Portail eWS

eWS est une plate forme électronique de services, d'échanges et de travail entre les cabinets comptables et leurs clients.

La plate forme est hébergée par le groupe Cegid.

Dans le cadre de QuadraExpert, les cabinets comptables disposant d'un portail eWS peuvent ouvrir un espace eWS à leurs clients et y publier les documents et les archives de la fiche client ainsi que des mémos.

Lorsque le portail eWS du cabinet et l'espace eWS du client sont définis dans QuadraParamétrage, les chapitres "Documents" comportent 3 boutons supplémentaires :

• pour publier un document ou un mémo pour le client

• pour ouvrir l'espace eWS du client dans une fenêtre internet explorer

• pour voir la liste des documents pour le client

Si l'application eWS n'est pas encore installée sur le poste de travail, l'utilisation de l'un des boutons lance automatiquement l'installation.

Le menu contextuel affiché par clic droit de la souris sur un document ou une archive propose le choix "Publier un document eWS".

Publication sur l'espace eWS du client

• Vous obtenez la fenêtre de publication où la plupart des informations sont déjà fournies par QuadraClient.

• La rubrique "Pièce jointe" reprend la localisation du document qu'il est possible de contrôler avec le bouton <Aperçu>

• Les règles de publication déterminent le classement du document sur l'espace eWS du client. Elles sont prédéfinies pour obtenir automatiquement la même logique de classement sur l'espace eWS du client dans les chapitres QuadraClient. Il est toutefois possible de modifier le chapitre de rangement.

• Le libellé publié reprend le libellé du document dans la fiche client

• La période de validité est de un an par défaut

• Une description libre peut compléter la publication.

• Le destinataire de la publication est par défaut le client mais il est possible de choisir l'option publipostage pour adresser le document à une sélection des clients concernés. Le bouton <Périmètre> permet alors de sélectionner tous les clients du cabinet disposant d'un espace eWS ou tous les clients d'un profil donné.

• Avec l'option "Envoyer une alerte au destinataire", un mail signalant la publication d'un nouveau document est adressé au client (à l'adresse indiquée lors de la création de l'espace eWS du client dans QuadraParamétrage). Le bouton <Personnaliser le mail d'alerte> permet de modifier le texte prédéfini du mail.

• Avec l'option "Accusé de réception", un mail est adressé au collaborateur qui a publié le document lorsque le client a consulté le document à partir de son espace eWS.

Consultation des éléments publiés sur l'espace eWS du client

• Le collaborateur peut limiter la liste aux documents qu'il a lui même publiés

• Les états "Envoyé" et "Envoyé disponible" distinguent les documents envoyés du poste de travail sur le serveur eWS du cabinet et ceux envoyés par le serveur eWS sur la plateforme eWS (donc accessibles aux clients).

L'espace eWS du client

• Les clients du cabinet accèdent à leur espace eWS via Internet, à partir du site ews.com.fr. Ils doivent s'identifier avec les éléments communiqués par le cabinet comptable (n° portail, nom d'utilisateur, et mot de passe).

• Les documents sont publiés dans l'espace de communication avec les mémos et les contacts.

• Les contacts correspondent aux collaborateurs du cabinet qui ont publié des documents

• Dans l'espace de communication, le choix "Tout mon dossier" ouvre l'arborescence du classement des documents.