Inventaire

Ce module appartient aux Immobilisations et Crédits-bails.

L'inventaire est le document de travail à partir duquel est réalisé le pointage physique des immobilisations avant l'établissement des comptes annuels du dossier. Lorsque la gestion des immobilisations est effectuée en cabinet comptable pour le compte d'une entreprise, l'inventaire est envoyé à l'entreprise et le module immobilisations permet aussi d'imprimer le courrier d'accompagnement.

1- Type

Prise en compte des cessions :

Si vous avez cédé des immobilisations au cours de l'exercice, cochez cette option pour qu'elles soient mentionnées sur l'inventaire.

Edition du détail des immobilisations :

Si les lignes de détail sont gérées dans le dossier, cochez cette option pour qu'elles soient mentionnées sur la liste.

Total des quantités :

Cochez cette option pour obtenir un cumul des quantités sur la ligne de totalisation par Compte, Service ou Bureau (selon l'option de tri présélectionnée).

Un total par compte

Cochez cette option pour obtenir chaque total sur des pages séparées.

Détailler les ensembles :

En cochant cette option, vous obtenez le détail des composants de l'ensemble ainsi qu'une ligne de totalisation.

2- Tri

Tri par N° d'immobilisation / Autre(s) :

Si vous sélectionnez l'option "Tri par N° d'immobilisation", les options de tri par service, bureau et centre analytique ainsi que l'option "Edité par date d'acquisition" seront inactives.

Service / Bureau/ Centre analytique :

• Ces options de tri sont actives uniquement si l'option "Autre(s)" (cf. ci-dessus) est sélectionnée.

• Il est possible de cumuler ces 3 options de tri en précisant l'ordre dans lequel le tri doit être appliqué. Pour cela, renseignez les rubriques correspondantes avec les valeurs "1", "2" ou "3" ou éventuellement en les laissant vides pour ne pas inclure le critère au tri.

• Vous pouvez demander un tri par service si vous avez renseigné le code service à la création des immobilisations. En renseignant la rubrique qui apparaît après saisie du numéro d'ordre dans le tri, vous pouvez limiter l'édition à un seul service.

• Vous pouvez demander un tri par bureau si vous avez renseigné le code bureau à la création des immobilisations. En renseignant la rubrique qui apparaît après saisie du numéro d'ordre dans le tri, vous pouvez limiter l'édition à un seul bureau.

• Si vous disposez du module analytique et si vous avez demandé le suivi analytique des comptes de classe 2 pour le dossier, vous pouvez :

• Opter pour un tri par centre analytique,

• Et limiter l'édition aux immobilisations d'un seul centre en précisant son code sur la question supplémentaire qui s'affiche (pour prendre en compte toutes les sections, ne renseignez pas cette question). La liste des codes est accessible par <F4>.

Edité par date d'acquisition :

Cette option n'est accessible que si "l'édition du détail des immobilisations" a été cochée.

Cochez cette option pour éditer les immobilisations d'un même compte en fonction de leur date. Sinon, elles sont classées par numéro.

Dans tous les cas, Quadra IMMO édite d'abord les immobilisations acquises sur les exercices antérieurs, puis les immobilisations de l'exercice en cours.

3- Sélection

Sélection début / fin :

Pour éditer un inventaire partiel, renseignez les bornes "Début" et "Fin" qui s'appliquent au critère de tri retenu.

4- Sortie

Les immobilisations réallouées sont exclues de l'édition

• Vous avez la possibilité d'éditer, archiver, prévenir par mail le client simultanément. Pour cela, il suffit de cocher les cases dans chaque onglet :

• Edition

• Archive

• Type d'édition

• Prévenir le client par mail

Édition

Éditions à l'écran

Toutes ces éditions peuvent être affichées.

• Après l'affichage de la première page écran, vous pouvez vous déplacer sur l'édition à l'aide des ascenseurs ou du clavier directionnel.

• Tapez <Ctrl+Fin> pour rejoindre directement la dernière page,

• Tapez <Ctrl+Origine> pour revenir en première page,

• Utilisez <Page suivante> et <Page précédente> pour un déplacement de page en page, <Flèche haute> et <Flèche basse> pour un déplacement ligne en ligne.

• Pour stopper la consultation, utilisez

• Le bouton <Fermer>,

• Ou le bouton <Autre édition> si vous souhaitez revenir sur la grille des paramètres pour demander une autre édition.

• Le rattachement de pièce jointe à une immobilisation est signalé par l'icône affichée à gauche du tableau. Pour consulter la pièce jointe, pointez l'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton <Voir pièce(s)>.

• Si la pièce est unique, elle s'affiche directement

• S'il existe plusieurs pièces jointes, la liste s'ouvre pour permettre la sélection de la pièce à afficher
   

• Quelle que soit l'option de tri retenue, l'inventaire comporte une ligne par immobilisation avec les rubriques suivantes :

• N° de compte,

• N° de l'immobilisation et première ligne du libellé,

• Intitulé du compte fournisseur,

• Date et valeur d'acquisition,

• Quantité.

• La colonne "Observation" permet de rajouter sur l'état des annotations manuscrites. Cette colonne peut aussi contenir différentes informations utiles comme par exemple l'état de l'immobilisation si elle n'est pas "En Cours".

• Sur les inventaires par service ou par bureau, les immobilisations sont classées par compte puis par numéro à l'intérieur d'un même service ou d'un même bureau.

• Selon l'option de tri retenue, vous obtenez un cumul des valeurs d'acquisition par service, par bureau ou par compte.

• Dans tous les cas, l'édition se termine par le total général des immobilisations sélectionnées.

Un double clic à la souris sur une immobilisation ouvre la fiche immobilisation

Éditions sur imprimante

• Vous pouvez imprimer de 1 à 9 exemplaires.

• Vous pouvez choisir toute autre imprimante gérée par votre système et figurant sur la liste déroulante (affichée par <F4>).

• En haut de chaque page éditée, sont mentionnés à gauche le n° du dossier, la date et l'heure de l'édition si vous avez activé l'option correspondante sur la fiche dossier (il s'agit de la date système, fournie par votre machine) ainsi que le n° de page, et à droite l'adresse du dossier.

• Saut de page :Cochez cette option pour passer à une nouvelle page à chaque changement de compte, de service ou de bureau.

• Courrier d'accompagnement / Date du courrier : Si vous utilisez Quadra IMMO en cabinet comptable et que vous désirez envoyer l'inventaire à l'entreprise, cochez cette option pour demander l'impression du courrier d'accompagnement.

• Précisez aussi la date à mentionner sur le courrier ou laissez la date système (gérée par votre machine) proposée automatiquement.

• Un bouton vous permet aussi d'accéder aux caractéristiques du cabinet à imprimer en haut du courrier d'accompagnement. Si le module immobilisations est exploité dans le cadre de quadra expert,  le nom et l'adresse du cabinet sont ceux que vous avez renseignés en facturation des honoraires ou en gestion des temps.

Archive

• Cette option de sortie permet de générer l’image de l’édition au format PDF.

• Il est conseillé de renseigner le libellé avec un nom significatif afin de reconnaître immédiatement une archive parmi d’autres.

Type d'édition

• Choisissez le type d'édition :

• Document,

• Courrier d'accompagnement avec date du courrier. Le bouton <caractéristiques du cabinet > permet de saisir l'adresse du cabinet.

• Saut de page par rupture

Prévenir le client par mail

• Saisissez l'adresse mail du client que vous souhaitez prévenir et joignez éventuellement le document en pièce jointe en cochant la case correspondante.