Saisie des temps : 4 onglets

4 onglets permettent de saisir les temps : saisie des temps, notes de frais, préfacturation, débours.

Comment naviguer entre les onglets ?

Rubriques communes à tous les onglets

Rubriques spécifiques à chaque onglet

Valorisation des temps et des frais de déplacement

L'option "Afficher les lignes validées ou facturées" n'est pas cochée par défaut. Seules les lignes de temps non validées et les lignes de préfacturation non facturées sont affichées.

L'option "Afficher le hors budget/lettre de mission" (si un budget ou une lettre de mission existent dans cegid quadra gestion interne) permet, si elle est cochée, de désactiver l'affichage des indicateurs de couleur associés aux lignes de temps pour alerter sur les incohérences éventuelles de la saisie

De plus, il n'est pas possible de saisir des temps sur une période antérieure à la période validée.

La touche <F6> permet d'alterner 2 options d'affichage des lignes de temps :

- Ordre de saisie

- Tri par date, code client, et ordre de saisie

Comment naviguer entre les onglets ?

Plusieurs possibilités sont offertes à l'utilisateur :

En mode "Visualisation", il est possible de naviguer entre les onglets de façon classique en cliquant sur l'onglet ou en utilisant les raccourcis clavier (<Alt+Numéro de l'onglet>).

En mode "Création" la combinaison de touches <Alt+Numéro de l'onglet> utilisée sur la première ou la dernière rubrique de la ligne provoque les traitements suivants :

• L'ouverture de l'onglet correspondant en mode création d'une nouvelle ligne

• Les rubriques communes à tous les onglets sont renseignées par défaut avec les renseignements saisis dans l'onglet "Saisie des temps".

• Le curseur est positionné sur la rubrique suivant la dernière rubrique renseignée par défaut

• Il est possible de modifier les rubriques renseignées par défaut en revenant dessus avec la touche <Echap> (Date, Client, Mission).

Rubriques communes à tous les onglets

• Date de saisie (modifiable si nécessaire)

• Client (modifiable si nécessaire), le code ou l'identifiant peuvent être saisis. Il est aussi possible de saisir un intervenant, mais dans ce cas la colonne "Mission" associée n'est plus accessible.

• Nom

• Clôt.

• Mission. Cette rubrique n'est pas accessible si un intervenant est saisi dans la colonne client.

Les listes des clients et des "Code mission" peuvent être affichées par <F4>. Ces rubriques doivent être obligatoirement renseignées. Les rubriques "Nom" et "Mois Clôt." sont renseignées automatiquement sans possibilité de les modifier.

Le paramétrage du mois de clôture se fait dans le dossier client.

Les codes missions sont paramétrés dans quadra paramétrage et le paramétrage de la liste des missions associées à un client se fait dans la gestion interne. Si un client n'a qu'un seul code mission associé, la rubrique "Mission" est renseignée automatiquement et il n'est pas possible de la modifier.

Si un budget ou une lettre de mission existent dans la gestion interne, la colonne est :
- jaune soutenu s'il existe n budget associé à ce client mission

- jaune paille s'il existe une lettre de mission associé à ce client/mission

Pour saisir les temps sur un client sorti :

• Faites un clic droit sur le client

• Cochez "Afficher les clients sortis"

• Poursuivez la saisie normalement.

Rubriques spécifiques à chaque onglet

Saisie des temps

• Tâche
  Si un budget ou une lettre de mission existent dans la gestion interne, la couleur du texte est :
  - bleu-vert s'il existe un travail associé à ce (collaborateur, tâche) dans les lettres de mission ou le budget
  - noir s'il existe un travail associé à la tâche dans la lettre de mission ou le budget
  - bordeaux s'il n'existe pas de travail associé à la tâche dans la lettre de mission ou le budget

• O (pour opérationnelle Oui/Non)

• Durée (avec possibilité de format HH:MM en cochant l'option)

• Libellé

La liste permet de détailler ou d'expliciter les temps passés sur une ou plusieurs tâches. Elle doit être renseignée manuellement.

La liste des codes tâches utilisables par le collaborateur peut être affichée par <F4>. Cette liste est paramétrée dans quadra paramétrage (Menu Paramétrages, Collaborateurs, onglet Contrôle des tâches). Cette rubrique doit être obligatoirement renseignée.

Il est possible de bloquer la saisie des temps lorsque le nombre d'heures déjà enregistrées dépasse l'horaire théorique du collaborateur (Cf option à cocher dans quadra paramétrage, fiche collaborateur, onglet Saisie des temps)

Notes de frais

• Uni (pour unité)

• Qté

• PU (pour prix unitaire)

• Libellé : sur cette colonne, la touche <F3> permet d'afficher la saisie d'un texte RTF ou de revenir sur un texte RTF existant. L'existence de ce texte est symbolisée par dans le coin droit de la colonne. Ces commentaires sont exploitables sur les factures éditées avec l'option "Détail des temps".

La liste des "code tâches" utilisables par le collaborateur peut être affichée par <F4>. Cette liste est paramétrée dans quadra paramétrage (Menu Paramétrages, Collaborateurs, onglet Contrôle des tâches). Cette rubrique doit être obligatoirement renseignée.

Les tâches saisies dans cet onglet ont pour unité "Euro" ou "Km". Les tâches "Km" sont valorisées en fonction de la "catégorie" de prix affecté au collaborateur et définie dans les "Constantes générales" de quadra paramétrage (onglet "Temps passés").

La touche <F9> sur la ligne de temps (déjà existante ou en cours de saisie) ouvre la fenêtre de l'explorateur pour permettre la sélection d'une pièce jointe (fichier odf, word, excel...). L'existence de ces pièces jointes est signalée par un carré jaune devant la ligne de temps. Pour la consulter, double cliquez sur la carré jaune : elle s'ouvre directement s'il y en a une, la liste s'affiche s'il y en a plusieurs.

Préfacturation et débours

• R (pour code regroupement)

• Article

• Qté

• PU

• Libellé

S'il existe un article associé à la tâche, il est reproposé par défaut dans ces 2 onglets.

Les prix unitaires sont issus de la fiche article et ils ne pourront pas être modifiés si, dans l'application paramétrage, l'option "Interdire la saisie des prix unitaires" est cochée (au menu Paramétrages, Constantes générales, onglet "Saisie des temps").

Valorisation des temps et des frais de déplacement : ordre de priorité