Agenda/Planning
Le module Planning permet de suivre les emplois du temps de tout ou une partie des collaborateurs.
L'enregistrement des plannings est limité aux seuls collaborateurs autorisés alors que la consultation est libre.
Le planning est disponible sous 4 formats : journée, semaine, 7 jours, groupe.
sur les formats Journée, Semaine, 7 jours, le 1er collaborateur pour lequel le suivi de planning est actif, est présélectionné. Si l'utilisateur du bureau est un gestionnaire, il s'agit du 1er collaborateur dont il a la charge.
Pour le format "7 jours", le 1er jour commence à la date du jour fournée par le système et affiche les 7 prochains jours calendaires (samedi et dimanche inclus).
sur le format Groupe, seuls sont visibles les groupes associés à l'utilisateur du bureau. Il s'agit du planning à la semaine. Les collaborateurs sont présentés en ligne dans l'ordre de leur code.
Quel que soit le mode d'affichage du planning (journée, semaine, groupe), le calendrier mensuel est affiché à gauche du planning avec le nombre de mois défini librement au choix "Personnaliser" du menu contextuel affiché par clic droit de la souris.
La mise en oeuvre des plannings implique un paramétrage préalable à réaliser dans quadra paramétrage, choix Planning/Agenda. Vous devez y définir :
les collaborateurs pour lesquels le suivi des plannings est à activer
les jours fériés et non travaillés,
les options d'archivage des plannings dans quadra bureau,
les droits d'accès (complets ou partiels),
la création de groupe de collaborateurs en associant différents gestionnaires aux groupes créés.
Consultation du planning
Le collaborateur qui s'est identifié lors de l'ouverture de bureau voit apparaître son planning. Il a également la possibilité de consulter le planning des collaborateurs qu'il suit (à paramétrer dans quadra paramétrage, choix Agenda/Planning, Paramétrage des droits d'accès au planning) en cliquant sur le bouton <Tous> ou de tous les collaborateurs en modifiant le code collaborateur.
Une note peut être affichée dans l'en tête de la journée. Il s'agit d'un mémo qui a été saisi.
Pour le format "Journée", la consultation est proposée à la date du jour sur le planning de la journée, le calendrier du mois complet est affiché à droite de l'écran et il est possible d'accéder à un autre mois. Vous avez la possibilité de revenir à la période courante grâce au bouton 
.
Le nom du client est affiché s'il est saisi. Les informations visibles dépendent donc du contexte de saisie, par exemple pour le planning de groupe.
saisie d'une journée complète sans sélection d'un client : les 4 lignes reprennent le nom de l'activité et les 3 premières lignes du mémo.
saisie d'une journée complète avec sélection d'un client : les 4 lignes reprennent le nom de l'activité, le code, l'identifiant et le nom du client puis les 2 premières lignes du mémo.
saisie de 2 demi journées, le matin avec sélection d'un client, l'après midi sans sélection d'un client; les 2 lignes de l'après midi reprennent le nom de l'activité puis la 1ère ligne du mémo.
Le passage du curseur de la souris sur un rendez vous affiché précise dans une info bulle les informations détaillées concernant l'activité. Si une pièce jointe a été associée à un rendez vous, elle est consultable par double clic sur le nom du fichier affiché.
En cas de saisie d'un mémo+/rendez vous confirmé/pièce jointe, des logos s'affichent en bas à droite.
Une édition du planning et d'un rendez vous est disponible ainsi qu'une fonction de recherche d'une activité par le menu contextuel obtenu par clic droit.
Lorsque le rendez vous est pris sur l'agenda, le choix "Envoyer une demande de confirmation..." du menu contextuel affiché par clic droit ouvre la fenêtre d'envoi de mail (Attention ! : auparavant, la saisie du texte type doit être paramétrée dans le paramétrage des mails de l'utilisateur).
si un interlocuteur a été sélectionné à la prise du rendez vous, son adresse mail est proposée comme adresse destinataire
La rubrique "Objet" est automatiquement renseignée avec la référence interne du rendez vous entre parenthèses
Cette référence ne doit pas être modifiée par le destinataire lors du renvoi de sa confirmation de rendez vous. Dans le cas contraire, le mail de confirmation ne pourra pas être associé au rendez vous.
