Répertoire par collaborateur

La fonction est accessible au menu Fichier, Choix Répertoire du collaborateur ou via le bouton correspondant .

Elle permet de gérer un répertoire personnalisé par collaborateur contenant :

• des n° de téléphone et des adresses e-mail issues des fiches clients, intervenants et collaborateurs

ou

• des adresses librement saisies.

Répertoire personnalisable à l'aide des sous dossiers

Comment alimenter le répertoire ?

A partir du répertoire, envoi d'un e-mail à un ou plusieurs contacts

Une grille de sélection est disponible dans le cadre inférieur gauche de la fenêtre pour filtrer les contacts du collaborateur en fonction des critères : Nom / Prénom / Tel1 (ligne directe) / EMail1 (e-mail professionnel).

Choix du format

2 formats d'affichage des contacts sont disponibles : le format "Liste" et le format "carte de visite".

Le format "liste"

• Les contacts sont présentés les uns en dessous des autres avec leur code, nom, e-mail...

• La colonne située à droite de la liste permet de limiter le nombre des collaborateurs affichés, en combinant les critères de sélection disponibles :

• • la 1ère lettre de leur nom
    Cliquer sur le caractère alphabétique correspondant dans la colonne de droite. La lettre sélectionnée est rappelée dans l'en tête de la colonne et le choix "Tous" permet d'annuler le filtre alphabétique en cours.

Le format "carte de visite"

• Le bouton situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre permet de personnaliser l'affichage en choisissant :

• • la taille de la police de caractère

  • les couleurs utilisées. 2 gammes standards sont disponibles via les boutons <Par défaut 1> et <Par défaut 2>.

• Si la carte de visite comporte une adresse mail, il est possible de double cliquer sur cette adresse pour passer directement en saisie de mail. De la même façon, un double clic sur un n° de téléphone lance la numérotation automatique (sur un poste de travail équipé d'un modem).

• Les 2 colonnes situées à gauche et à droite des cartes de visite permettent de limiter le nombre des collaborateurs affichés, en combinant les critères de sélection disponibles :

• • la 1ère lettre de leur nom
    Cliquer sur le caractère alphabétique correspondant dans la colonne de droite. La lettre sélectionnée est rappelée dans l'en tête de la colonne et le choix "Tous" permet d'annuler le filtre alphabétique en cours.

  • les différentes caractéristiques de la colonne de gauche (groupes, affectations, agences...)
    Les critères s'activent et se désactivent à la souris. Les critères actifs sont marqués d'une coche. Il est possible de les désactiver momentanément puis de réactiver en cochant puis en décochant l'option "Affichage complet".

Répertoire personnalisable à l'aide de sous dossiers

• Le dossier "Répertoire commun" est un dossier dont les ajout/modification de sous répertoires et ajout/modification de contacts sont réservés aux collaborateurs autorisés.

• Le dossier "Corbeille" (destiné à recevoir les contacts que l'on ne souhaite pas conserver) est pré paramétré.

• Pour créer un nouveau dossier : cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Répertoire (fenêtre de gauche) puis choisir "Nouveau répertoire".

• Pour supprimer ou renommer un dossier, cliquez avec le bouton droit de la souris sur son nom.

• Pour alimenter les dossiers, il suffit de sélectionner un ou plusieurs contacts sur la fenêtre de droite, à l'aide des touches <+> et <-> du pavé numérique, puis les faire glisser vers le dossier voulu (fenêtre de gauche).

Comment alimenter le répertoire ?

L'alimentation peut s'effectuer de plusieurs façons :

1. A partir de la fenêtre des messages, un clic droit sur le message (option "Ajouter le client du répertoire").

2. A partir de la liste des clients, clic droit sur le collaborateur.

3. A partir du répertoire, il est aussi possible de saisir manuellement des contacts en se positionnant dans le dossier voulu puis en cliquant sur le bouton <Ajouter>. Il reste à saisir les informations requises :

   • Code

   • Nom

   • Adresse

   • 4 zones sont disponibles pour saisir les différents n° de téléphones. Les intitulés à l'écran sont modifiables en cliquant sur la flèche. Vous pouvez alors saisir parmi 9 intitulés (Bureau, Bureau2, Assistante, Télécopie bureau, Société, Portable, Voiture, Domicile, Télécopie domicile).

   • e-mail professionnel

   • e-mail privé

   • Classement dans un sous dossier défini au préalable

   • Commentaires à saisir

Si le message reçu est issu de la gestion centralisée de la messagerie et non lié à un client, le contact est renseigné uniquement avec son nom et son adresse e-mail ou le téléphone saisi.

Dans le cas d'un client, tous les interlocuteurs renseignés sont ajoutés au répertoire. Il est possible de supprimer les contacts superflus du répertoire en les faisant glisser dans la corbeille.

A partir du répertoire Envoi d'un e-mail à un ou plusieurs contacts

• À partir du répertoire, vous pouvez envoyer un mail à un ou plusieurs "contact" (par défaut le bouton "Envoyer un e-mail aux contacts" prépare un envoi pour tous les contacts du répertoire courant).

• Pour envoyer un e-mail à un seul contact, sélectionnez la ligne puis faites un clic droit et sélectionnez l'adresse e-mail du contact.

• Pour sélectionner un ou plusieurs contacts, il faut se positionner dessus puis cliquer sur la case à gauche de la ligne (on peut également utiliser les touches <+> et <-> du pavé numérique). Cliquez ensuite sur le bouton "Envoyer un e-mail aux contacts".