Charges et produits à régulariser

Le choix "Charges et produits à régulariser" du menu Assistants ouvre un sous menu proposant les différents types de charges et produits à régulariser sur l'exercice pour les :

• Factures non parvenues (Fournisseurs),

• Avoirs non parvenus (Fournisseurs),

• Factures à établir (Clients),

• Avoirs à établir (Clients),

• Charges constatées d’avance,

• Charges à payer,

• Produits constatés d’avance,

• Produits à recevoir.

Le traitement de chaque type de charges et de produits à régulariser s'effectue dans une fenêtre indépendante.

A l'ouverture de la fenêtre

Si plusieurs mois de révision ont déjà été paramétrés, une fenêtre de sélection apparaît avant tout affichage.

Sur chaque type de charges et produits à régulariser, le tableau des comptes traités contient :

• N° de Compte,

• Montant HT,

• Intitulé compte

• Libellé de l'écriture

• Taux TVA,

• Montant TVA,

• Montant TTC,

• Montant N-1,

Vous avez la possibilité de passer d'un type de charge à un autre à partir d'une liste déroulante et sans revenir sur le menu Assistants.

Au dessus du tableau, les informations relatives au compte de contrepartie associé, le mois de révision, le compte de TVA sont visibles. Il est possible de choisir le compte de contrepartie sur une liste de comptes autorisés et de paramétrer le compte de TVA à utiliser pour le transfert des OD de régularisations.

Compte de contrepartie

La saisie du compte de contrepartie est contrôlée par le module de révision en fonction du module de saisie.

• Pour les factures et avoirs non parvenus ou à établir, le contrôle dépend du paramétrage des comptes 4081, 4098, 4181 et 4198 dans le plan comptable du dossier.

• Les contrôles sont les suivants :

• Fournisseurs factures non parvenues: racine 4081 pour un compte général (non collectif) ou Individuel fournisseur rattaché à un collectif 408, 467

• Avoirs non parvenus : racine 4098 pour un compte général (non collectif) ou Individuel fournisseur rattaché à un collectif 4098.

• Clients factures non parvenues : racine 418

• Avoirs à établir : racine 4198 pour un compte général (non collectif) ou compte individuel client rattaché à un collectif 4198.

• Charges à établir, racines 1688, 1718, 1748, 1788, 2668, 4282, 4284, 4286, 4382, 4384, 4386, 4458, 4482, 4486, 45580, 45581, 45582, 45583, 45584, 45585, 45586, 45588, 45589, 4588, 4686, 5181, 5186, 5198

• Charges constatées d’avance, racine 486

• Produits constatés d’avance, racine 487

• Produits à recevoir, racines 2678, 2688, 2768, 4287, 4387, 441, 4487, 45587, 4687, 5088, 5187, 5188

Pour les factures et avoirs non parvenus ou à établir, le contrôle dépend du paramétrage des comptes 4081, 4098, 4181 et 4198 dans le plan comptable du dossier.

Paramétrage des comptes de tiers

Les comptes de tiers peuvent être définis comme comptes collectifs ou non dans la comptabilité. Ces comptes sont :

• 4081, pour les factures non parvenues,

• 4098, pour les avoirs non parvenus,

• 4181, pour les factures a établir,

• 4198, pour les avoirs a établir.

Avant d’effectuer les régularisations; vous devez toutefois vérifier le paramétrage du plan comptable pour adapter votre saisie en conséquence :

• Les comptes 4081, 4098, 4181 et 4198 sont des comptes généraux non collectifs.

• En page 3 de la fiche dossier, les bornes des collectifs fournisseurs et clients s’arrêtent respectivement aux comptes 4079999 et 41799999.

• C’est l’option préconisée parce qu’elle permet d’éditer le détail des écritures non lettrées dans la plaquette.

• Les comptes généraux non collectifs seront imputés comme comptes de contrepartie aux modules du menu Révision.

• Les comptes 4081, 4098, 4181 et 4198 sont inclus dans les bornes des collectifs fournisseurs et clients.

• Vous devez alors vérifier qu’à chaque collectif correspond un compte individuel.

• Ce sont les comptes individuels qui seront imputés comme comptes de contrepartie.

Les étapes du traitement

1. 1. Enregistrement des lignes de CPR

Les tableaux sont à saisir en totalité pour le premier exercice comptable géré avec l'application

Dès la 2ème année d'exploitation, le contenu des tableaux est repris sur le nouvel exercice (compte de charge ou de produit, libellé de l'écriture, commentaire, compte de contrepartie, montant de l'exercice antérieur en colonne N-1).

Les tableaux peuvent aussi être automatiquement alimentés par les éléments issus de la gestion de la périodicité (ces lignes n'étant pas reportées d'un exercice sur l'autre).

1. 2. Transfert en comptabilité.

La création automatique des OD de régularisation s'obtient en sortie du tableau en cliquant sur le bouton <Sauver et transférer les écritures>

Au retour sur le tableau, les lignes de CPR sont marquées d'une coche verte, signifiant que les OD de régularisation ont déjà été générées. Il est toutefois possible de les modifier (elles sont alors marquées d'une coche rouge). La nouvelle génération des OD de régularisation annule et remplace la précédente.

1. 3. Extourne des écritures de régularisation à l’ouverture du nouvel exercice.

Elle est effectuée automatiquement à la clôture de l'exercice si vous avez isolé les écritures de régularisation dans un journal (ou un folio spécifique).

Régularisations d’emprunts et de crédits-bails

Il n’est pas nécessaire de saisir ici les régularisations de charge des emprunts et des crédits-bails. Les fonctionnalités de ces modules intègrent le calcul des régularisations et la génération automatique des écritures comptables.

Schéma général de saisie

Dans une ligne précédée de 3 points …, double cliquez sur la cellule n° de compte ou sélectionnez la et tapez <Entrée>. Pour sortir du mode modification, tapez <Echap> ou <Alt+Tab>.

N° compte

Vous pouvez le renseigner ou le sélectionner dans la liste affichée par <F4>

Libellé écriture

Saisissez un libellé sur 30 caractères maximum.

Montant HT / Taux TVA / Montant TTC / Montant N-1

Le taux de TVA vous est proposé automatiquement si vous avez associé un code TVA au compte de la classe 6 et 7 sélectionné.

Vous pouvez choisir de renseigner le montant HT et le taux de TVA, ou le taux de TVA et le montant TTC pour valoriser la ligne.

Le montant de TVA est toujours calculé et n'est pas accessible.

Le montant N-1 est renseigné automatiquement lors du changement d'exercice.

Commentaires

Vous pouvez saisir un libellé explicatif dans la zone Commentaires. Si le commentaire est vide, le libellé de l'écriture est mentionné sur l'édition.

Pièce jointe

Il est possible de lier une pièce jointe à une écriture de charge et produit à régulariser. Le lien est conservé lors du transfert en comptabilité.

Pour les utilisateurs ne disposant pas du module Dossier annuel, <Alt+F12> permet de terminer une période de révision. Il est ensuite possible de choisir une autre période de révision ou de revenir sur une période existante.

Edition des données

Les données des charges et produits à régulariser peuvent être éditées sur écran, imprimante ou en archive.

A noter que le choix de l'imprimante est sauvegardé et sera proposé à nouveau lors de la prochaine édition.