Des statistiques avec mode d'affichage jours, heures, nombre de rendez vous ou d'absence peuvent être demandées sur un collaborateur ou un groupe
Il est également possible de personnaliser les couleurs et les options d'affichage de l'agenda.
Des icônes en bas à droite des blocs rendez vous indiquent la présence des pièces jointes, d'un mémo ainsi que le confirmation éventuelle du rendez vous.
Si un rappel a été programmé (Cf Nouvelle activité), au moment voulu, une fenêtre de rappel sur l'écran du collaborateur concerné s'affiche avec toutes les informations du rendez vous. Cette fenêtre peut être redimensionnnée.
Pour supprimer le rappel, cochez la case "Message vu" et cliquez sur le bouton <OK>
Pour fermer la fenêtre sans supprimer le rendez-vous, cliquez sur le bouton <Conserver>. Le bouton d'alerte de la barre des tâches Windows continue de clignoter.
Modification d'une activité
Pour modifier une activité, placez le curseur de la souris sur l'activité souhaitée et faites un clic droit puis "Modifier".
La fenêtre de création/modification apparaît et vous pouvez modifier l'activité.
Suppression d'une activité et historique des suppressions
Utilisez la touche <Suppr>.
L'activité supprimée se retrouve dans l'historique, accessible par clic droit, choix "Historique suppression".
Fonction <Tout déplacer vers...>
Cette fonction est grisée si vous ne disposez pas du droit d'agir sur la planning du collaborateur concerné (droits complets ou droits sur rendez-vous)
Quel que soit le format de l'agenda (journée, semaine...), cette fonction est accessible sur le menu affiché par clic droit à partir du planning d'un collaborateur
Elle permet l'affectation globale des rendez-vous de la journée à un autre collaborateur
Le déplacement est limité aux types d'activité "RDV extérieur", "RDV sur place" et "Travail personnel".
Les activités privées ou de type absence sont exclues du traitement
En mode "journée", "Semaine", "4-7 jours", le mode de sélection du remplaçant dépend du nombre de collaborateurs dont vous gérez le planning de bureau :
jusqu'à 20 collaborateurs, leur nom est directement proposé
au delà de 20, le choix "Sélection d'un collaborateur" affiche la liste correspondante
En mode "Groupe", le transfert est proposé vers les collaborateurs du groupe (quel que soit leur nombre) et le choix "Autre" affiche les collaborateurs hors groupe, dont vous gérez le planning.
Informations complémentaires
pour un rendez-vous avec rappel, le rappel est transféré sur le collaborateur remplaçant
pour un rendez-vous récurrent, la notion de récurrence n'est pas transférée sur le collaborateur remplaçant
Si des travaux en cours ont été transférés sur l'agenda, planification des travaux à réaliser
Cliquer sur le bouton <Travaux à faire>
Dans la partie haute de la fenêtre des travaux, cochez "Afficher les travaux en cours".
En cochant aussi "Afficher les travaux validés", les travaux déjà planifiés (considérés comme "FAIT") sont ajoutés à la liste et présentés sur fond rose.
Il s'agit par défaut de vos travaux. En cliquant sur <Paramètres>, vous pouvez afficher les travaux affectés à d'autres collaborateurs et/ou limiter la période d'affichage.
L'état "FAIT" est affiché lorsque le travail est planifié. Par le menu contextuel obtenu par clic droit, d'autres choix "Valider ce travail", "Annuler la validation de ce travail" permettent en outre de modifier l'état "Fait" ou "A faire" d'un travail qu'il soit planifié ou non dans l'agenda.