Suivi de dossier

Copie de dossier

Transformation d'un dossier de paie en dossier type

Modification du paramétrage du dossier type

Copie de dossier

Le module Copie de dossier est intéressant si vous avez à gérer plusieurs dossiers de paie. Quadra Paie vous permet alors d'accélérer très sensiblement la mise en place de nouveaux dossiers mais également de simplifier l'actualisation des informations de paie sur les dossiers existants.

Pour exploiter pleinement les possibilités offertes en copie de dossier, il est important d'avoir adopter une codification rigoureuse des différents fichiers de base. La démarche est alors la suivante :

1. Constituer un ou plusieurs "dossiers de référence" ou "dossiers types"

2. Saisir les évolutions sur ces dossiers types (ex : modifier le type de calcul d'une retenue)

3. Répercuter les modifications vers les autres dossiers.

• La Copie de Dossier permet de traiter les fichiers Organismes, Libellés, Profils de Libellés ainsi que les fichiers Plans de paie, Employés, grilles d'anciennetés et Libellés des regroupements déclarations sociales.

• Vous pouvez réaliser des copies totales ou partielles à partir d'un dossier de référence, vers un ou plusieurs dossiers ou tous les autres dossiers.

A l'entrée en Copie de Dossier, vous obtenez une page d'information sur les différentes options disponibles.

Dossier origine

• A l'entrée sur la grille de copie, le dossier courant est présélectionné comme dossier origine et vous rejoignez directement la case "Copie Intégrale".

• Si vous souhaitez sélectionner un autre dossier, cliquez sur le bouton "dossier de Paie" et tapez son numéro ou sélectionnez-le dans la liste .

Tables à copier

Employés – Plan de Paie – Profils – Libellés – Organismes – Organismes génériques – Grilles d'ancienneté – Regroupement DS

• Pour chacun des fichiers, vous pouvez décider :

• De ne pas le copier (réponse : Non),

• De le copier totalement (réponse : Totalité),

• De copier seulement une partie de son contenu (réponse : Sélection)

• De copier uniquement les éléments du fichier qui n'existent pas dans les dossiers destinations (réponse : Fusion).

• Si vous choisissez l'option "Sélection", utilisez le bouton <Sélection>. Une grille de critères permet de limiter la liste des éléments à copier. Il est par ailleurs possible de trier la liste sur n'importe quelle colonne.

• Pour sélectionner un élément de la liste, tapez <+>. Une coche s'affiche à gauche de son nom. Pour désélectionner un élément coché par erreur, tapez <->.

• Vous pouvez tout sélectionner en utilisant le bouton <Tout désélectionner>. En cas d'erreur, utilisez le bouton <Tout désélectionner>.

• Lorsque tous les éléments à copier sont cochés, cliquez sur <Ok>.

• Quadra Paie vous propose de faire une sélection automatique sur les autres rubriques.

• · Dans le cas du fichier des profils, si vous en demandez la copie sélective, Quadra PAIE vous propose de copier automatiquement les libellés du profil s'ils n'existent pas dans les dossiers destinations.

Dossiers destinations

Quadra PAIE autorise la copie vers :

• Une sélection de dossiers en tapant leur numéro ou en les choisissant dans la liste.

• Une partie des dossiers sélectionnés en fonction de leur type en cochant la case type. Vous pouvez ensuite renseigner les types de dossiers.

• Tous les dossiers en cochant la case "Tous".

Options

Demande confirmation pour chaque dossier destination

• Tapez <O> pour contrôler un à un les dossiers destinations au cours de traitement.

Contrôle existence éléments dans les dossiers destination

• Cette question vous est posée uniquement si vous avez effectué une sélection sur l'un des fichiers à copier.

• Si vous activez le contrôle, Quadra PAIE vérifiera, pour chaque élément sélectionné, s'il existe déjà dans le dossier destination traité, et le cas échéant, affichera un message d'avertissement. Vous pourrez alors confirmer la copie ou y renoncer.

Ce bouton permet l'accès aux informations des options des tables à copier.

Confirmation

• Cliquez sur <Lancer> pour mettre en route le traitement en fonction des paramètres sélectionnés.

• Si vous avez des corrections à apporter, revenez sur les zones à modifier.

Déroulement du traitement

Si vous avez opté pour la "Demande de confirmation pour chaque dossier destination", le traitement s'interrompt à chaque nouveau dossier et demande si le dossier X est à traiter.

3 réponses possibles : Oui – traite le dossier

Non – ne traite pas le dossier, passe au dossier suivant

Annuler – sort du traitement de copie de dossier

Transformation dossier de paie en dossier type

Toute transformation de dossier est une opération délicate qui consiste en une succession de questions auxquelles vous devez répondre.

Les dossiers créés via QuadraClient, issus d'une reprise DOS ou QPImport peuvent être transformés en dossier type.

