Page 1/3Généralités
Ce chapitre regroupe 5 pages d'informations diverses.
Cette page contient l'identité du client, c'est à dire :
Date de création : Cette zone est renseignée automatiquement lors de la création. A chaque modification de la fiche client, la date de modification est automatiquement renseignée.
Prospect : Cochez cette option s'il s'agit d'un prospect.
Civilité, Nom ou Raison sociale, Enseigne (qui est l'enseigne commerciale). En mode "Expert", la civilité est sauvée dans le dossier comptable.
Activité et Type de société,
Nom du contact et du responsable,
Le responsable est un intervenant de type DIV
La touche <F2> permet d'afficher automatiquement la fenêtre de création d'un intervenant.
Logo : Le logo du client est exploitable par la plaquette des Etats de synthèse.
Cliquez sur <Ajout> pour rechercher le fichier correspondant sur le système.
Le logo est visible à droite de la fenêtre. L'espace qui lui est réservé peut entraîner une distortion de l'image
Un clic sur le logo permet d'obtenir la taille réelle de l'image.
Coordonnées (adresse, e-mail, fax, telex et téléphones principaux).
Les rubriques "Civilité", "Activité" et "Type de société" peuvent être renseignées uniquement par l'un des codes paramétrés dans Quadra PARAMETRAGE. La liste des codes est affichée par <F4>.
En modification ou création d'un client, pour accéder rapidement à la fiche de l'intervenant sélectionné comme responsable, cliquez sur le bouton "Créer/Voir". Si le numéro d'intervenant saisi n'existe pas, la fiche intervenant s'ouvre en création; sinon, elle s'ouvre en modification.
L'activité du client est reprise dans les états de synthèse notamment sur la page de garde de la plaquette).
L'adresse du client est composée de :
Le numéro de la voie, l'une des lettres B, T ou Q (pour Bis, Ter, …) ou rien, le nom de la voie ;
Le complément ;
Le code postal et le bureau distributeur ;
La commune et la ville, qui sont le plus souvent identiques au code postal et au bureau distributeur.
le pays
La saisie du "Code postal" ou de la "Commune" provoque l'affichage automatique respectif de "Bureau distributeur" et "Ville".
Si les adresses de correspondance et de facturation sont différentes de l'adresse précisée ici, renseignez ces dernières à la page "Correspondance".
Les numéros de téléphones de cette page, ainsi que ceux de la page "Téléphones, e-mail" sont repris dans les menus contextuels affichés dans Quadra BUREAU.
Utilisateurs ASP : cette rubrique concerne les cabinets QuadraWebExpert. Elle apparaît à 2 conditions :
le contexte QuadraWebExpert est identifié dans QuadraClient. Un premier "Client/Utilisateur" des QuadraWebServices a donc été créé dans QuadraParamétrage
le client n'a pas encore d'utilisateurs ASP. Cliquez alors sur le bouton <Configurer> pour afficher la grille de paramétrage des droits ASP.
Après la création de ce premier utilisateur chez le client, la gestion des autres utilisateurs s'effectue au sous chapitre Généralités/Mandats/ISuite.
Ici sont listés :
Les affectations des collaborateurs et les missions affectés au dossier,
Les liens vers Quadra COMPTA et/ou Quadra PAIE,
Les dates d'entrée et de sortie dans le cabinet,
Les informations relatives au site Internet.
Pour les "Affectations" :
Les libellés placés en vis à vis des affectations sont paramétrés dans Quadra PARAMETRAGE ("Constantes générales", onglet "Généralités"). Des valeurs par défaut y sont proposées.
Pour qu'un code collaborateur soit autorisé en vis à vis d'une des 3 premières affectations, il faut que, dans Quadra PARAMETRAGE, son code famille soit renseigné avec le code voulu ("EXC", "POR" ou "COL" dans le contexte "Expert") ou la mention "*".
Les autres affectations permettent de faire des sélections plus spécifiques dans la liste des clients (appelée, entre autre, dans Quadra BUREAU ). Il est possible, par exemple d'y indiquer le responsable de la paie. Tous les codes collaborateurs, quel que soit leur code famille, sont utilisables.
