Paramétrage des mails de l'utilisateur

Ce choix est disponible au menu Paramétrage.

Il vous permet d'enregistrer un texte pour l'en tête et le pied de vos mails et d'aider à la saisie de l'adresse des destinataires.

Onglet Signature

Ces textes sont automatiquement proposés à l'envoi d'un mail dans lequel il reste à saisir le corps du mail.

Le bouton <Défaut> propose un texte prédéfinie.

• Une image, librement localisée sur la système,  peut être insérée dans l'en tête et/ou le pied de mail .

• • à l'enregistrement du format, l'image est recopiée dans les données cegid quadra (quadra\database\client\logos\)

  • si 2 collaborateurs choisissent un fichier portant le même nom mais avec des caractéristiques différentes, le 2ème fichier est automatiquement renommé (en incluant un n° d'ordre).
    
    L'image peut être redimensionnée lorsqu'elle est insérée. Il est toutefois préférable de la redimensionner dans son application d'origine pour préserver les performances globales du système.

  • Vous pouvez insérer une image locale associée à un lien internet. Une fois l'image souhaitée insérée, sélectionnez la puis cliquez sur le bouton (qui devient actif) pour associer un lien à l'image et renseignez l'url du site à atteindre si le destinataire du mail clique sur l'image.

• Un lien internet peut être ajouté . L'option "Ignorer si le site est inaccessible" est utile si votre accès Web est restreint lorsque vous le mettez en place ce lien. Le lien est donc inséré sans contrôle (bouton "Tester" inutilisable).
  Vous pouvez également insérer une image localisée sur Internet en cochant "Insérer le lien en tant qu'image" puis en renseignant le texte dans "Info bulle". Ce texte apparaîtra alors lorsque le destinataire du mail passera la souris sur l'image insérée dans le mail.

Onglet Options

Cet onglet permet de gérer librement l'utilisateur de votre signature sur les mails envoyés en réponse aux mails et sur les mails reçus que vous transférez.

• Vous pouvez choisir de renseigner par défaut un objet par défaut qui sera proposé à l'envoi de tout nouveau mail. Cela permet d'éviter d'envoyer des mails sans objet qui peuvent être rejetés par certains logiciels de messagerie.

• Vous pouvez alors choisir de :

• • ajouter ou non votre signature

  • si oui, positionner votre signature en haut du nouveau mail (à défaut, elle est positionnée sous le mail reçu ou transféré).

• L'option "Demander la sauvegarde des adresses non rattachées à des clients dans le répertoire des collaborateurs" permet, à l'envoi d'un mail dont le destinataire n'existe pas dans le répertoire collaborateur, d'afficher un message pour proposer la création du contact.

• Avant chaque envoi de mail, vous pouvez demander à lancer le correcteur orthographique en cochant cette option.

• Pour transformer automatiquement un message interne reçu en e-mail, cochez l'option "Recevoir tous les messages internes en tant qu'e-mail à l'adresse". Dans ce cas, la présence d'une adresse e-mail est obligatoire. Par défaut, l'adresse mail de la fiche collaborateur est proposée.
  Le mail créé automatiquement aura pour objet "Message interne".

Onglet Aide à la saisie

Cet onglet permet d'activer la fonction d'aide à la saisie et de définir le domaine de recherche des adresses.

Onglet Transfert/Réponse

Dans le cadre de la gestion centralisée de la messagerie par QXChange et son client messagerie intégré, vous pouvez demander momentanément (en cas d'absence) :

• le transfert des mails adressés vers un autre collaborateur

• l'envoi d'une réponse automatique à vos correspondants pour leur signaler votre indisponibilité.

• Cliquez sur le bouton dans la barre d'outils cegid quadra bureau ou rejoignez l'onglet "Transfert/Réponse" de la fenêtre "Paramétrage des mails de l'utilisateur" au menu Paramétrage.

• Au cadre 1 "Choix du traitement à effectuer", vous pouvez choisir 2 options :

• • le transfert des mails vers un autre collaborateur sélectionné par son code ou sur une liste déroulante. Une option propose de demander également le transfert des messages internes.

  • l'envoi d'une réponse aux correspondants du collaborateur (le texte à saisir et à mettre en forme au cadre correspondant).

• Au cadre 2 "Choix du mode de lancement", cochez l'une des options suivantes :

• • l'activation manuelle

  • l'activation automatique en fonction de votre agenda. Précisez alors le nombre de jours d'absence consécutifs nécessaires pour déclencher le traitement (tous les types d'absence sont pris en compte).

• Cliquez sur <OK> pour enregistrer les paramètres sans activer le traitement ou sur <Activer> pour une mise en oeuvre manuelle.

• Le bouton <Réponses auto envoyées> permet de consulter la liste des mails renvoyés par QXChange en son absence avec leur date et leur destinataire.

Onglet Adresses confidentielles

Cet onglet est visible uniquement si l'option "Autoriser le paramétrage d'adresses e-mail confidentielles" a été cochée dans la fiche collaborateur de paramétrage.

Cette gestion d'adresses confidentielles donne la possibilité de rendre confidentiels les mails reçus de certains émetteurs (intervenants juridiques par exemple).

• Si vous êtes un collaborateur autorisé à gérer les adresses mails confidentielles, vous pouvez :

• • soit saisir manuellement les adresses

  • soit ajouter une adresse à partir d'un mail de la boîte de réception, en affichant le menu contextuel par clic droit et en activant le choix "Rendre confidentiels les mails de cet émetteur".

Onglet Agenda

Cet onglet permet de gérer les confirmations de rendez vous par mail.

• Les éléments variables du rendes vous (la date, l'heure...) peuvent être insérés par les boutons correspondants (ou taper directement en respectant la syntaxe appropriée sur le bouton d'information).
  L'élément <MESSAGE> correspond au texte du mémo enregistré sur un rendez vous.

• A l'envoi d'un mail, les éléments "en tête" et "pied" de l'onglet "Signature" sont repris automatiquement.