Saisie de devis / Saisie des factures

Composition du devis / facture

En tête

· Saisissez un client

ð Soit il existe déjà :

§ Appel de la liste client et recherche du client en fonction de différents critères à renseigner en haut de la liste.

§ saisie intuitive c'est-à-dire en tapant une partie de son nom.

ð Soit il n'existe pas (uniquement en saisie de devis) :

§ Enregistrement du devis sur un "prospect". Pour cela, tapez sur la touche <F3> et la fenêtre <en tête suite> s'ouvre automatiquement pour pouvoir renseigner le nom et l'adresse du prospect.

· Le n° du devis ainsi que la durée de validité et la date de relance sont renseignés automatiquement en fonction des constantes du dossier (Cf. choix Constantes sur le ruban de l'application. La date proposée pour le devis est la date du jour (elle peut être modifiée).

· Un clic sur permet de saisir ou de modifier un mémo. Si l'icône clignote, cela signifie qu'une information a été saisie. L'effacement du message supprime le rappel.

· Si l'icône apparaît, il s'agit de l'image de la dernière impression du devis.

· Vous avez la possibilité de saisir 4 lignes de référence

· Les adresses de livraison et de facturation sont renseignées automatiquement si le client existe déjà. S'il n'existe pas il faut renseigner les zones dans l'en tête suite.

· Le bouton ouvre une fenêtre supplémentaire permettant de saisir ou de modifier :

ð Les coordonnées du contact

ð Les adresses de livraison et de correspondance

ð Les conditions de paiement (modification possible des conditions de paiement renseignées préalablement dans les constantes, mode de règlement, acompte, date d'échéance).

Rappel : pour un prospect, la fenêtre "Entête suite" s'affiche automatiquement avant toute autre saisie.

Corps

· Sélectionnez un code article.

ð Soit en appelant la liste des articles en cliquant sur

ð Soit en saisissant intuitivement le début du code article ou du libellé.

Si vous souhaitez insérer un commentaire, tapez <Entrée>. Le code "COM" s'affiche alors et vous disposez de 40 caractères pour la saisie. Vous pouvez insérer autant de commentaires que vous le souhaitez en renouvelant cette opération

· Tapez sur la touche <Entrée> pour rejoindre la zone suivante et la renseigner puis procédez ainsi jusqu'à la fin de la ligne pour arriver à la ligne suivante.

Pied

· Le devis ou la facture est totalisé au fur et à mesure de la saisie.

· Une fois la saisie terminée, cliquez sur pour sauvegarder. Un n° de devis /facture sera attribué automatiquement en fonction des constantes du dossier ("cadre numérotation des pièces).

· A noter qu'il est possible de modifier le montant HT final ou le montant TTC final

ð Cliquez sur le montant HT final pour le modifier . Renseignez le montant et confirmez. Les montants de chaque ligne sont modifiés au prorata afin d'obtenir le résultat souhaité.

ð Cliquez sur le montant TTC final pour le modifier. . Renseignez alors le nouveau montant TTC souhaité puis confirmez. La modification est répercutée sur la remise en pied (les lignes ne sont pas modifiées).

bandeau des options disponibles

Dans la partie droite de la fenêtre de saisie, un cadre "options" est affiché.

Ce cadre peut être réduit à un simple onglet en cliquant sur . Dans ce cas, la fenêtre de saisie est agrandie et l'onglet est visible sur l'extrémité droite de la fenêtre.

	Le client a refusé le devis Uniquement pour un devis
	Le client a accepté le devis. Dans ce cas, l'option "Réactualiser le devis" n'est plus disponible. Non disponible pour un prospect
	Permet de réactualiser le prix de vente des articles du devis en fonction des prix enregistrés sur les fiches articles.
	Uniquement pour un devis sans suite Permet de remettre le devis en cours.
	Permet de créer un nouveau devis / facture à partir d'un devis /facture existant
	Permet d'imputer le devis / facture à un autre client
	Permet d'établir la facture pour le client. Non disponible pour un prospect.
	L'image du devis est disponible si l'impression a été réalisée.
	Permet d'imprimer le devis ou la facture
	Si l'impression a été réalisée, possibilité d'envoyer l'image par e-mail.
	Uniquement pour un devis accepté par un prospect Permet de créer le client et de lui réaffecter le devis.

Comment générer un avoir ?

· Pour un avoir partiel, passez en Saisie d'une nouvelle facture et enregistrez une quantité négative sur les lignes articles

· Pour un avoir total, vous pouvez revenir sur la facture initiale et utiliser la fonction de Duplication en cochant "Garder les conditions initiales et "Générer un avoir".

Comment créer un client à partir d'un prospect ?

Lorsqu'un devis est accepté par un prospect, il ne peut pas être directement facturé. Il convient d'abord de créer un compte client pour le prospect.

Cliquez sur l'option "Créer le client" dans le bandeau des options pour que le devis puisse passer en devis accepté.

2 choix sont possibles :

ð Soit "Ajout rapide" (conseillé) : le compte client est créé automatiquement avec le prochain numéro de compte disponible et avec les éléments d'identification saisis dans l'entête du devis.

ð Soit "Paramètres" : la fenêtre de création du plan comptable s'ouvre. Les éléments fournis par le devis sont également repris et vous pouvez compléter les autres informations manuellement.

Comment imprimer et personnaliser un devis ?

· Cliquez dans les options d'impression sur

· Concernant l'en tête, vous pouvez choisir l'adresse à éditer : soit l'adresse de facturation, de livraison, de correspondance.
Concernant les lignes, vous pouvez choisir les colonnes à imprimer
Concernant le pied, vous pouvez ajouter le récapitulatif TVA

· Cochez ensuite le format de sortie souhaité : imprimante ou envoi par e-mail.

· Un aperçu avant impression est possible par le bouton correspondant.