Les codes accessibles sont dans les listes affichées par <F4>.
Actualisation des budget et contrôle des changements d'affectation :
L'existence d'un budget est contrôlé à la modification de la fiche client. Le cas échéant, une fenêtre s'ouvre à la sauvegarde de la fiche qui permet de répercuter le changement d'affectation sur le budget.
si vous souhaitez ignorer la répercussion, fermez la fenêtre sans la renseigner (croix rouge)
si vous souhaitez répercuter le changement, indiquez la date d'application et cliquez sur <Valider>.
Quel que soit le jour de la date d'application, le budget sera actualisé à partir de la semaine ou du mois suivant selon le paramétrage du budget.
Le "Regroupement" est un code alphanumérique libre permettant, par exemple, de rassembler les dossiers d'une même société. Ce code peut faciliter la recherche dans la liste des clients. Un ensemble de fonctionnalités permettent de naviguer entre les dossiers portant le même code regroupement.
"Siège", cochez cette option pour signifier que ce dossier est le siège parmi les dossiers portant le même regroupement.
Mission sur le dossier
Renseignez le type de mission :
Expert comptable
Dans ce cas, sélectionnez la mission principale. Celle ci est exploitée comme critère de sélection des clients dans les tableaux d'activité de QuadraBUREAU.
Mission principale : elle conditionne le déroulement de la préparation EDI-TDFC.
Un dossier "en tenue" est un dossier dont le code de la mission principale est "0" (valeur "non définie" affectée par défaut à la création d'une fiche client) ou tout autre code différent de "S".
Un dossier "en surveillance" est un dossier dont le code de la mission principale = S
Commissaire au compte titulaire
Commissaire au compte suppléant
Les clients dont la date de sortie est dépassée peuvent ne pas être pris en compte par l'outil de création comptable dans Quadra Paramétrage.
Pour les "Liens" :
Dans la logique d'utilisation des produits Quadratus, les dossiers de comptabilité et de paie rattachés à un client doivent avoir le même numéro que le numéro du dossier client. Si toutefois ce n'est pas le cas il est possible d'inscrire ici les numéros des dossiers comptable et paie du client, le lien se créant automatiquement entre ces différentes entités. Il est malgré tout recommandé d'éviter d'utiliser cette fonctionnalité afin de conserver l'homogénéité de nomenclature utile à la compréhension du lien.
Le mois de clôture est affiché à titre indicatif. Cette information provient du dossier comptable, elle n'est pas modifiable.
Pour les "Dates" :
La "date d'entrée dans le cabinet" est à renseigner ainsi que le motif d'entrée : Annuaire téléphonique (T), Proximité géographique (G), Prescription client (C), Prescripteurs extérieurs (X), Prescription interne (I), Acquisition (A). Cette dernière rubrique est exploitable dans les listes clients personnalisées et saisissables.
La date de "signature de la lettre de mission" peut être renseignée. Elle peut être automatiquement actualisée par l'édition de la lettre de mission dans QuadraGI. Elle peut également être mentionnée sur les factures de QuadraGI si le modèle de facture est aménagé en conséquence.
Si la date de "Sortie du cabinet" est renseignée, le client n'apparaît plus dans la liste des clients (affichée par exemple à partir de Quadra BUREAU). Par contre il est visible dans la liste qui est affichée en cochant l'option "Afficher les clients sortis".
Le motif de sortie comporte 3 options possibles : Cessation (C), Exclusion (X), Concurrence (N). Indiquez une lettre au choix. Le motif de sortie peut être intégré aux listes personnalisées et aux listes saisissables clients. Il peut également être exploité comme critère de sélection dans l'une des liste des sélections avancées.
Pour autoriser l'accès de ce client à votre site Internet, cochez l'option correspondante.
Dans ce cas, l'identifiant par défaut est l'identifiant du client et un mot de passe est généré automatiquement. Transmettez ces renseignements au client afin qu'il puisse accéder aux zones sécurisées de votre site.
Les informations regroupées sur cette page sont d'ordre administratif (Capital, Registre du commerce, Registre des métiers). La date de création de la société est reportée dans une Liasse fiscale.