Il est conseillé de pratiquer cette transformation à partir du mois de janvier, pour éviter les doublements des libellés dans la fiche individuelle et les journaux de paie.

Le programme est accessible dans le menu Outils/Suivi de dossier/Transformation du dossier de paie en dossier type ou par l'icône de la barre d'outils.

Une demande de confirmation apparaît lors du lancement de l'outil. Si vous choisissez "oui", le programme vous demandera de faire une sauvegarde et lancera l'assistance de sauvegarde du dossier.

1. Modification du dossier / Etablissement

Dans le cas d'un dossier mono établissement, l'assistant est lancé avec les informations de l'établissement 0.

Dans le cas d'un dossier multi établissement, la liste des établissements est affichée dans l'assistant avec une arborescence sur la gauche.

Aisi pour chaque établissement du dossier, vous pouvez définir les paramètres de votre plan de paie type.

2. Les organismes et organismes génériques

Pour le passage des organismes en plan de type, 2 cas de figure peuvent se présenter :

Soit le dossier est vide, c'est le cas du dossier créé à partir de QuadraClient, reprise TDS…

Soit dans le dossier il y a déjà des organismes et des organismes génériques, un plan de paie.

Cas 1 : Le dossier est vide : Création des organismes

L'assistant démarre par le paramétrage du dossier/établissement, puis vous propose de créer les organismes URSSAF, ASSEDIC et caisses de retraites affiliées à l'AGIRC, à l'ARRCO ou au groupe AGIRC-ARRCO ainsi que la saisie du code Institution de l'organisme de retraite pour les caisses AGIRC et ARRCO.

Cas 2 : Il y a déjà des organismes dans le dossier : Modification

Le programme va vérifier la cohérence des codes Organismes génériques attendus par rapport au type de l'organisme générique.

Le tableau suivant récapitule les différents paramétrages pouvant exister et la transformation opérée (le but de l'opération étant de faire coïncider les codes des organismes avec ceux des libellés utilisés par le plan de paie Quadratus).

Les organismes de retraites sont le type de l'organisme générique ne sera pas un standard Agirc, Arrco ou Groupe Agirc/Arrco, ne pourront pas utiliser la DUCS; il vous appartiendra de modifier le type de l'organisme au besoin.

A la fin du traitement, l'icône apparaît dans la barre de menus pour indiquer que ce dossier utilise les plans de paie type.

3. Modification du paramétrage employé

Sur chaque employé que vous souhaitez traiter en plan de paie type, rejoignez le menu Paramétrage employé, sur le chapitre Définition de l'emploi (3). Placez vous en modification et enlevez l'option "Ne pas utiliser le plan de paie type".

Un bouton <Plans de paie type> apparaît alors en bas à gauche de la fenêtre pour permettre d'accéder à l'assistant de création de plan de paie type.

Lors de la sauvegarde des informations de l'employé, on vérifie que ce type d'employé est bien géré par le dossier type. Ce test est bloquant et il faudra le cas échéant choisir un autre paramétrage employé suivant la documentation des cas gérés par le plan de paie type.

4. Remarques

Tous les libellés de type E, et S avec un code calcul 41 et 47 des plans de paie existant, les salariés concernés par la transformation seront remplacés par le plan de paie Quadratus.

Un test sera fait sur les libellés B utilisés avant la transformation : c'est à dire que l'assistant vérifiea que les libellés n'utilisent pas les mêmes numéros de cumuls en part salariale que ceux du plan de paie type défini pour cet employé.

Tous les libellés qui n'auront pas cette condition seront affichés à l'écran avec 2 possiblités :

1. Modification du numéro de cumul du libellé : saisie du nouveau n° dans la grille de saisie. Ce numéro sera affecté au n° de cumul de la part salariale du paramétrage du libellé.

Le programme remplacera de ce fait les références à ces n° de cumuls modifiés dans les libellés suivant, dans la détermination de la base, le n° de taux et la condition d'application.

Le mot clé CUM+ancien n° de cumul sera remplacé par le mot clé CUM+nouveau n° de cumul.

2. Suppression du libellé dans le plan de paie : en sélectionnant le libellé choisi (par + ou – ou par <Ctrl++> pour les sélectionner tous).

Dans ce cas, il vous appartiendra de supprimer le slibellés en référence aux libellés supprimés : ceux dont vous y avez fait référence pour votre calcul.

Si le libellé appartient à un profil, il sera affiché en rouge dans la liste, il sera supprimé du plan de paie du salarié et tous les libellés de ce profil seront intégrés dans le plan de paie (hormis celui sélectionné).

Modification du paramétrage du dossier type

Cette fonctionnalité est disponible uniquement si vous êtes en plan de paie type.

Ce choix permet de modifier des éléments de réponse aux questions posées à la création du dossier.