dépend de la gestion ou non des dossiers de comptabilité et de paie du client sur le système du cabinet.

• • Le calendrier est disponible sur l'année civile ou l'exercice comptable. Pour chaque mois de déclaration, la date limite (au format JJ/MM) est indiquée.
    Par clic droit, il est possible de supprimer un suivi personnalisé. L'opération est à confirmer en tapant "OUI".

  • Les options d'affichage permettent d'obtenir alternativement les déclarations déjà faites, celles qui restent à faire ou les deux.
    - un indicateur de couleur distingue les déclarations effectuées et celles qui restent à faire
    - Pour les déclarations effectuées, le montant déclaré est affiché.

• Le bouton <Nouvelle déclaration> permet d'enrichir le tableau avec des éléments qui ne sont pas gérés automatiquement dans QuadraExpert mais qui ne peuvent être renseignés sur les tableaux d'activité client.
  Plusieurs choix sont disponibles :

• • "Tableau de bord" . Lorsque la ligne est insérée, il reste à saisir la date limite de réalisation dans chaque période concernée.

  • • Tapez <Entrée> sur la 1ère période à renseigner pour passer en insertion

    • Utilisez le clavier fléché pour rejoindre les autres périodes

    • Tapez <Echap> en fin de saisie

1. • "Situation" : choisissez l'une des périodicités proposées :

   • • manuelle (la date limite de réalisation est à renseigner dans chaque période concernée)
       - Tapez <Entrée> sur la 1ère période à renseigner pour passer en insertion
       - Utilisez le clavier fléché pour rejoindre les autres périodes
       - Tapez <Entrée> en fin de saisie

     • mensuelle (en indiquant le jour par défaut)

     • trimestrielle ou annuelle (en indiquant le jour par défaut et le mois de référence)
       
       La réalisation effective des situations est à enregistrer sur le tableau d'activité client (seuls les clients concernés sont affichés sur le tableau de suivi).

1. • 2042 Impôt sur le revenu

   • ISF

   • DCR

   • Personnalisé...(possibilité de gérer jusqu'à 10 déclarations)
      

     précisez l'intitulé à afficher sur le calendrier des déclarations des clients. précisez la périodicité de la déclaration cliquez sur <OK> pour insérer la ligne correspondante sur le calendrier des déclarations du client - en cas de périodicité manuelle, renseignez les périodes concernées directement sur le calendrier. Vous pouvez indiquer le nombre d'années pour lesquelles le suivi est demandé (option "Répéter jusqu'en ...")

     Vous pouvez imprimer le tableau à l'aide du bouton <Imprimer> (en bas du tableau). Il est possible également de l'envoyer par mail ou fax. Il est possible de supprimer un suivi personnalisé en effectuant un clic droit, choix "Supprimer le suivi...". L'opération est à confirmer en tapant les 3 lettres du mot "OUI".

Onglet 7 : Documents

L'affichage des informations de cet onglet est conditionné par les options de confidentialité définies dans cegid quadra paramétrage.

Vous pouvez organiser la consultation des documents :

• sur la barre des périodes d'archivage affichée au dessus de la liste des documents  (boutons <Tous>, <Permanents>, et un bouton par année d'archivage)

• sur l'arborescence des types de documents affichée à gauche (où l'on retrouve aussi les documents associés à des événements et à des rendez vous).

• sur la grille "Sélections" qui contient toutes les propriétés des documents

Onglet 8 : Événements

Cet onglet permet d'organiser la consultation des événements :

• sur l'arborescence des types d'événements présentée dans le cadre de gauche
  En contexte Expert, l'arborescence reprend l'organisation du dossier permanent

• sur la grille "Sélections" qui contient toutes les propriétés des événements.

Lorsqu'un événement est pointé,

• le libellé complet de l'événement est affiché en bas de l'écran

• le document éventuellement associé à l'événement (avec l'icône du type de document) s'ouvre par double clic (ou par le choix "Ouvrir" du menu contextuel affiché par clic droit).

• Un document s'ouvre par double clic ou par le choix "Ouvrir" du menu contextuel affiché par clic droit

• L'envoi par mail est également disponible sur le menu contextuel

• • l'adresse de messagerie principale du client est proposée par défaut

  • pour sélectionner toute autre adresse, cliquez sur le bouton <A:> dans la fenêtre du mail.

Transférer le message à un autre destinataire

Option 1 : Cas d'un transfert régulier vers les mêmes collaborateurs

• Pour transférer un message, il suffit alors de cocher un ou plusieurs collaborateurs puis de cliquer sur le bouton <Transfert>.

Option 2 : Cas d'un transfert ponctuel vers un autre collaborateur

• Cliquez sur le bouton . Une fenêtre "Envoyer aux collaborateurs suivants" s'ouvre.

Caractériser un message (partie basse de la fenêtre)

La partie basse de la fenêtre permet de caractériser un message ou d'en modifier les caractéristiques existantes.

Afin de classer le message, vous pouvez :

• Sélectionner des qualifiants (paramétrés auparavant dans cegid quadra paramétrage)

• • Origine

  • Nature

  • Conséquence

• Choisir la ou les options suivantes :

• • Urgent

  • Mise en sommeil

  • Renvoyer la réponse

  • Confidentiel

Les messages confidentiels peuvent être vus et donc modifiés uniquement par les collaborateurs destinataires de tels messages.
Dans cette fenêtre de modification, une option signale que le message est confidentiel. En décochant cette option, le collaborateur lève la confidentialité de ce message et le rend accessible aux autres collaborateurs.