Prélèvements magnétiques

Ce module appartient à la facturation

Au lancement de la génération du prélèvement magnétique, un module de sélection des clients à prendre en compte s'affiche automatiquement.

Le choix Prélèvements magnétiques permet de constituer le fichier à envoyer à la banque et d'imprimer le bordereau d'accompagnement. A noter que les banques acceptent uniquement les fichiers comportant des prélèvements dont la date d'échéance est identique.

De plus, seuls les prélèvements pour lesquels le type d'acception associé au mode de règlement est "3" seront pris en compte pour générer le fichier.

• Le traitement prend en compte les paiements de type acceptation 3.

• Avant de lancer le traitement, vous devez :

• Vérifier qu'une imprimante est disponible sur votre système.

A l'ouverture de la fenêtre, si le paramétrage des banques n'a pas été réalisé, un message vous propose de le saisir maintenant.

Options de préparation d'un fichier

Sélection des clients

Mode de préparation

Choisissez le mode de préparation (format CFONB ou format SEPA ou prélèvement SEPA test)

Cf Documentation technique dans le module SEPA au menu "?"

Le "Mode SEPA" est proposé automatiquement quand le paramètre "Fichiers au format SEPA" est coché dans les

constantes du cabinet (onglet "4. Paiements").

Date d'échéance :

Par défaut, c'est le premier jour du mois courant. Cette rubrique doit être obligatoirement renseignée. Si vous voulez la modifier, saisissez 2 chiffres respectivement pour le jour, le mois et l'année (JJMMAA). Vous pouvez aussi la sélectionner dans la liste affichée par <F4>.

S'il existe des prélèvements non traités à une date d'échéance antérieure, vous obtenez un message d'alerte.

Mode de règlement :

Si vous désirez faire une sélection sur le mode de prélèvement, saisissez un code prélèvement ou sélectionnez le dans la liste affichée par <F4>.

Libellé : Sélectionnez le type de libellé à insérer dans le fichier de prélèvement SEPA.

Tableau des paiements

Cliquez sur le bouton <Valider> pour afficher le tableau des paiements correspondants aux critères choisis.

• La validité des mandats est contrôlée. En cas d'anomalie, les prélèvements sont automatiquement exclus du pointage.

• Le pictogramme associé au mandat renseigne sur son état (Cf.Fenêtre "Options" affichée par <F8>)

• Le menu contextuel ouvert par clic droit, autorise l'accès à mandat existant pour le compléter s'il est incomplet et l'accès en création d'un nouveau mandat.

• Par défaut, tous les paiements sont cochés, il est possible de les cocher/ décocher grâce aux touches "+" et "-".

En bas du tableau le total à générer est recalculé à chaque sélection ou désélection.

Destination

Cette zone est accessible uniquement si des paiements sont affichés dans le tableau des paiements.

Banque cabinet/ Numéro émetteur :

Donnez le RIB de la banque ou sélectionnez-la sur la liste affichée par <F4>.

Un RIB incorrect est affiché en rouge.

Le code de la banque est affiché à droite du R.I.B.

Cegid Quadra Gestion Interne renseigne automatiquement le numéro d'émetteur en fonction de la banque choisie grâce aux données renseignées dans la fiche de paramétrage des banques.

Référence remise :

Cette information, communiquée au tiré, n'est pas obligatoire mais peut être exigée par certains de vos clients qui en font une condition de paiement.

Numéro de lot :

Cette rubrique est automatiquement renseignée par Cegid Quadra Gestion Interne. Elle est affichée à titre indicatif et ne peut pas être modifiée.

Passation des écritures de banque/ Paramètres :

Pour transférer automatiquement les écritures de banque dans le dossier comptable du cabinet, cochez cette option. Dans ce cas, la fenêtre de paramétrage des informations comptables s'ouvre automatiquement.

• Accès à QuadraCOMPTA Dossier comptable. Les informations issues de la fiche cabinet sont affichées et vous pouvez les modifier. Cegid Quadra Gestion Interne teste l'existence du dossier comptable et du journal et s'ils n'existent pas, votre saisie est rejetée.

