Différentes formes de faxEnvoyer un fax
cegid quadra bureau permet d'envoyer des fax à partir d'un poste de travail présentant les caractéristiques suivantes :
Système d'exploitation Windows 2000 Professional ou Windows 2003 ou Serveur.
Machine équipée d'un modem fax connecté à une ligne téléphonique analogique.
Service télécopie de Windows configuré (à noter que la configuration s'effectue très simplement, en lançant une première édition à partir de WordPad par exemple, après avoir sélectionné l'imprimante "Télécopieur" sur la liste des imprimantes disponibles sous Windows).
Dans cegid quadra expert, cette fonctionnalité enrichit le module optionnel "Envoi de mail". Dans la gamme entreprise, elle s'intègre au module GRC version standard. Les fonctions d'émission et de réception de fax sont aussi intégrées au module de "Gestion centralisée de messagerie" (qui utilise un système dédié assurant l'envoi et la répartition des différents messages pour l'ensemble des collaborateurs d'une organisation mono ou multi sites).
Différentes formes de fax
1 Page de garde et 1 fichier joint au format PDF
1 Page de garde et 1 page de texte libre
Une page de texte libre seule
1 fichier PDF
En cas de 1er envoi : définition du préfixe de numérotation et la page de garde
Avant de taper ou de sélectionner le numéro de télécopie du destinataire, il faut configurer s'il y a lieu le préfixe de numérotation.
Si les fonctions d'émission et de réception de fax sont intégrées au module de "Gestion centralisée de la messagerie", il n'est pas nécessaire de configurer le préfixe de numérotation.
Pour choisir une page de garde parmi les modèles livrés avec le service fax de Windows, il suffit de cliquer sur le bouton "Définir la page de garde".Les pages de garde disponibles pour le service fax de Windows sont situées par défaut dans le dossier "Documents and settings\All users\Documents\mes telecopies\Pages garde communes".
Comment faire un envoi de fax ?
La fonction est accessible à partir :
Du menu Fichier (choix "Envoyer un fax")
De la barre d'outils (icône de télécopie )
Sur le menu contextuel affiché par clic droit sur la liste des messages ou sur la liste des clients.
On obtient la fenêtre "Envoi de fax" permettant de sélectionner une pièce jointe. Il est possible de :
Joindre un document au format PDF localisé librement sur le système
Numériser directement le document à joindre si le poste de travail est équipé d'un scanner.
De passer en saisie d'une page de texte en cliquant sur <OK> sans sélectionner de pièce jointe.
Vous passez sur la fenêtre "Préparation d'une télécopie"
Si un document a été présélectionné, vous y trouvez tous les onglets "Page de garde" et "Document" et la saisie de la page de garde est proposée.
Sinon, vous trouvez les onglets "Page de garde" et "Texte" et la saisie de la page de texte est proposée. Le modèle de la page de texte est proposé. Il est à choisir et à sélectionner parmi les modèles disponibles. L'aménagement du modèle utilisé ou la création d'un nouveau modèle est possible en lançant l'éditeur de masque grâce au bouton <Modèle> ou à la combinaison de touches <Ctrl+Maj+F1>. Un aperçu est disponible grâce au bouton correspondant.
Dans les 2 cas, si la page de garde n'est pas complétée, elle n'est pas envoyée. Seule la page de texte sera envoyée.
Le numéro de fax du destinataire est proposé si l'envoi de fax est effectué à partir de la liste des messages ou de la liste des clients si la fiche client est renseignée. Sinon, il est à saisir.