Ajout d'une nouvelle activité dans l'agenda
Cegid Quadra Bureau gère 2 types de création d'activité :
Ajout d'une activité pour un collaborateur unique
Pour ajouter une nouvelle activité pour un collaborateur sur l'agenda, il suffit de cliquer sur le choix "Ajouter" dans le menu contextuel affiché par clic droit de la souris en visualisation de l'agenda sur le jour souhaité. Dans ce cas, une fenêtre "Activité" apparaît avec plusieurs onglets.
Onglet général
La saisie est autorisée seulement si vous êtes gestionnaire de planning. Pour passer en saisie, il suffit de double cliquer sur l'horaire à planifier ou d'afficher le menu contextuel par clic droit puis "Ajouter". Vous pouvez également passer en saisie avec les touches du clavier <Inser> sur une zone libre pour entrer en création, <Entrée> sur une zone occupée pour entrer en modification et <Suppr> pour supprimer une activité.
Une note du jour commentant en clair le rendez vous peut être saisi en en tête de journée sur 1 à 10 lignes (à paramétrer dans la personnalisation de l'agenda).
1. Horaires
Lorsque vous avez double cliquez sur le colonne d'un jour, la date de ce jour apparaît dans la zone "Date"
2. Type d'activité
Au cadre "Type d'activité", indiquez s'il s'agit d'un rendez vous extérieur ou sur place, ou encore que le collaborateur est absent avec précision du type d'absence.
Le mode de saisie, heure, demi journée, journée est proposé selon les constantes pré paramétrées. Il est modifiable.
A la validation, l'horaire planifié est affiché dans la nuance de gris ou la couleur choisie dans QuadraPARAMETRAGE ou dans la personnalisation (obtenu par clic droit)
3. Client et tâche à réaliser
Vous avez la possibilité de rattacher un rendez-vous à un client. Pour cela, sélectionnez le client dans la liste affichée par <F4>. Vous pouvez également sélectionner une tâche à réaliser que vous aurez auparavant paramétrée dans QuadraParamétrage, choix Agenda/Planning, Tâches à réaliser.
Lors de la saisie des 1ers caractères de l'identifiant suivie de la touche <F4> ou de la touche <Entrée>, une liste réduite s'affiche.
Les zones "Tâche", "Nature", "Phase", "Avenant", "Véhicule", "Nb km" sont visibles dans le contexte PME avec module Suivi des affaires. Ces rubriques sont nécessaires à la génération des temps passés depuis le planning.
4. Mémo
Une zone de mémo est disponible
Le bouton <Mémo+> permet une autre saisie de mémo au format RTF avec choix de la police, des couleurs....
Une pièce jointe peut être associée. Il s'agit soit d'un fichier existant 
, soit d'une numérisation 
, soit d'un fichier à saisir 
Cette pièce jointe associée sera consultable en visualisation de l'agenda en double cliquant sur le nom du fichier affiché dans l'info bulle.
Rappel
Une demande de rappel peut concerner le rendez vous d'un collaborateur ou un rendez vous multiple.
Cochez la rubrique "Rappel"
Indiquez le moment du déclenchement du rappel :
Pour un rendez vous sur une plage horaire, donnez le délai par rapport à l'heure du rendez vous (en minutes, en heures, en jours ou en semaines)
Pour un rendez vous d'une journée ou d'une demi-journée, précisez le jour et l'heure de rappel (entre le jour et 5 jours ou 1 semaine et 3 semaines). Le déclenchement du rappel est déterminé en fonction des horaires du collaborateur.
Exemple : Délai de rappel = 1 heure / Horaires collaborateur : 8H-12H, 14H-18H / RDV = Après midi
Le rappel est déclenché à 13H, soit une heure avant le rendez vous de l'après midi
Sur le planning, les rendez vous faisant l'objet d'un rappel sont marqués sur symbole 
.
Au déclenchement du rappel, le symbole clignote dans la barre d'état.
Autres fonctions
Les fonctions "Couper/Coller" permettent de corriger des erreurs de saisie de rendez vous.
La fonction "Cliquer/Glisser" permet de déplacer un rendez-vous d'un jour à l'autre et d'un collaborateur à un autre en gestion de groupe.
Vous pouvez rendre votre planning confidentiel en cochant l'option correspondante dans QuadraParamétrage. Ainsi les collaborateurs n'auront pas accès à vos rendez-vous.
Pour les rendez vous affectés à un client, il est possible de le confirmer en cochant la case "confirmé" dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Onglet Récurrence
Vous pouvez utiliser cet onglet lorsqu'une activité se répète régulièrement par jour, par semaine, par mois.
Exemple : vous avez un rendez vous régulier tous les 4ème lundi de chaque mois jusqu'au 30/10/2003. Dans ce cas précis, vous allez renseigner :
la récurrence en mois (tous les 1 mois)
une date limite (31/12/2003)
si ce rendez vous s'applique ou non sur les heures travaillées uniquement
la récurrence par jour de la semaine (autre choix : par date).
Vous avez également la possibilité d'y ajouter une note avec le bouton <Mémo+>
Si vous modifiez un rendez vous avec récurrence, il vous sera demandé si la modification s'applique uniquement sur le jour ou sur toutes les récurrences.
Onglet Fichiers
Vous pouvez attacher une ou plusieurs pièces jointes (fichier, pièce scannée ou un mémo) à un rendez vous.
Cliquez sur <Sauver> pour enregistrer le nouveau rendez vous.
A la sauvegarde du rendez vous, si le message "Le rendez vous en cours de création ne correspond pas aux horaires de travail du collaborateur" apparaît, cela signifie qu'une option dans QuadraPARAMETRAGE a été cochée afin d'interdire la saisie d'un rendez vous en dehors des heures de travail du collaborateur.
Ajout d'une activité pour plusieurs collaborateurs
Pour ajouter une nouvelle activité pour plusieurs collaborateur sur l'agenda, il suffit de cliquer sur le choix "Ajout multiple" dans le menu contextuel affiché par clic droit de la souris en visualisation de l'agenda sur le jour souhaité.
Onglet collaborateurs
Sélectionnez les collaborateurs concernés. Cette sélection s'effectue :
par l'application d'un filtre pour présélectionner "Tous les collaborateurs", "les collaborateurs suivis dans le planning", "les collaborateurs dont le planning est accessible à l'utilisateur Cegid Quadra Bureau".
par la saisie des codes collaborateurs séparés par un point virgule ou par la sélection sur la liste affichée par <F4>.
Un message peut être envoyé aux collaborateurs dont l'agenda n'est pas accessible ou aux collaborateurs concernés par le rendez vous.
Fixez la date du rendez vous sur le calendrier qui affiche en jaune les disponibilités communes des différents collaborateurs (par journée, matinée ou après midi).
Double cliquez sur le jour choisi et l'onglet "Général" s'affiche. (le type "rendez vous sur place" est sélectionné par défaut)
La validation du rendez vous alimente simultanément l'agenda des collaborateurs concernés et éventuellement la messagerie si vous avez choisi de leur envoyer un message.
Si vous supprimez ou modifiez un rendez vous multiple, un message s'affiche demandant si la modification concerne tous les collaborateurs concernés ou uniquement le collaborateur présélectionné. De nouveaux messages seront alors envoyés.
Onglet Général
Onglet Récurrence
Onglet Fichiers
Ces onglets comporte les mêmes informations que pour la création d'un rendez vous pour un collaborateur unique.