Le code INSEE des communes est exploité dans la DSN pour un établissement cotisant au versement transport (il est repris dans les déclaratifs EDI).
En cas de modification, QuadraClient demande la saisie de la date d'effet à la sauvegarde de la fiche client. En cas de saisie erronée, la modification ou la suppression de la date sont possibles en activant les boutons correspondants.
Le "Nombre d'actions/ parts" indiqué dans cette page doit être supérieur ou égal à la somme du Nombre de parts indiqué pour chaque associé (page "Associés", chapitre "Juridique").
Les "Code Tribunal de commerce" et "Code Chambre des métiers" sont des codes intervenants. <F4> vous propose la liste de ces codes. S'il n'existe pas, utilisez la touche <F2> pour afficher la fiche intervenant en modification.
Dans le cas où vous avez sélectionné par <F4> un des codes intervenant, la touche <F3> permet d'afficher la fiche intervenant en modification.
Vous disposez respectivement de :
4 caractères pour le Code NII correspond aux 4 premiers caractères du numéro d'identification intra-communautaire,
14 caractères pour le SIRET. Le numéro de SIRET est contrôlé par Quadra CLIENT, s'il n'est pas correct, l'utilisateur est avertit mais le traitement n'est pas bloqué.
En cas de modification du SIRET, à la sauvegarde de la fiche client, il est possible de transférer sur le nouveau SIRET, l'historique des déclarations EDI rattachées initialement au précédent SIRET (TDFC, TVA, Paiements EDI, DSI, DUE, DUCS, DNAE et DADS-U).
Catégorie juridique : Il s'agit d'une nomenclature à vocation interadministrative qui sert de référence aux centres de formalités des entreprises (CFE) pour recueillir les déclarations des entreprises.
4 caractères pour le Code NAF. La nomenclatures des activités et produits est disponibles en tapant la touche <F4>.
A noter que le code NAF 2003 est conservé pour permettre aux utilisateurs de choisir librement le moment d'actualiser les fiches clients.
La zone "Localisation des archives" permet d'indiquer le lieu de stockage des archives papier du client.
les différentes localisations doivent préalablement être définies dans QuadraParamétrage
la rubrique est gérée dans les listes clients personnalisées et saisissables
Si les adresses de correspondance et de facturation sont différentes de celle précisée dans la page "1/3", renseignez les ici.
Ces adresses sont composées de :
Le numéro de la voie, l'une des lettres B, T ou Q (pour Bis, Ter, …) ou rien, le nom de la voie ;
Le complément ;
Le code postal et le bureau distributeur ;
La commune et la ville, qui sont le plus souvent identiques au code postal et au bureau distributeur.
La saisie du "Code postal" ou de la "Commune" provoque l'affichage automatique respectif de "Bureau distributeur" et "Ville".
Affiche la liste des téléphones et e-mail des contacts chez ce client.
Pour créer ou modifier une ligne dans le tableau, se référer au chapitre "Contrôles spécifiques Quadratus" (au menu "Premier contact").
Pour supprimer une ligne, la sélectionner et taper <Suppr>.
Les numéros de téléphones et les e-mail de cette page, ainsi que ceux de la page "1/3" sont repris dans les menus contextuels affichés dans Quadra BUREAU.
2 onglets permettent de saisir éventuellement des informations complémentaires sur les interlocuteurs. Pour les afficher, il suffit de cliquer sur <Afficher>. Un clic sur <Masquer> les fait disparaître.
L'onglet "Nom" permet de saisir :
Une fonction (<F4> fournit la liste saisie dans QuadraParamétrage
Une date de sortie
Un numéro de fax
Un critère libre 1
Un critère libre 2 (<F4> donne une liste paramétrée dans QuadraParamétrage)
L'onglet "Remarque" est une zone de mémo libre.
Possibilité d'envoyer un mail en effectuant un clic droit sur le nom d'un interlocuteur ou en double cliquant dessus. Dans ce cas, la fenêtre "Nouvel e-mail" s'ouvre.
La liste des n° de téléphone, e-mails peut être réordonnancée à l'aide des boutons 
(monter) et 
(descendre).
