Bordereau Excel
Cette fonction intéresse les cabinet comptables ou toute structure gérant la paie d'une entreprise et souhaitant faire saisir les données variables de paie par l'entreprise elle-même avant de produire les bulletins d'une période. Les données variables transitent via un classeur Microsoft Excel que le cabinet comptable et l'entreprise s'échangent par mail.
Génération du fichiers des éléments à saisir
Envoi au client du fichier des éléments à saisir
Retour du bordereau au cabinet
Bulletins issus du bordereau Excel
La fonction Bordereau Excel implique de disposer de la licence du module optionnel "Import/Export de bulletins préparatoires au format Excel".
Le cabinet comptable comme l'entreprise doivent aussi disposer de Microsoft Excel et d'un gestionnaire de courrier électronique pour les échanges par mail. Si le cabinet dispose de Microsoft Outlook Express, l'envoi par mail peut être réalisé directement à partir de Cegid Quadra Paie (avec la licence d'utilisation correspondante).
Si la licence est détectée, le choix "Bordereau Excel" est accessible au menu Bulletins. L'utilisation de la fonction s'enregistre dossier par dossier, après la réalisation d'un premier bordereau Excel.
Un paramètre est à activer pour le dossier dans les constantes entreprises, onglet Divers "Activer l'import/Export de bordereau Excel pour ce dossier".
A la prochaine entrée sur le dossier, le repère visuel 
est affiché à droite de la barre d'outils indiquant que la fonction "Bordereau Excel" est utilisée (en cas d'abandon ultérieur de la fonction, il suffit de désactiver le paramètre des "Constantes entreprises").
L'utilisation du bordereau Excel n'est pas compatible avec la réouverture automatique des bulletins (option des constantes nationales – méthodes).
Génération du fichier des éléments à saisir
Par défaut, le bordereau Excel proposé est toujours celui de la période suivant la période en cours. Dans la version actuelle de Cegid Quadra Paie, 2 modèles de bordereau est disponible.
Vous pouvez limiter la génération du bordereau à un établissement ou un service.
La fenêtre d'édition du bordereau Excel propose les options suivantes :
"Avec grille de saisie des absences et congés" : si vous cochez cette option, le classeur Excel comportera une feuille supplémentaire pour la saisie des absences.
"Avec grille de saisie des acomptes" : si vous cochez l'option, le classeur Excel comportera une feuille supplémentaire pour la saisie des acomptes.
"Remise à zéro des valeurs des libellés" : si vous cochez l'option, les cellules à saisir seront initialisées à zéro hormis le nombre d'heures et le salaire de base). Si vous laissez décoché, les cellules reprendront les valeurs du bulletin précédent.
Cliquez sur le bouton <Lancer> pour ouvrir Excel et un classeur nommé QPXLMMAA.xls ("MM" correspond au n° du mois et "AA" aux 2 derniers chiffres du millésime).
Les feuilles du classeur Excel sont alimentées automatiquement avec une ligne par salarié présent sur la période.
Sur la feuille "Saisie", vous pouvez visualiser en colonnes les lignes natives de la partie haute du bulletin ainsi que le primes de type B, N et S dont la règle de calcul correspond à un montant à saisir.
Une barre d'outils est associée à la macro d'importation des données 
. Si le dossier de paie est modifié après génération du bordereau Excel, vous pouvez en actualiser le contenu.
Le bouton 
permet de rafraîchir les montants importés.
Un menu contextuel s'affiche par clic droit sur une ligne de bordereau. Il permet de supprimer ou d'ajouter un employé. Activé sur les en têtes des colonnes (hormis en colonne "Numéro" et "Nom/Prénom"), il permet de supprimer ou d'ajouter une ligne de bulletin, d'insérer un libellé pour les heures théoriques travaillées.
En cas de saisie sur les onglets "Absences ou CP" et "Acomptes", les dates sont à enregistrer au format JJ/MM/AA.
Lorsque vous fermez le classeur, le fichier est conservé avec les données du dossier de paie (dans un sous répertoire créé par millésime) et il est accessible à partir des archives dossier.
Un nouveau lancement du bordereau Excel sur la même période annule et remplace le précédent bordereau créé.
Envoi au client du fichier des éléments à saisir
L'envoi par e-mail peut être effectué à partir du dossier de paie ou de QuadraClient
Dans le dossier de paie, affichez les archives dossier (Menu Archives), pointez le document dont le libellé "Eléments à saisir de MM/AA", ouvrez le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris et choisissez "Envoyer par e-mail".
Dans QuadraClient, procédez de la même façon à partir du chapitre "Archives" du dossier client.
A la réception du mail, le client peut enregistrer le fichier Excel sur son système en cliquant avec le bouton de la souris sur la pièce jointe au mail.
Pour un échange correct des données de paie, le cabinet comptable doit sensibiliser son client au fait que la structure du classeur ne doit pas être modifiée et que seules les cellules contenant les données variables sont à renseigner.
Retour du bordereau au cabinet
Après l'avoir enrichi, le client du cabinet retourne le fichier Excel par mail. L'intégration des données s'effectue de la façon suivante :
Fermer le dossier de paie s'il est en cours d'utilisation dans Cegid Quadra Paie. A noter que l'intégration n'est pas bloquée par l'ouverture du dossier dans Cegid Quadra Paie mais les bulletins ne peuvent être actualisés qu'après fermeture puis réouverture du dossier.
Ouvrir le mail du client avec Outlook Express et double cliquer sur la pièce jointe au mail pour lancer Excel et ouvrir le bordereau Excel.
Activer le bouton 
sur la barre d'outils associée à la macro QP Excel.
Les éléments variables de paie sont intégrés au dossier de paie d'origine grâce à la localisation automatique des données et après le contrôle de la période de paie.
La localisation automatique des données est possible uniquement si le cabinet récepteur est identique au cabinet émetteur du fichier.
Lors du rapatriement du bordereau, vérification des périodes d'absence et pour un même type d'absence (Absence ou congés payésà vérification des chevauchements. S'il y a chevauchement, la seconde absence saisie sur le bordereau n'est pas rapatriée.
La même vérification est faite au niveau des acomptes, si 2 acomptes sont saisis à la même date, le 2nd acompte ne sera pas rapatrié.
Le bordereau Excel actualisé remplace le fichier initial dans les archives du dossier de paie.
Bulletins issus du bordereau Excel
Seuls les bulletins dont l'état est "A saisir" peuvent être créés par l'intégration. En conséquence, les bulletins déjà saisis avant l'intégration ne ont pas modifiés.
Les bulletins sont créés lors de l'entrée dans le dossier de paie qui suit l'intégration du bordereau. Ils reçoivent l'état "Ouvert" et ne pourront plus être modifiés par une nouvelle intégration.