• Passation. Les rubriques "Code journal" et "Compte" doivent être obligatoirement renseignées. Les listes affichées par <F4> pour les "Code journal", "Compte", "Code Libellé" et "Compte de Portefeuille", sont celles obtenues à partir du dossier choisi dans "Accès à Quadra COMPTA". Dans la liste des codes journaux affichée par <F4>, les comptes correspondants sont spécifiés et ils sont utilisés pour alimenter automatiquement la rubrique "Compte".

Il est possible de modifier ces informations a tout moment en cliquant sur le bouton "Paramètres".

Type :

Les avis de prélèvement donnent lieu à une présentation anticipée par rapport à leur date de règlement :

2 jours ouvrés pour les prélèvements "accélérés" (APA).

4 jours ouvrés pour les prélèvements "ordinaires" (APO).

L'APO s'applique aux recouvrements de montants déterminés longtemps à l'avance. Une remise anticipée des opérations au banquier ne constitue pas une contrainte pour le créancier. Ce dernier bénéficie d'une commission de service faible; il est réglé à l'échéance.

L'APA s'applique plutôt à des règlements importants "à vue" (en remplacement de chèques), entre concessionnaires ou agents et la société mère par exemple. Le tarif est un peu plus élevé que pour L'APO.

La distinction APA/APO n'apparaît pas au tiré; c'est une option de rapidité offerte au créancier.

Nom du fichier paiement :

Vous pouvez modifier le nom proposé par défaut par Quadra GI.

Chemin :

Indiquez le chemin d'accès du fichier qui sera généré ou sélectionnez le dans la liste affichée par <F4>. Un message avertit si le chemin n'est pas valide.

Avec retours chariot :

Selon les instructions fournies par la banque, pour générer un fichier contenant un retour chariot à chaque fin de ligne, cochez cette option.

Regroupement sur relevé

Cette option est présente à la génération d'un fichier de prélèvements. Elle concerne le format du relevé de compte du cabinet fourni par la banque.

Si elle est cochée, tous les prélèvements  sont cumulés sur un seul mouvement bancaire

Si elle est décochée, le relevé comporte le détail des prélèvements

Un fichier par séquence RCUR/FRST

Cette option doit être cochée si la banque destinataire exige un fichier différent pour les premiers prélèvements des mandats (FRST) et les suivants (RCUR).

Pour ouvrir la fiche paiement correspondant à la ligne sélectionnée dans le tableau, cliquez sur le bouton correspondant.

Cliquez sur ce bouton pour changer les dates d'échéances des effets affichés.

Si une sélection d'effets a été effectuée, il est possible d'appliquer la nouvelle date d'échéance aux seuls éléments cochés.

Générer les prélèvements magnétiques

Seuls les paiements cochés dans le tableau des paiements seront pris en compte dans la génération des LCR magnétiques.

• A la validation de la génération du fichier,

• Le fichier des prélèvements est préalablement créé au format ASCII (ancien format CFONB + lien vers les mandats de référence).

• Le fichier SEPA est ensuite automatiquement créé à partir du fichier ASCII et des informations enregistrées sur le mandat. Il porte le même nom suivi de l'extension xml.

• Les 2 fichiers sont enregistrés dans le répertoire de destination choisi.

En cas de problème lors de la génération, le fichier "trace" signalant les anomalies est affiché, et le traitement est invalidé : le lot n'est pas enregistré et le transfert des règlements en comptabilité n'est pas effectué.

Un clic sur ce bouton provoque l'affichage de différents messages :

• Message d'erreur, si le chemin est invalide,

• Invite de confirmation du lancement du traitement,

• Message d'avertissement d'un fichier de même nom existant déjà à cet emplacement,

• Résultat du traitement.

Après avoir cliqué sur le bouton <OK> du message indiquant le résultat du traitement, la fenêtre d'impression du bordereau s'affiche automatiquement.

Impression

• Au lancement des éditions, un module de sélection des clients à éditer s'affiche automatiquement.

• Choisissez si vous voulez une édition à l'écran ou sur imprimante. Dans ce dernier cas, précisez le nombre d'exemplaires et sélectionnez l'imprimante.