Cet onglet permet :
l'enregistrement des mandats par lesquels une entreprise autorise le cabinet comptable à effectuer ses démarches déclaratives et de paiement.
la consultation des mandats ETEBAC/EBICS autorisant le cabinet à récupérer les relevés de compte de son client
l'accès en gestion des mandats SEPA, autorisant le cabinet à obtenir le règlement de ses factures par prélèvement sur le compte bancaire de son client.
Mandats déclaratifs
Les différents types de déclarations fiscales et sociales gérées dans QuadraExpert se retrouvent :
Déclaration de TVA avec QuadraCompta
Déclarations fiscales avec QuadraCompta et le module Etats de synthèse
DUCS EDI avec QuadraPaie
DADS avec QuadraPaie
EDI Paiement (module IS, acomptes et solde IS / module CET, acomptes et solde CVAE / QuadraPaie, acomptes et soldes TS)
EDI Requête avec module Etats de synthèse et module Edi Requête
Pour chaque type de déclaration,
Cochez la case si le cabinet est mandaté par le client pour effectuer la déclaration
Renseignez éventuellement la date de début et la durée en mois du mandat
Cliquez sur le bouton <Ajouter un document> pour joindre l'image du mandat (numérisation directe du document papier ou recherche du fichier image correspondant sur le système).
Lorsque le document est présent, 2 boutons supplémentaires sont disponibles, le 1er pour supprimer le document, le 2ème pour le consulter.
Les "Listes clients saisissables" permettent d'enregistrer ces renseignements pour un lot de clients.
Exploitation des informations sur la liste client
Les mandats sont exploitables comme critères de sélection sur la liste des clients.
Il est possible donc de connaître le nombre de client ayant mandaté le cabinet pour tout ou partie des déclarations (en tapant O) ou à l'inverse, le nombre des clients pour lesquels le cabinet ne dispose pas des mandats (en tapant N).
Mandats ETEBAC/EBICS
La case est inaccessible car elle est renseignée automatiquement par les informations fournies au chapitre "Intervenants/Banques".
Chaque compte bancaire est affiché avec la date début et la durée du mandat
si l'image du mandat est rattachée au compte, elle est signalée par le symbole correspondant. Un clic sur le symbole affiche le mandat.
Ce chapitre concerne les cabinets QuadraWebExpert. Elle apparaît uniquement si vous avez défini un 1er utilisateur ASP pour le client (sinon, ce 1er utilisateur doit être créé à partir de la page 1 du chapitre "Généralité".)
La gestion des utlisateurs s'effectue à l'aide des touches N (création d'un nouvel utilisateur), M (Modification des droits de l'utilisateur pointé) et U (demande de suppression de l'utilisateur pointé).
Dans tous les cas, la fenêtre de paramétrage des produits ASP et QuadraWebServices s'ouvre.
A la sauvegarde du paramétrage, la page "Isuite" est actualisée et les applicatifs accessibles à l'utilisateur sont marqués d'une croix
Le clic droit sur un utilisateur permet par ailleurs aux collaborateurs du cabinet de lancer les QuadraWebServices en mode "Assistance utilisateur", c'est à dire que le collaborateur dispose des mêmes droits que l'utilisateur sélectionné.
Cet accès est possible à partir d'un poste de travail sans accès internet, à condition que l'adresse IP privée du serveur Web soit renseignée dans les constantes générales de QuadraParamétrage.
Par défaut, tous les collaborateurs du cabinet sont autorisés à lancer les QWS à partir des applications. Cette autorisation peut toutefois être supprimée en décochant la rubrique "Accès QWS" sur la fiche collaborateur.
Pour créer des utilisateurs ASP sur la grille de paramétrage,
tapez son code
rejoignez la colonne de l'application ASP à configurer et tapez "X"
la fenêtre de paramétrage de l'application ASP s'affiche.
Pour supprimer un utilisateur ASP, tapez <Suppr>
Un clic droit sur un collaborateur ouvre un menu contextuel permettant d'accéder à QWS.
(sauf indication contraire, tous les collaborateurs sont autorisés à lancer les QWS à partir des applications. Si nécessaire, il faut supprimer cette autorisation en décochant la rubrique "Accès QWS" sur la fiche collaborateur).