Liste des collaborateurs

Il est possible d'ouvrir cette fenêtre sans passer par le menu Fichier en cliquant directement sur le bouton correspondant dans la barre d'outils .

Ce choix permet d'afficher la liste des collaborateurs ainsi que les renseignements qui leur sont relatifs Groupe, agence, présent, disponible, N° de poste et de téléphone, e-mail.

Ce choix permet également d'effectuer des statistiques précalculées. Pour cela, faites un clic droit sur un collaborateur. 2 conditions sont néanmoins nécessaires pour obtenir ces statistiques :

1. • le collaborateur ne doit pas être fictif

   • le collaborateur doit posséder au moins une affectation client

La fonction "Zoom sur le collaborateur" permet d'afficher des statistiques globales sur une sélection de dossiers.

Les critères de tri des listes détaillés dans les "Contrôles spécifiques" (Premier contact) sont applicables ici.

2 formats d'affichage sont disponibles :

• le format "liste"

• le format "carte de visite"

Sur ces 2 formats, vous avez la possibilité d'afficher la photo du collaborateur en cochant l'option correspondante. En mode "liste", elle s'affiche en bas à gauche de la liste. Quant au mode "Carte de visite", elle est intégrée à la carte.

Le format "liste"

La liste des numéros de téléphones et/ou l'e-mail d'un collaborateur peut être affichée dans un menu contextuel. Si l'adresse e-mail est renseignée, il est possible d'envoyer un e-mail à ce collaborateur grâce à un simple clic dessus.

Les numéros de téléphone et l'adresse e-mail sont à renseigner dans cegid quadra paramétrage.

Pour faire une sélection sur les renseignements "Présent" ou "Dispo.", tapez en vis à vis dans la colonne "Sélection" :

• "o" pour afficher les collaborateurs présents et/ou les disponibles (c'est le cas, par défaut, à l'ouverture de la fenêtre) ;

• "n" pour afficher les collaborateurs présents et/ou les disponibles ;

• -Vide- pour afficher les collaborateurs présents et/ou les disponibles.

Vous pouvez ainsi obtenir les tris suivants en combinant  ces critères:

Un collaborateur absent n'est pas disponible.

Les choix saisis sont conservés comme valeurs par défaut pour la prochaine ouverture de la liste.

Le format "Carte de visite"

• Le bouton situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre permet de personnaliser l'affichage en choisissant :

• • la taille de la police de caractère

  • les couleurs utilisées. 2 gammes standards sont disponibles via les boutons <Par défaut 1> et <Par défaut 2>.

• Si la carte de visite comporte une adresse mail, il est possible de double cliquer sur cette adresse pour passer directement en saisie de mail. De la même façon, un double clic sur un n° de téléphone lance la numérotation automatique (sur un poste de travail équipé d'un modem).

• Les 2 colonnes situées à gauche et à droite des cartes de visite permettent de limiter le nombre des collaborateurs affichés, en combinant les critères de sélection disponibles :

• • la 1ère lettre de leur code ou de leur nom
    Pour cela, cocher l'une des 2 rubriques "code" ou "Nom" affichées en haut de la colonne de gauche et cliquer sur le caractère alphabétique correspondant dans la colonne de droite. La lettre sélectionnée est rappelée dans l'en tête de la colonne et le choix "Tous" permet d'annuler le filtre alphabétique en cours.

  • les différentes caractéristiques de la colonne de gauche (groupes, affectations, agences...)
    Les critères s'activent et se désactivent à la souris. Les critères actifs sont marqués d'une coche. Il est possible de les désactiver momentanément puis de réactiver en cochant puis en décochant l'option "Affichage complet".

Envoi de messages groupés

Quel que soit le mode d'affichage des collaborateurs, vous obtenez un menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un collaborateur. Il permet :

• d'ajouter le collaborateur dans le répertoire

• d'envoyer un message interne ou un mail à tous les collaborateurs sélectionnés

• d'envoyer un mail à tous les collaborateurs sélectionnés disposant d'une adresse mail

Vue sur le collaborateur (contexte PME uniquement)

Le menu contextuel qui s'ouvre par clic droit sur la liste des collaborateurs permet de fournir des informations sur l'activité des collaborateurs (données statistiques, devis, factures...). Ces fonctionnalités sont visibles uniquement aux collaborateurs rattachés à une fiche client (Cf cegid quadra client, Chapitre Généralités, Page 2/3, rubrique Affectations).

Ces choix sont conditionnés à des restrictions d'accès à paramétrer dans les fiches collaborateurs, onglet Facturation.

• Statistiques sur période et année pour le collaborateur

Les chiffres sont issus des statistiques précalculées (alimentées automatiquement par le transfert du journal des ventes en comptabilité ou par l'outil "Collecte des données statistiques".

1. • L'année et la période se définissent librement :

- saisissez le mois début de l'année statistique, le mois de fin sera calculé automatiquement (12 mois à partir du mois début)

- les mois début et fin de la période doivent nécessairement appartenir à l'année statistique

- possibilité de demander un comparatif sur l'année ou les 2 années antérieures

1. • Possibilité de demander à "distinguer les avoirs" ou "distinguer les promotions". Dans ce cas, les éléments sont isolés dans des colonnes supplémentaires

   • Différentes options "Eclater..." combinables permettent de gérer plusieurs niveaux de détail.
     A l'écran, les niveaux de détail inférieurs s'affichent ou non à l'aide des boutons <Ouvrir détail>, <Fermer détail> après avoir sélectionné les lignes concernées de niveau supérieur.

   • Le tableau peut être exporté dans Excel par la combinaison de touches <Ctrl+Maj+F1> ou en cliquant sur le carré bleu affiché dans le coin supérieur gauche.

• Statistiques mensuelles du collaborateur

Les chiffres sont issus des statistiques pré calculées de l'outil "Collecte des données statistiques" de cegid quadra gestion commerciale

• Statistiques commerciales

Les statistiques commerciales concernent toutes les pièces de vente (devis, pré commandes, commandes, factures).

• Zoom sur le collaborateur

La fenêtre du zoom est divisée en 2 parties : la partie haute regroupe toutes les informations permettant de joindre le collaborateur (adresse, téléphone....) et la partie basse présente les statistiques annuelles sur les ventes du collaborateur.

• Zoom multi collaborateurs

La sélection multiple s'effectue en renseignant la grille de critères affichées à gauche.

Cliquez ensuite sur le bouton de la barre d'outils

Les informations affichées sont cumulées pour la sélection des collaborateurs.

• Vue sur le collaborateur

Toutes les pièces de vente rattachées au collaborateur sont accessibles par les boutons correspondants <Devis>, <Pré commandes>, <Commandes>, <Factures>.

La présentation des pièces est identique à celle de la fenêtre "Vue sur le client". Les fonctionnalités peuvent être limitées en fonction des droits définis sur la fiche collaborateur.

• Liste des articles vendus sur 12 mois

Dans la partie haute de la fenêtre s'affiche la liste des articles qui peut être limitée en renseignant les critères de la grille des sélections

Pour l'article pointé sur la liste, la partie basse de la fenêtre détaille en colonne les 12 mois de facturation, et donne en ligne le CA, les quantités, le prix moyen ainsi que la marge en coefficient, pourcentage et montant.